수많은 스프레드시트 앞에서, 커피 한 잔 식기도 전에 이 많은 리드를 CRM에 어떻게 넣어야 할지 막막했던 경험, 한 번쯤 있으셨죠? 영업이나 마케팅 현장에서는 얼마나 빠르고 정확하게 데이터를 정리해 활용하느냐가 뜨거운 리드를 놓치지 않는 핵심입니다. 실제로 많은 팀이 CSV 파일을 다루느라 몇 시간, 심지어 며칠씩 허비하다가 중복된 연락처, 누락된 이메일, 잘못된 사람에게 연락하는 실수를 하곤 하죠. 다행히, 훨씬 더 똑똑한 방법이 있습니다.
이 글에서는 초보자도 바로 따라할 수 있는 실전 리드 가져오기 방법을 소개합니다. 흔히 저지르는 실수, 시간을 아껴주는 도구, 그리고 같은 AI 기반 솔루션이 영업, 마케팅, 운영팀의 일하는 방식을 어떻게 바꾸는지도 함께 다룹니다.
리드 가져오기란? 쉽게 풀어보기
쉽게 말해, 리드 가져오기는 이름, 이메일, 전화번호, 회사 정보 등 연락처 데이터를 CRM이나 영업 툴에 한 번에 등록하는 작업입니다. 일일이 손으로 입력하는 대신, 스프레드시트, CSV 파일, 웹 디렉터리 등 다양한 소스에서 대량의 리드 정보를 한 번에 체계적으로 옮기는 거죠.
이 과정이 왜 중요할까요? 정확한 리드 데이터는 모든 영업·마케팅 활동의 출발점입니다. 데이터가 엉망이거나 중복, 누락이 많으면 팀은 쓸데없는 일에 시간을 낭비하고, 진짜 기회를 놓칠 수밖에 없습니다. 반대로, 깔끔하게 가져온 데이터는 영업 담당자가 즉시 활용할 수 있어, 리드가 뜨거울 때 바로 후속 조치를 할 수 있습니다.
대부분의 CRM(예: Salesforce, HubSpot, Zoho)은 이런 구조를 전제로 만들어졌습니다. 리드 데이터는 보통 CSV나 Excel 형식으로, "이름", "이메일", "회사" 등 특정 필드에 맞춰 정리되어야 하죠. 중요한 건, 데이터가 깨끗하고 CRM이 요구하는 형식에 맞게 준비되어야 한다는 점입니다(, ).
효율적인 리드 가져오기 프로세스가 팀에 중요한 이유
현실적으로 시간은 곧 돈입니다. 이 데이터 입력 등 반복 업무에 주당 최소 1/4을 소비한다고 하죠. 비효율적인 리드 가져오기는 단순히 시간을 낭비하는 게 아니라, 실제 매출 손실로 이어집니다. 데이터 관리가 엉망이면 기업은 를 놓치고, 미국 경제 전체로 보면 연간 규모의 손실이 발생합니다.
하지만 제대로만 하면? CRM에 정돈된 데이터를 사용하는 기업은 리드 전환율이 상승하고, 영업팀 생산성도 높아집니다. 효율적인 리드 가져오기는 IT만의 문제가 아니라, 영업 사이클 단축, 캠페인 성과 추적, 팀 만족도까지 직결되는 핵심입니다.
| 상황 | 이전(수동/임시) | 이후(자동화/최적화) |
|---|---|---|
| 리드 가져오기 소요 시간 | 몇 시간~며칠, 오류·중복·지연 다수 | 몇 분, 오류 자동 체크, 영업 담당자에 즉시 할당 |
| 데이터 품질 | 불완전, 불일치, 오래된 정보; 후속 조치 누락 | 깔끔하고 표준화, 세분화·자동화에 바로 활용 가능 |
| 영업 생산성 | 잘못된 리드 추적, 오류 수정에 시간 낭비 | 영업에 집중, 데이터 정리에 시간 낭비 없음 |
| ROI | 기회 손실, 낮은 전환율 | 전환율 상승, 빠른 응대, 매출 증대 |
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수동 vs. 자동 리드 가져오기: 우리 팀에 맞는 방식은?
리드 가져오기는 크게 수동과 자동, 두 가지 방식이 있습니다. 각각의 장단점이 있지만, 팀 규모와 데이터 양이 커질수록 차이가 확연해집니다.
수동 리드 가져오기: 언제, 왜 필요할까?
수동 방식은 직접 데이터를 다루는 방법입니다. 예를 들어, CSV 파일을 CRM에 업로드하고, 필드를 하나씩 매핑하거나, 아예 한 명씩 입력하는 경우죠. 소규모 이벤트에서 20명 정도의 리드를 가져올 때나, 각 항목을 꼼꼼히 확인해야 할 때 적합합니다.
