Die 10 besten automatisierten Datenerfassungs-Softwares für maximale Effizienz 2026

Im digitalen Arbeitsalltag von 2026 hat sich einiges getan: Die Zeiten, in denen man stundenlang in Excel-Tabellen herumklickt und Copy-Paste-Marathons veranstaltet, sind endgültig vorbei. Wer heute noch Daten per Hand eintippt, ist ungefähr so schnell unterwegs wie ein Dreirad auf der Autobahn voller selbstfahrender Autos. Nach vielen Jahren in der SaaS- und Automatisierungswelt kann ich nur sagen: Noch nie war die Nachfrage nach automatisierter Datenerfassungssoftware so groß wie jetzt. Unternehmen merken immer mehr, dass manuelle Dateneingabe nicht nur langweilig ist, sondern auch richtig ins Geld geht, fehleranfällig ist und die Produktivität ausbremst.

Die aktuellen Zahlen sprechen für sich: Über investieren aktiv in digitale Transformation und Automatisierung – und das aus gutem Grund. Manuelle Dateneingabe kann bis zu verschlingen, ganz zu schweigen von den Nerven, die Fehler, Compliance-Risiken und vergeudete Zeit kosten. Aber welche Tools machen wirklich einen Unterschied? Ich habe mir die 10 besten automatisierten Datenerfassungsplattformen für 2025 ganz genau angeschaut – jede hat ihre eigenen Stärken, Besonderheiten und Einsatzgebiete. Egal ob Vertrieb, Operations, E-Commerce oder einfach genervt von chaotischen CSVs – hier ist für jeden was dabei.

Warum Unternehmen 2026 auf automatisierte Datenerfassung setzen sollten

Klartext: Manuelle Dateneingabe ist der heimliche Produktivitätskiller in jedem Unternehmen. Sie ist langsam, eintönig und Fehler schleichen sich schneller ein, als man denkt. Die durchschnittliche Fehlerquote liegt bei – klingt wenig, aber ein falsches Komma oder ein Zahlendreher kann richtig teuer werden. Und der Zeitverlust ist enorm: Manche Firmen geben nur für die Korrektur von Eingabefehlern aus.

Automatisierte Datenerfassungssoftware räumt mit diesen Problemen auf:

• Weniger Fehler dank KI, Machine Learning und smarter Validierung.
• Mehr Zeit durch Automatisierung von Routineaufgaben – Schluss mit Copy-Paste-Orgien.
• Einfache Skalierung bei Wachstum, ohne dass du extra Leute für die Dateneingabe brauchst.
• Nahtlose Integration in deine bestehenden Tools (z. B. Excel, CRM, ERP und Co.).
• Mehr Zufriedenheit im Team (denn niemand will den ganzen Tag Daten abtippen).

Für Teams in Vertrieb, Operations und E-Commerce ist Automatisierung längst kein Luxus mehr, sondern Pflicht, um vorne mitzuspielen.

So haben wir die besten automatisierten Datenerfassungssoftwares ausgewählt

Automatisierungstools gibt’s wie Sand am Meer – aber nicht jedes hält, was es verspricht. Bei meiner Auswahl habe ich auf folgende Punkte geachtet:

• Benutzerfreundlichkeit: Kommen auch Nicht-Techies schnell klar?
• Integration: Lässt sich das Tool easy mit deinen Systemen verbinden?
• Datenqualität: Wie gut werden unstrukturierte oder komplexe Daten verarbeitet?
• Skalierbarkeit: Wächst das Tool mit deinem Unternehmen mit?
• Preis: Ist es für kleine Teams bezahlbar, aber auch für große Unternehmen geeignet?
• KI & Automatisierung: Nutzt es moderne Technologien, die 2025 wirklich entlasten?

Dazu habe ich Nutzerfeedback, Praxisbeispiele und eigene Erfahrungen mit Automatisierungsplattformen einfließen lassen. Los geht’s!

1. Thunderbit

ist meine Top-Empfehlung, wenn es um die automatisierte Erfassung von Webdaten geht – vor allem bei unstrukturierten oder halbstrukturierten Daten (z. B. Leads aus Verzeichnissen, Produktdaten aus Online-Shops oder Immobilienangebote).

Was macht Thunderbit so besonders? Hier treffen Einfachheit und Power aufeinander. Mit der reicht ein Klick auf „KI-Felder vorschlagen“ und Thunderbit erkennt automatisch, welche Daten du brauchst. Wer mehr will: Auch Unterseiten, Paginierung sowie Daten aus PDFs oder Bildern sind kein Problem. Der Export nach Excel, Google Sheets, Notion oder Airtable ist komplett kostenlos.

