Top 10 Geautomatiseerde Data Entry Software voor Efficiëntie in 2026

De digitale werkvloer van 2026 is niet meer te vergelijken met de tijd waarin je eindeloos zat te zwoegen op spreadsheets en constant aan het knippen en plakken was. Als je nu nog steeds handmatig data invoert, ben je eigenlijk een beetje als iemand op een driewieler tussen een stoet zelfrijdende auto’s. Na jaren in de SaaS-wereld en automatisering kan ik je verzekeren: de vraag naar geautomatiseerde data entry software is nog nooit zo groot geweest. Steeds meer bedrijven realiseren zich dat handmatig data invoeren niet alleen slaapverwekkend is, maar ook duur, foutgevoelig en funest voor de productiviteit.

Uit recente cijfers blijkt dat meer dan actief investeert in digitale transformatie en automatisering – en dat is niet voor niets. Handmatige data entry kan organisaties tot wel kosten, nog los van de frustratie door fouten, compliance-risico’s en verloren tijd. Maar welke tools maken nu écht het verschil? Ik heb de 10 beste geautomatiseerde data entry softwareplatforms voor 2025 voor je op een rij gezet – elk met hun eigen sterke punten, eigenaardigheden en ideale toepassingen. Of je nu in sales, operations, e-commerce werkt of gewoon klaar bent met het eindeloos opschonen van CSV’s, er zit sowieso iets voor je tussen.

Waarom bedrijven in 2026 niet meer zonder geautomatiseerde data entry software kunnen

Laten we eerlijk zijn: handmatige data entry is de stille killer van efficiëntie. Het is traag, saai en fouten zijn zo gemaakt. De gemiddelde foutmarge bij handmatige invoer ligt tussen de – dat klinkt misschien niet veel, tot je beseft dat één verkeerd getal duizenden euro’s kan kosten. En dan hebben we het nog niet eens over de tijd: sommige bedrijven spenderen alleen aan het herstellen van invoerfouten.

Geautomatiseerde data entry software pakt deze problemen direct aan:

• Minder fouten door AI, machine learning en slimme validatie.
• Tijdbesparing omdat je niet meer eindeloos hoeft te kopiëren en plakken.
• Schaalt makkelijk mee met je groei, zonder dat je extra mensen hoeft aan te nemen.
• Werkt samen met je bestaande tools (denk aan Excel, CRM’s, ERP’s en meer).
• Hogere medewerkerstevredenheid (want niemand droomt ervan om een menselijke datadoorgeefluik te zijn).

Voor teams in sales, operations en e-commerce is automatisering geen luxe meer, maar pure noodzaak.

Hoe hebben we de beste geautomatiseerde data entry software gekozen?

Er zijn talloze automatiseringstools, maar ze zijn lang niet allemaal gelijk. Bij het samenstellen van deze lijst heb ik gelet op:

• Gebruiksgemak: Kunnen niet-technische gebruikers er snel mee aan de slag?
• Integraties: Werkt het goed samen met je huidige tools?
• Nauwkeurigheid: Hoe goed verwerkt het rommelige, ongestructureerde of complexe data?
• Schaalbaarheid: Groeit het mee met je organisatie?
• Prijs: Betaalbaar voor kleine teams, maar krachtig genoeg voor grote bedrijven?
• AI & automatisering: Maakt het gebruik van de nieuwste technologieën om je werk in 2025 makkelijker te maken?

Daarnaast heb ik gebruikerservaringen, praktijkvoorbeelden en mijn eigen ervaring met automatiseringsplatforms meegenomen. Laten we erin duiken.

1. Thunderbit

is mijn absolute favoriet voor iedereen die webdata wil automatiseren – vooral als je werkt met ongestructureerde of half-gestructureerde data (denk aan leads uit bedrijvengidsen, productinformatie van webshops of vastgoedaanbod).

Wat maakt Thunderbit zo bijzonder? Het draait om eenvoud en kracht. Met de open je een website, klik je op “AI Suggest Fields” en Thunderbit snapt direct welke data je wilt verzamelen. Wil je meer? Het kan subpagina’s, paginering en zelfs data uit PDF’s of afbeeldingen halen. Exporteren naar Excel, Google Sheets, Notion of Airtable is helemaal gratis.