장점:
- 각 데이터에 대한 완벽한 통제
- Excel과 CRM만 있으면 별도 도구 불필요
단점:
- 소량이 아니면 매우 번거롭고 시간 소모 큼
- 사람 실수(오타, 필드 불일치, 중복 등) 발생률 높음 ()
- 데이터가 많아질수록 작업량 폭증(커피도 더 필요)
즉, 소규모 데이터나 각 리드를 직접 판단해야 할 때만 수동 방식을 추천합니다. 수백~수천 건을 다뤄야 한다면, 자동화가 필수입니다.
자동 리드 가져오기: 효율성의 극대화
자동화 방식은 CRM 내장 기능이나 외부 플랫폼을 활용해 대량 데이터를 빠르게 처리하고, 오류·중복도 자동으로 체크합니다. 대부분의 팀이 가장 큰 효과를 보는 방식입니다.
장점:
- 수천 건도 몇 분 만에 처리
- 오류·중복 자동 체크
- 마케팅 자동화, 이메일 발송 등 다른 시스템과 연동 가능
- 팀이 데이터 입력 대신 영업에 집중할 수 있음
예를 들어, 한 부동산 SaaS 기업은 자동화 도구로 전환 후 신규 고객 데이터 한 건당 씩 절약했습니다.
| 항목 | 수동 가져오기 | 자동 가져오기 |
|---|---|---|
| 준비 난이도 | 낮음, 반복적 | 초기 세팅 필요, 이후 최소화 |
| 속도·확장성 | 느림, 대량 처리 불가 | 빠름, 대량도 문제없음 |
| 오류율 | 1~4%(오타, 불일치 등) | 매우 낮음, 검증 규칙 적용 |
| 기술 수준 | 기본 Excel/CRM 사용 | 다양, 대부분 노코드 도구 지원 |
| 비용 | 인건비 높음, 오류로 인한 숨은 비용 | 도구 비용, ROI 큼 |
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단계별 가이드: 주요 CRM에서 리드 가져오기
Salesforce, HubSpot, Zoho 등 어떤 CRM을 쓰든, 리드 가져오기 기본 흐름은 비슷합니다. 초보자도 실수 없이 따라할 수 있도록 단계별로 정리했습니다.
리드 데이터 준비하기
- 데이터 통합 및 포맷 정리: 하나의 CSV 또는 Excel 파일로 통합. 첫 줄에는 "이름", "이메일", "회사" 등 명확한 헤더 사용.
- 필수 항목 확인: 대부분의 CRM은 이름, 이메일 등 최소 필수값이 필요. 누락된 필수 정보 채우기.
- 포맷 정리: 전화번호, 이메일, 주소 등 표준화. 불필요한 공백, 오타 제거.
- 중복 제거: Excel의 "중복 제거" 또는 Google Sheets의 "UNIQUE" 함수 활용. 가져오기 전에 미리 정리.
- CRM 드롭다운 값 맞추기: CRM에 드롭다운(예: "업종")이 있다면, 파일 값도 동일하게 맞추기.
- 테스트 가져오기: 5~10개 샘플로 먼저 테스트해 매핑·포맷 오류 확인.
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CRM에 리드 가져오기: 기본 워크플로우
- 가져오기 도구 접속: CRM에서 "리드" 또는 "연락처" 모듈의 "가져오기" 버튼 클릭.
- 파일 업로드: 정리된 CSV 또는 Excel 파일 선택.
- 필드 매핑: 파일의 각 컬럼을 CRM의 올바른 필드에 연결. 헤더가 일치하면 자동 매핑됨.
- 옵션 설정: 중복 처리 방식(건너뛰기, 병합, 기존 정보 업데이트 등) 선택.
- 가져오기 실행: "가져오기" 클릭 후 데이터 처리.
- 결과 확인: 오류나 누락된 항목 요약 확인. 필요시 수정 후 재가져오기.
- 데이터 샘플 확인: CRM에서 몇 개 리드를 직접 확인해 정상 등록됐는지 체크.
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자주 하는 실수:
- 데이터 정리 없이 바로 가져오기(오류·불량 데이터 발생)
- 필드 매핑 실수(예: "지역"을 "단계"에 매핑)
- 중복 제거용 고유값(이메일 등) 누락
Thunderbit로 복잡한 웹페이지에서 리드 쉽게 가져오기
만약 리드가 깔끔한 CSV 파일이 아니라, 웹사이트, 디렉터리, PDF 등 여기저기 흩어져 있다면 어떨까요? 바로 이럴 때 가 진가를 발휘합니다. 저 역시 생산성 꿀팁으로 강력 추천하는 도구입니다.