Thunderbit ist besonders beliebt bei Vertriebs-, Marketing- und E-Commerce-Teams, die aus chaotischen Webdaten saubere Tabellen machen wollen – ohne Programmieren, ohne Vorlagen, einfach Ergebnisse. Und falls du keine Lust mehr auf fehleranfällige Scraper hast: Thunderbits KI passt sich automatisch an Layout-Änderungen an.

Ideal für: Vertriebs-, E-Commerce- und Operationsteams, die Webdaten erfassen wollen; alle, die eine No-Code-, KI-gestützte Lösung suchen.

Besondere Funktionen:

• Feldauswahl per natürlicher Sprache
• Scraping von Unterseiten und Paginierung
• Kostenloser Export zu Excel, Sheets, Notion, Airtable
• Sofort-Vorlagen für bekannte Seiten (Amazon, Zillow, LinkedIn etc.)
• Kostenlose Extraktoren für E-Mail, Telefon und Bilder

2. Automation Anywhere

ist ein echtes Schwergewicht im Bereich Robotic Process Automation (RPA) und Vorreiter bei intelligenter Automatisierung. Die Plattform verbindet klassische RPA mit KI und Machine Learning – perfekt für Unternehmen, die große und komplexe Datenerfassung automatisieren wollen.

Mit Features wie generativer KI, API-Automatisierung und fortschrittlicher Analyse ist Automation Anywhere auf Skalierung ausgelegt. Die Bots übernehmen Aufgaben von der Rechnungsverarbeitung bis zur CRM-Aktualisierung und bieten umfassende Tools für Compliance, Sicherheit und Steuerung.

Ideal für: Große Unternehmen mit komplexen, umfangreichen Datenerfassungsprozessen; Teams, die auf modernste KI und RPA setzen.

Besondere Funktionen:

• Generative KI für Dokumentenverarbeitung und Datenauslese
• API-Aufgaben für effiziente Automatisierung
• Sicherheit und Compliance auf Enterprise-Niveau
• Skalierbare Bot-Orchestrierung

3. UiPath

macht Automatisierung für alle zugänglich – von Business-Usern bis IT-Profis. Die Drag-and-Drop-Oberfläche, eine riesige Bibliothek an Vorlagen und starke Integrationen machen UiPath zum Favoriten für einfache wie komplexe Workflows.

Das AI Center bringt Machine Learning ins Spiel, um Aufgaben wie Rechnungserfassung oder Formularverarbeitung zu automatisieren. Die Plattform ist hoch skalierbar und die Community liefert Vorlagen und Support für nahezu jeden Anwendungsfall.

Ideal für: Teams jeder Größe, die flexible, benutzerfreundliche RPA suchen; Organisationen mit gemischten Automatisierungsanforderungen.

Besondere Funktionen:

• Drag-and-Drop-Workflow-Builder
• KI-gestützte Dokumentenerkennung
• Integration mit Hunderten von Apps und Systemen
• Starke Community und Support

4. Blue Prism

ist die erste Wahl für Unternehmen, die skalierbare, sichere Automatisierung brauchen – besonders in regulierten Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen oder Versicherungen. Blue Prism hat das Konzept der „digitalen Mitarbeiter“ geprägt, die komplexe Geschäftsregeln, Compliance-Prüfungen und mehrstufige Datenflüsse übernehmen.

Die Plattform steht für Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und die Automatisierung kompletter Prozesse. Wer strenge Compliance-Anforderungen und komplexe Workflows hat, ist hier richtig.

Ideal für: Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen; Branchen mit komplexen, mehrstufigen Datenerfassungsprozessen.

Besondere Funktionen:

• Sicherheit und Audit-Trails auf Enterprise-Niveau
• Skalierbare digitale Workforce
• Fortschrittliche Prozesssteuerung
• Integration mit alten und neuen Systemen

5. Microsoft Power Automate

(früher Flow) ist das Low-Code-Automatisierungstool für alle, die im Microsoft-Universum zuhause sind. Es verbindet sich nahtlos mit Excel, SharePoint, Dynamics 365 und Hunderten weiteren Apps – so lassen sich Dateneingaben in Cloud- und On-Premises-Systemen automatisieren.