Thunderbit is vooral populair bij sales-, marketing- en e-commerce teams die rommelige webdata willen omzetten naar nette tabellen – zonder code, zonder sjablonen, gewoon direct resultaat. En ben je klaar met het steeds opnieuw aanpassen van kwetsbare scrapers? Thunderbit’s AI past zich automatisch aan bij lay-outwijzigingen.

Ideaal voor: Sales, e-commerce en operations teams die webdata willen scrapen; iedereen die een no-code, AI-gedreven workflow zoekt.

Opvallende functies:

• Veldselectie via natuurlijke taal
• Scrapen van subpagina’s en paginering
• Gratis export naar Excel, Sheets, Notion, Airtable
• Directe sjablonen voor populaire sites (Amazon, Zillow, LinkedIn, enz.)
• Gratis e-mail-, telefoon- en afbeelding-extractors

2. Automation Anywhere

is een zwaargewicht op het gebied van robotic process automation (RPA) en loopt voorop in slimme automatisering. Het platform combineert klassieke RPA met AI en machine learning, waardoor het een topkeuze is voor grote bedrijven die complexe, grootschalige data entry willen automatiseren.

Met functies als generatieve AI, API-automatisering en geavanceerde analytics is Automation Anywhere gebouwd voor schaal. De bots kunnen alles aan, van factuurverwerking tot CRM-updates, en het platform biedt uitgebreide tools voor compliance, beveiliging en governance.

Ideaal voor: Grote ondernemingen met complexe, grootschalige data entry; teams die de nieuwste AI en RPA zoeken.

Opvallende functies:

• Generatieve AI voor documentverwerking en data-extractie
• API-taken voor efficiënte automatisering
• Enterprise-beveiliging en compliance
• Schaalbare bot-orkestratie

3. UiPath

maakt automatisering toegankelijk voor iedereen, van business users tot IT’ers. Dankzij de drag-and-drop interface, een enorme bibliotheek met kant-en-klare componenten en veel integratiemogelijkheden is het een favoriet voor organisaties die zowel eenvoudige als complexe data entry willen automatiseren.

Met het AI Center van UiPath voeg je machine learning toe aan je processen, bijvoorbeeld voor factuurherkenning of formulierverwerking. Het platform is zeer schaalbaar en dankzij de actieve community vind je voor bijna elke toepassing wel een sjabloon of ondersteuning.

Ideaal voor: Teams van elke omvang die flexibele, gebruiksvriendelijke RPA zoeken; organisaties die een mix van eenvoudige en geavanceerde taken willen automatiseren.

Opvallende functies:

• Drag-and-drop workflowbouwer
• AI-ondersteunde documentverwerking
• Integratie met honderden apps en systemen
• Sterke community en support

4. Blue Prism

is dé keuze voor bedrijven die behoefte hebben aan betrouwbare, schaalbare automatisering – vooral in gereguleerde sectoren zoals finance, zorg en verzekeringen. Blue Prism introduceerde het concept van “digitale medewerkers” die complexe bedrijfsregels, compliance-checks en meerstapsprocessen aankunnen.

Het platform staat bekend om zijn veiligheid, auditmogelijkheden en het automatiseren van end-to-end processen. Heeft jouw organisatie strenge compliance-eisen en complexe workflows? Dan is Blue Prism een sterke kandidaat.

Ideaal voor: Bedrijven met strikte compliance-eisen; sectoren met complexe, meerstaps data entry processen.

Opvallende functies:

• Enterprise-beveiliging en audit trails
• Schaalbare digitale workforce
• Geavanceerde procesorkestratie
• Integratie met oude én moderne systemen

5. Microsoft Power Automate

(voorheen Flow) is dé low-code automatiseringstool voor iedereen die werkt met Microsoft-producten. Het integreert naadloos met Excel, SharePoint, Dynamics 365 en honderden andere apps, waardoor je eenvoudig data entry automatiseert over cloud- en lokale systemen.