Thunderbit는 AI 기반 웹 스크래퍼 크롬 확장 프로그램으로, 웹사이트에서 리드 데이터를 추출해 구조화하고, Excel, CSV, Google Sheets, Airtable, Notion 등으로 바로 내보낼 수 있습니다. 코딩도, 템플릿도, 복붙도 필요 없습니다.
Thunderbit AI 웹 스크래퍼로 리드 추출하기
사용 방법은 다음과 같습니다:
- 웹페이지 접속: 리드가 있는 사이트(예: 디렉터리, LinkedIn 검색, 행사 참가자 명단 등)로 이동.
- Thunderbit 실행: 크롬에서 Thunderbit 확장 프로그램 클릭.
- AI 필드 추천: "AI 필드 추천" 버튼을 누르면, Thunderbit의 AI가 페이지를 분석해 "이름", "이메일", "회사" 등 컬럼을 자동 제안합니다.
- 필드 확인 및 수정: 필요에 따라 필드명 변경·추가. 고급 추출이 필요하면 맞춤 지시어도 입력 가능.
- 스크래핑 시작: "스크래핑" 클릭 시, 모든 데이터가 구조화된 표로 추출됩니다.
- 서브페이지 스크래핑: 각 리드가 상세 페이지를 갖고 있다면, Thunderbit의 서브페이지 기능으로 이메일·전화번호 등 추가 정보까지 한 번에 수집.
- 내보내기: 클릭 한 번으로 Excel, CSV, Google Sheets, Airtable, Notion 등 원하는 형식으로 내보내기.
Thunderbit는 비전문가도 쉽게 쓸 수 있도록 설계되었습니다. 웹서핑과 클릭만 할 줄 알면 누구나 사용 가능하죠. 특히, 협회 디렉터리, 특수 포럼, PDF 등 내보내기 기능이 없는 곳에서 리드를 추출할 때 매우 유용합니다(Thunderbit의 OCR 기능 덕분에 PDF도 지원).
왜 혁신적일까요? 수작업 복붙으로 몇 시간 걸리던 작업이, AI 덕분에 단 몇 분 만에 끝나기 때문입니다. 실제로 많은 팀이 "이거 언제 다 하지?"에서 "점심 전에 끝!"으로 업무 속도가 확 달라졌다고 합니다.
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리드 가져오기 후 최적화 및 관리 방법
CRM에 리드를 넣는 것이 끝이 아닙니다. 진짜 성과는 데이터를 체계적으로 정리·태깅하고, 후속 조치까지 자동화할 때 나옵니다.
리드 정리 베스트 프랙티스
- 소스별 태그: CRM 태그나 커스텀 필드로 리드 출처(예: "2025년 2분기 웨비나", "Thunderbit 스크래핑", "박람회")를 표시.
- 맞춤 필드 활용: 업종, 회사 규모, 관심 제품 등 주요 정보를 별도 필드에 저장해 세분화 용이.
- 중복 제거: 가져오기 직후 CRM의 중복 제거 기능으로 병합·삭제.
- 리스트 세분화: "최근 7일 신규 리드", "C-레벨 타이틀" 등 스마트 리스트·필터 뷰 생성.
- 리드 상태 관리: "신규", "미연락" 등 초기 상태 지정 후, 진행 상황에 따라 업데이트.
- 데이터 보강: 데이터 보강 도구나 Thunderbit의 AI 프롬프트로 LinkedIn URL, 회사 정보 등 누락 데이터 추가.
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리드 육성·후속 조치 자동화 활용법
- 웰컴 워크플로우: 신규 리드마다 자동 환영 이메일·업무 할당.
- 업무 리마인더: 후속 전화·이메일을 자동으로 담당자에게 배정.
- 리드 점수화: 직책, 회사 규모, 참여도 등 기준으로 우선순위 자동 지정.
- 드립 캠페인: 리드를 자동 육성하는 시퀀스에 등록.
- 영업 알림: 리드가 이메일을 열거나 가격 페이지 방문 시 즉시 알림.
자동화 덕분에 리드가 누락되지 않고, 팀은 스프레드시트 관리 대신 영업에 집중할 수 있습니다.
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실제 사례: 마케팅팀이 Thunderbit로 리드 가져오기를 최적화한 방법
실제 상황을 예로 들어볼게요. "AcmeSoft"라는 중견 마케팅팀이 바이오테크 기업을 타깃으로 할 때, 예전에는 업계 디렉터리와 LinkedIn에서 연락처를 일일이 복사해 붙여넣느라 일주일씩 걸렸고, 데이터도 중복·누락이 많았습니다.