Power Automate ist ideal für Unternehmen, die auch Nicht-Technikern ermöglichen wollen, eigene Automatisierungen zu bauen. Die Low-Code-Oberfläche, Vorlagen und tiefe Microsoft-Integration machen es zum perfekten Partner für Office 365 oder Dynamics.

Ideal für: Unternehmen mit Microsoft-Tools; Teams, die einfache, integrierte Automatisierung suchen.

Besondere Funktionen:

• Low-Code-Workflow-Builder
• Tiefe Integration mit Microsoft-Anwendungen
• Anbindung an 700+ Drittanbieter-Services
• Cloud- und On-Premises-Automatisierung

6. Appian

richtet sich an Unternehmen, die nicht nur Dateneingabe, sondern ganze Geschäftsprozesse mit komplexen Regeln automatisieren wollen. Die Plattform vereint Workflow-Automatisierung, Datenintegration und KI für abteilungsübergreifende Prozesse.

Die Low-Code-Umgebung ermöglicht es Business-Usern und IT, gemeinsam anspruchsvolle Automatisierungen zu entwickeln. Wenn Datenerfassung nur ein Teil eines größeren Prozesses ist, lohnt sich ein Blick auf Appian.

Ideal für: Unternehmen mit komplexen, mehrstufigen Prozessen; Teams, die fortschrittliche Workflow-Automatisierung benötigen.

Besondere Funktionen:

• Einheitliche Prozesssteuerung
• Erweiterte Geschäftsregeln und Logik
• KI-gestützte Datenerfassung und Validierung
• Low-Code-Entwicklung für schnelle Umsetzung

7. Zapier

ist der König der No-Code-App-Integration. Wer Daten zwischen Web-Apps automatisieren will – z. B. Leads aus einem Formular ins CRM oder Bestellungen in eine Tabelle – kommt an Zapier kaum vorbei.

Mit Tausenden unterstützten Apps und einer sehr nutzerfreundlichen Oberfläche ist Zapier perfekt für alle, die ohne IT-Unterstützung automatisieren wollen. Mehrstufige Workflows und Bedingungen lassen sich in Minuten einrichten.

Ideal für: Kleine Unternehmen, Startups und alle, die schnell und ohne Code Web-Apps verbinden möchten.

Besondere Funktionen:

• Über 6.000 App-Integrationen
• No-Code-Workflow-Builder
• Mehrstufige und bedingte Automatisierungen
• Umfangreiche Vorlagenbibliothek

8. Kofax Capture

ist die Lösung für Unternehmen, die mit Papier, Scans oder Bildern arbeiten. Dank fortschrittlicher OCR (Texterkennung) und Bildverarbeitung werden unstrukturierte Dokumente in durchsuchbare, strukturierte Daten verwandelt.

Kofax Capture ist ideal für Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen oder Logistik, in denen die Digitalisierung und Automatisierung von Dokumenten entscheidend ist. Es verarbeitet große Mengen, komplexe Dokumenttypen und integriert sich in gängige Content-Management-Systeme.

Ideal für: Unternehmen, die Papier, Scans oder Bilder digitalisieren und automatisieren wollen.

Besondere Funktionen:

• Führende OCR- und Bildverarbeitung
• Stapelverarbeitung und Dokumentklassifizierung
• Integration mit ECM- und Workflow-Tools
• Skalierbar für große Datenmengen

9. ABBYY FlexiCapture

ist ein weiterer Spitzenreiter bei intelligenter Dokumentenverarbeitung. KI-gestützte OCR und Machine Learning machen es zum Favoriten für die Automatisierung von Rechnungen, Formularen, Verträgen und mehr.

ABBYY FlexiCapture überzeugt durch hohe Genauigkeit, die Fähigkeit, neue Dokumentlayouts zu erlernen, und starke Validierungsfunktionen. Besonders beliebt in Finanzen, HR und Operations für alles von Rechnungsverarbeitung bis Onboarding.

Ideal für: Unternehmen, die Daten aus verschiedensten Dokumenttypen automatisieren wollen; Teams mit hohen Anforderungen an Genauigkeit und Validierung.

Besondere Funktionen:

• KI-basierte OCR und Datenauslese
• Machine Learning für neue Dokumenttypen
• Erweiterte Validierung und Fehlerbehandlung
• Integration mit ERP- und Workflow-Systemen

10. Rossum

ist eine KI-basierte Plattform, die speziell für die Automatisierung von Rechnungen, Bestellungen und Formularen entwickelt wurde. Das Highlight: Selbstlernende KI, die sich ohne aufwendige Vorlagen an neue Dokumentlayouts anpasst.