Power Automate is ideaal voor organisaties die niet-technische gebruikers zelf automatiseringen willen laten bouwen. Dankzij de low-code interface, kant-en-klare sjablonen en diepe Microsoft-integratie is het een logische keuze voor bedrijven die werken met Office 365 of Dynamics.

Ideaal voor: Organisaties die Microsoft-tools gebruiken; teams die eenvoudige, low-code automatisering zoeken.

Opvallende functies:

• Low-code workflowbouwer
• Diepe integratie met Microsoft-apps
• Koppeling met 700+ externe diensten
• Automatisering in de cloud én lokaal

6. Appian

is ontwikkeld voor organisaties die niet alleen data entry, maar complete bedrijfsprocessen met complexe regels en logica willen automatiseren. Het platform combineert workflow-automatisering, dataintegratie en AI om meerstapsprocessen over afdelingen heen te stroomlijnen.

Met de low-code omgeving van Appian kunnen business users en IT samen geavanceerde automatiseringen bouwen. Is data entry slechts een onderdeel van een groter geheel? Dan is Appian het overwegen waard.

Ideaal voor: Grote organisaties met complexe, meerstapsprocessen; teams die geavanceerde workflow-automatisering zoeken.

Opvallende functies:

• Geïntegreerde procesorkestratie
• Geavanceerde bedrijfsregels en logica
• AI-ondersteunde data-extractie en validatie
• Low-code ontwikkeling voor snelle implementatie

7. Zapier

is de koning van no-code app-integratie. Wil je data entry automatiseren tussen je favoriete webapps – bijvoorbeeld leads uit een webformulier direct in je CRM, of bestellingen uit je webshop naar een spreadsheet? Met Zapier is het zo geregeld.

Met duizenden ondersteunde apps en een supergebruiksvriendelijke interface is Zapier perfect voor niet-technische gebruikers die zonder IT willen automatiseren. Dankzij meerstapsworkflows en voorwaardelijke logica bouw je in een paar minuten krachtige automatiseringen.

Ideaal voor: Kleine bedrijven, startups en iedereen die snel no-code automatisering tussen webapps wil.

Opvallende functies:

• 6.000+ app-integraties
• No-code workflowbouwer
• Meerstaps- en voorwaardelijke automatiseringen
• Uitgebreide sjabloonbibliotheek

8. Kofax Capture

is een krachtpatser voor bedrijven die veel werken met papier, gescande documenten of afbeeldingen. Dankzij geavanceerde OCR (optical character recognition) en beeldverwerking zet je rommelige documenten om in gestructureerde, doorzoekbare data.

Kofax Capture is ideaal voor sectoren als finance, zorg en logistiek, waar het digitaliseren en automatiseren van documentgebaseerde data entry cruciaal is. Het kan grote volumes en complexe documenttypes aan en integreert met de meeste content management systemen.

Ideaal voor: Organisaties die data entry uit papier, scans of afbeeldingen willen digitaliseren en automatiseren.

Opvallende functies:

• Toonaangevende OCR en beeldverwerking
• Batchverwerking en documentclassificatie
• Integratie met ECM- en workflowtools
• Schaalbaar voor grote volumes

9. ABBYY FlexiCapture

is een andere koploper in intelligente documentverwerking. Dankzij AI-gestuurde OCR en machine learning is het een favoriet voor het automatiseren van data entry uit facturen, formulieren, contracten en meer.

ABBYY FlexiCapture blinkt uit in nauwkeurigheid, het leren van nieuwe documentlay-outs en geavanceerde validatie. Het wordt veel gebruikt in finance, HR en operations voor alles van factuurverwerking tot onboarding.

Ideaal voor: Bedrijven die data entry uit allerlei documenttypes willen automatiseren; teams die hoge nauwkeurigheid en validatie eisen.

