Die 20 besten Outbound-E-Mail-Automatisierungstools für mehr Engagement

Outbound-E-Mail-Automatisierung ist mittlerweile ein echter Geheimtipp für Vertriebs- und Marketingteams, die ihre Reichweite vergrößern und wirklich Antworten bekommen wollen. Ich kann aus eigener Erfahrung sagen: Wer schon mal stundenlang E-Mails manuell getippt, personalisiert, nachgefasst und dann gehofft hat, dass die Nachricht nicht im digitalen Nirwana verschwindet, weiß, wie mühsam das ist. Die gute Nachricht: Moderne Outbound-E-Mail-Tools sparen dir nicht nur Zeit, sondern sorgen auch für mehr Interaktion, bessere Zustellbarkeit und geben dir mehr Freiraum für das, was wirklich zählt – echte Beziehungen aufbauen und mehr Deals abschließen.

Die Entwicklung in diesem Bereich war rasant. Aus einfachen Serienmail-Tools sind heute Plattformen mit KI, CRM, Multi-Channel-Outreach und sogar Live-Datenerfassung geworden. Egal ob Solo-Selbstständige, kleines Vertriebsteam oder großes Unternehmen mit vollem Sales-Funnel – in dieser Liste findest du garantiert das passende Tool, um effizienter zu arbeiten. Hier kommen die 20 besten Outbound-E-Mail-Automatisierungstools für 2025 – mit ehrlichen Einschätzungen, Stärken und Schwächen.

Warum Outbound-E-Mail-Automatisierung für moderne Teams ein Muss ist

Manuelle Outbound-E-Mails sind echte Zeitfresser. Vertriebsmitarbeiter verbringen im Schnitt ), und klassische Kaltakquise-Mails landen oft bei nur . Das ist nicht nur langsam, sondern macht es auch schwer, Personalisierung im großen Stil umzusetzen. Die meisten geben nach ein oder zwei Kontaktversuchen auf – obwohl ). Genau hier kommt Automatisierung ins Spiel.

Outbound-E-Mail-Automatisierung löst diese Probleme, indem sie:

• Personalisierung skaliert: Mit Platzhaltern, dynamischen Inhalten oder sogar KI fühlt sich jede Nachricht individuell an.
• Follow-ups automatisiert: Kein Lead wird vergessen – Tools steuern mehrstufige Sequenzen und stoppen automatisch bei einer Antwort.
• Zeit spart: Vertriebsmitarbeiter können sich auf echte Gespräche konzentrieren statt auf Fleißarbeit. Viele Unternehmen berichten von .
• Engagement erhöht: Automatisierte, zeitnahe Antworten machen Interessenten ).

Nicht zu vergessen: Der ROI von E-Mail-Marketing ist nach wie vor riesig – im Schnitt ). Aber das klappt nur, wenn deine Mails auch wirklich geöffnet und beantwortet werden – und genau hier machen die richtigen Automatisierungstools den Unterschied.

So haben wir die besten Outbound-E-Mail-Automatisierungstools ausgewählt

Die Auswahl ist riesig – das richtige Tool zu finden, fühlt sich manchmal an wie Online-Dating für Sales-Teams: Viele Versprechen, aber nur wenige halten wirklich. Nach diesen Kriterien habe ich die Top 20 zusammengestellt:

• Automatisierungsgrad: Unterstützt das Tool mehrstufige Sequenzen, reagiert es auf Antworten und steuert Follow-ups?
• Benutzerfreundlichkeit: Ist es auch für Nicht-Techniker und vielbeschäftigte Teams einfach zu bedienen?
• Integration: Funktioniert es reibungslos mit CRM, Kalender und anderen Vertriebstools?
• Analyse & Zustellbarkeit: Werden Öffnungen, Antworten und Spamrisiken getrackt?
• Preis & Skalierbarkeit: Gibt es eine kostenlose Version? Ist es für Startups und große Teams geeignet?
• Besondere Features: KI-gestützte Datenerfassung, kreative Personalisierung, integrierte Datenbanken oder Multi-Channel-Support.

Ich habe die Tools nach ihren Stärken gruppiert – manche sind Datenlieferanten, andere echte Kampagnenmaschinen oder voll integrierte CRM-Plattformen. Los geht’s mit der Liste.