Thunderbit로 전환 후:
- 바이오테크 디렉터리와 LinkedIn에서 하루 만에 300명 연락처를 스크래핑
- 서브페이지 스크래핑으로 각 리드의 이메일·LinkedIn URL까지 보강
- 정리된 데이터를 출처·업종 태그와 함께 CRM에 가져오기
- 영업팀이 더 빠르고 풍부한 정보로 리드를 받아, 연락 성공률이 15~20% 증가
- 인력 추가 없이 분기별 리드 볼륨 30% 증가
무엇보다, 마케팅 운영 담당자의 만족도가 크게 높아졌습니다. 복붙 마라톤은 끝, 전략과 창의적 업무에 더 많은 시간을 쓸 수 있게 된 것이죠.
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리드 가져오기 솔루션 비교: 수동, 자동, AI 기반
| 기준 | 수동 가져오기 | 자동 가져오기(CRM 도구) | AI 기반(Thunderbit) |
|---|---|---|---|
| 준비 시간 | 최소, 반복적 | 1회 세팅, 이후 빠름 | 최소, AI가 필드 추천 |
| 속도 | 느림, 대량은 몇 시간 | 빠름, 수천 건도 몇 분 | 매우 빠름, 웹→CSV도 몇 분 |
| 오류율 | 1~4%(오타, 불일치) | 낮음, 검증 기능 | 매우 낮음, AI가 정확 추출 |
| 확장성 | 낮음, 대량 불가 | 좋음, 대량 처리 가능 | 탁월, 웹 데이터도 확장 |
| 기술 수준 | 기본 Excel/CRM | 낮음~중간(노코드 도구) | 낮음, 비전문가도 사용 가능 |
| 비용 | 인건비·숨은 오류 비용 | 도구 비용, ROI 큼 | 무료 플랜, 저렴한 유료 플랜 |
| 유지보수 | 매번 임시 처리 | 가끔 업데이트 필요 | 낮음, AI가 변화에 적응 |
| 적합 사례 | 소규모, 일회성 | 반복적·구조화된 데이터 | 비정형 웹 데이터, 데이터 보강 |
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핵심 요약: 리드 가져오기, 이렇게 하세요
- 준비가 전부: 가져오기 전 데이터 정리·구조화, 고유값·필드 매칭 필수
- 자동화 적극 활용: 반복 작업·오류 줄이고, CRM 가져오기 도구·연동 플랫폼 활용
- Thunderbit 같은 AI 도구 활용: 웹 어디서든 리드 추출, 즉시 구조화, CRM에 바로 내보내기
- 가져온 리드 체계적 관리: 태그, 커스텀 필드, 세분화로 실전 활용 리스트 만들기
- 후속 조치 자동화: 워크플로우, 리마인더, 육성 시퀀스로 리드 누락 방지
- 데이터 최신화: 정기적으로 중복 제거, 데이터 보강·업데이트
- 성과 측정·개선: 가져오기·후속 조치 지표 추적, 병목 구간 개선
효율적인 리드 가져오기는 영업 성공의 비밀 무기입니다. 준비, 자동화, AI만 잘 활용하면, 복잡한 데이터도 손쉽게 영업 자산으로 바꿀 수 있습니다. 복잡한 기술 없이도 누구나 가능합니다.
직접 경험해보고 싶으신가요? 후, 몇 번의 클릭만으로 웹페이지에서 CRM까지 손쉽게 리드를 옮겨보세요. 더 많은 팁과 심층 가이드는 에서 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문(FAQ)
1. CRM에 리드를 가장 빠르게 가져오는 방법은?
깨끗하게 정리된 CSV 또는 Excel 파일로 CRM의 대량 가져오기 기능을 활용하세요. 웹사이트에 있는 리드는 로 먼저 추출·구조화하면 편리합니다.
2. 리드 가져오기 시 중복을 방지하려면?
가져오기 전 Excel이나 Google Sheets에서 중복 제거 기능을 사용하고, CRM의 "중복 건너뛰기/병합" 옵션(보통 이메일 기준)을 활용하세요.
3. 웹사이트나 PDF에서 직접 리드를 가져올 수 있나요?
네, Thunderbit의 AI 웹 스크래퍼를 사용하면 웹페이지, 디렉터리, PDF 등에서 리드를 추출해 CRM에 바로 쓸 수 있는 형식으로 내보낼 수 있습니다.
4. 자동화와 수동 가져기의 가장 큰 차이는?
자동화는 시간을 대폭 절약하고, 오류를 줄이며, 대량 데이터도 쉽게 처리합니다. 수동 방식은 소규모·일회성에만 적합합니다.
5. 가져온 리드를 빠르게 후속 조치하려면?
CRM 자동화 기능(환영 이메일, 업무 할당, 리마인더 등)을 세팅해, 신규 리드가 즉시·일관되게 연락받을 수 있도록 하세요.
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