Opvallende functies:

• AI-gestuurde OCR en data-extractie
• Machine learning voor nieuwe documenttypes
• Geavanceerde validatie en afhandeling van uitzonderingen
• Integratie met ERP- en workflow-systemen

10. Rossum

is een AI-first platform, speciaal ontwikkeld voor het automatiseren van data entry uit facturen, inkooporders en zakelijke formulieren. Het unieke is de zelflerende AI die zich aanpast aan nieuwe documentlay-outs zonder uitgebreide sjablooninstellingen.

Rossum is vooral populair in finance en inkoop, waar het handmatige controles vermindert, verwerking versnelt en de nauwkeurigheid verhoogt. Ideaal voor teams die accounts payable willen automatiseren of documentintensieve processen willen stroomlijnen.

Ideaal voor: Finance, inkoop en operations teams die factuur- en formulierdata willen automatiseren.

Opvallende functies:

• Zelflerende AI voor documentverwerking
• Minimale sjablooninstellingen nodig
• Real-time data-extractie en validatie
• Integratie met ERP- en boekhoudsystemen

Vergelijkingstabel Geautomatiseerde Data Entry Software

Hoe kies je de juiste geautomatiseerde data entry software voor jouw bedrijf?

De juiste tool kiezen draait niet om “de beste” vinden, maar om de beste match voor jouw situatie. Hier mijn tips:

• Wil je data halen uit ongestructureerde webpagina’s? Kies voor .
• Werk je al met Microsoft-tools? is dan ideaal.
• Heb je te maken met complexe, meerstapsprocessen? of zijn daar voor gemaakt.
• Verzuip je in documenten en afbeeldingen? en zijn dan je beste keuze.
• Wil je snel no-code automatisering tussen apps? is ongeëvenaard.
• Zoek je enterprise-grade, AI-gedreven RPA? of zijn top.
• Facturen en formulieren automatiseren? is daar speciaal voor ontwikkeld.

Kijk goed naar je databronnen, integratiebehoeften, procescomplexiteit en budget. De meeste platforms bieden gratis proefperiodes of demo’s – probeer ze uit voordat je beslist.

Conclusie: Efficiëntie verhogen met geautomatiseerde data entry software

De toekomst van werk is geautomatiseerd, en data entry is het startpunt van deze transformatie. Met de juiste geautomatiseerde data entry software verlaag je fouten, win je tijd terug en geef je je team ruimte om zich te richten op wat echt belangrijk is. Of je nu webdata verzamelt, documenten digitaliseert of complexe workflows stroomlijnt – er is altijd een tool uit deze lijst die je slimmer laat werken in 2025.

Klaar om handmatige data entry achter je te laten? en ontdek hoe eenvoudig automatiseren kan zijn. Wil je op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen? Bekijk dan de voor meer tips, vergelijkingen en handleidingen.

Veelgestelde vragen

1. Wat is geautomatiseerde data entry software?
Geautomatiseerde data entry software gebruikt AI, RPA en slimme integraties om data te verzamelen, valideren en overzetten tussen systemen – zonder handmatige invoer en met minder fouten.

2. Waarin verschilt Thunderbit van andere data entry automatiseringstools?
Thunderbit is gespecialiseerd in webdata-extractie met AI-gestuurde prompts, subpagina-scraping en directe export naar Excel, Sheets, Notion en Airtable – zonder code.

3. Kunnen deze tools met mijn bestaande systemen integreren?
Ja. De meeste platforms bieden integraties met populaire CRM’s, ERP’s, spreadsheets en cloudapps. Tools als Zapier en Power Automate zijn juist sterk in het koppelen van verschillende systemen.

4. Welke tool is het beste voor data entry uit documenten en afbeeldingen?
Kofax Capture en ABBYY FlexiCapture zijn toonaangevend in OCR en documentautomatisering, ideaal voor het digitaliseren van papier, scans en afbeeldingen.

5. Hoe kies ik de juiste geautomatiseerde data entry software voor mijn bedrijf?
Begin met het in kaart brengen van je databronnen (web, documenten, apps), integratiebehoeften en procescomplexiteit. Gebruik de vergelijkingstabel hierboven om tools te selecteren en test ze met een gratis proefperiode of pilot.

Meer weten