Rossum ist besonders im Finanz- und Beschaffungsbereich beliebt, da es manuelle Prüfungen reduziert, Prozesse beschleunigt und die Datenqualität verbessert. Ideal für Teams, die Eingangsrechnungen oder dokumentenlastige Workflows automatisieren wollen.

Ideal für: Finanz-, Beschaffungs- und Operationsteams, die Rechnungs- und Formulardaten automatisieren möchten.

Besondere Funktionen:

• Selbstlernende KI für Dokumentenverarbeitung
• Kaum Vorlagen nötig
• Echtzeit-Datenerfassung und Validierung
• Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen

Vergleichstabelle: Automatisierte Datenerfassungssoftware

Wie Sie die richtige automatisierte Datenerfassungssoftware für Ihr Unternehmen finden

Die richtige Lösung zu finden, heißt nicht, „die beste“ zu suchen, sondern die, die am besten zu deinen Anforderungen passt. Hier meine Schnellübersicht:

• Du willst Daten aus unstrukturierten Webseiten extrahieren? Dann ist die richtige Wahl.
• Du arbeitest schon mit Microsoft-Tools? ist dein Partner.
• Du hast komplexe, mehrstufige Prozesse? oder sind dafür gemacht.
• Du kämpfst mit Papierdokumenten und Bildern? und sind deine Helfer.
• Du willst schnelle, No-Code-App-Automatisierung? ist kaum zu schlagen.
• Du brauchst Enterprise-RPA mit KI? oder sind top.
• Du automatisierst Rechnungs- und Formulardaten? ist darauf spezialisiert.

Überlege dir, woher deine Daten kommen, welche Integrationen du brauchst, wie komplex deine Prozesse sind und welches Budget du hast. Die meisten Plattformen bieten kostenlose Tests oder Demos – probiere sie aus, bevor du dich festlegst.

Fazit: Mit automatisierter Datenerfassung Effizienzpotenziale heben

Die Zukunft der Arbeit ist automatisiert – und Datenerfassung ist der Startpunkt für diese Transformation. Mit der passenden Software reduzierst du Fehler, gewinnst wertvolle Zeit zurück und ermöglichst deinem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Egal ob Webdaten, Dokumentendigitalisierung oder komplexe Workflows: In dieser Liste findest du das passende Tool, um 2025 und darüber hinaus produktiver zu arbeiten.

Bereit, manuelle Dateneingabe endgültig hinter dir zu lassen? und erlebe, wie einfach Automatisierung sein kann. Und wenn du immer auf dem neuesten Stand bleiben willst, schau regelmäßig im vorbei – dort gibt’s weitere Anleitungen, Vergleiche und Tipps.

Häufige Fragen (FAQ)

1. Was ist automatisierte Datenerfassungssoftware?
Automatisierte Datenerfassungssoftware nutzt KI, RPA und smarte Integrationen, um Daten zwischen verschiedenen Quellen zu extrahieren, zu prüfen und zu übertragen – ganz ohne manuelle Eingabe und mit weniger Fehlern.

2. Wodurch unterscheidet sich Thunderbit von anderen Automatisierungstools?
Thunderbit ist spezialisiert auf Webdaten-Extraktion mit KI-basierten Prompts, Scraping von Unterseiten und sofortigem Export nach Excel, Sheets, Notion und Airtable – komplett ohne Programmierkenntnisse.

3. Lassen sich diese Tools in bestehende Systeme integrieren?
Ja, die meisten Plattformen bieten Integrationen zu gängigen CRMs, ERPs, Tabellen und Cloud-Anwendungen. Besonders Zapier und Power Automate sind stark, wenn es um die Verbindung verschiedener Systeme geht.

4. Welches Tool eignet sich am besten für Dokumenten- und Bild-basierte Datenerfassung?
Kofax Capture und ABBYY FlexiCapture sind führend bei OCR und Dokumentenautomatisierung – ideal, wenn du Papier, Scans und Bilder digitalisieren willst.

5. Wie finde ich die passende automatisierte Datenerfassungssoftware für mein Unternehmen?
Schau dir zuerst deine Datenquellen (Web, Dokumente, Apps), Integrationsanforderungen und Prozesskomplexität an. Nutze die Vergleichstabelle oben, um Tools auszuwählen, und teste sie mit einer kostenlosen Probephase oder einem Pilotprojekt.

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