1. Thunderbit

ist mein absoluter Favorit, wenn es um KI-gestützte Web-Datenerfassung geht. Es ist kein klassischer E-Mail-Versender, sondern der schnellste Weg, um frische, zielgerichtete Lead-Listen für Outbound-Kampagnen zu erstellen. Thunderbit agiert als KI-Agent, der jede Website liest, strukturierte Daten (Namen, E-Mails, Telefonnummern) extrahiert und direkt nach Excel, Google Sheets, Notion oder Airtable exportiert.

Was macht Thunderbit besonders? Einfach auf „AI Suggest Fields“ klicken, die KI schlägt relevante Datenfelder vor, dann auf „Scrape“ – fertig. Auch Unterseiten (z. B. einzelne Firmenprofile) und sogar PDFs oder Bilder werden erfasst. Das Ergebnis: Hochwertige, aktuelle Leads – keine veralteten Listen mehr und keine stundenlange Recherche.

Ideal für: Vertriebs- und Marketingteams, die täglich neue oder angereicherte Lead-Listen brauchen, Kontaktdaten aus Verzeichnissen extrahieren oder Wettbewerber beobachten möchten. Nutzer berichten von über 5.000 gescrapten Websites und deutlich geringeren Bounce-Raten als bei gekauften Listen ().

Preise: Für einige Seiten kostenlos, danach Pay-as-you-go per Credits – der Export ist immer gratis. Meist günstiger und genauer als gekaufte Listen.

Vorteile:

• KI-basiert, keine Programmierkenntnisse nötig
• Erfasst auch Unterseiten und Paginierungen
• Kostenloser Datenexport
• Perfekt für aktuelle, zielgerichtete Leads

Nachteile:

• Kein eigener E-Mail-Versand – Thunderbit dient zum Listenaufbau, die Kampagne läuft dann über dein bevorzugtes Outbound-Tool

2. Mailchimp

ist der Klassiker für Massenmailings. Marketingteams lieben den Drag-and-Drop-Editor, die große Vorlagenbibliothek und die automatisierten Customer Journeys. Mehrstufige Workflows, Zielgruppensegmentierung und A/B-Tests sind schnell eingerichtet.

Ideal für: Marketer, die große Zielgruppen mit Newslettern, Aktionen oder Nurture-Kampagnen erreichen wollen. Mailchimp ist für große Listen optimiert und macht das Thema Datenschutz einfach.

Preise: Kostenlos bis 500 Kontakte, danach ab . Premium-Funktionen kosten extra.

Vorteile:

• Sehr einfach zu bedienen, auch ohne Technikkenntnisse
• Umfangreiche Analysen und Berichte
• Skalierbar für große Listen

Nachteile:

• Nicht für hochpersonalisierte 1:1-Vertriebsansprache gedacht
• Erweiterte Funktionen werden bei großen Listen teuer

3. HubSpot

ist die Komplettlösung für CRM und Marketingautomatisierung. Kontaktmanagement, E-Mail-Sequenzen, Workflow-Automatisierung und Multi-Channel-Outreach sind in einer Plattform vereint. Vertriebsmitarbeiter können Sequenzen direkt aus Gmail/Outlook oder im CRM versenden – alles wird auf der Kontakt-Timeline dokumentiert.

Ideal für: Teams, die alles aus einer Hand wollen – CRM, Marketing und Vertriebsautomatisierung. HubSpot punktet mit nahtloser Integration, komplexen Workflows und tiefen Analysen.

Preise: Kostenloses CRM; erweiterte Automatisierung in Sales/Marketing Pro (ab ).

Vorteile:

• CRM und Automatisierung in einem
• Leistungsstarker Workflow-Builder
• Multi-Channel (E-Mail, Anrufe, Aufgaben, mehr)

Nachteile:

• Kann schnell teuer werden
• Einarbeitung für Neueinsteiger nötig

4. ActiveCampaign

ist ein Spezialist für verhaltensbasierte Automatisierung. Mit dem visuellen Workflow-Builder lassen sich E-Mails gezielt nach Öffnungen, Klicks, Website-Besuchen oder eigenen Events auslösen. So entstehen hochpersonalisierte, dynamische Kampagnen.

Ideal für: Marketer und Vertriebsteams, die Leads mit komplexen, individuellen Abläufen pflegen wollen – etwa Drip-Kampagnen, die sich am Verhalten orientieren.

Preise: Ab für 500 Kontakte; höhere Pläne bieten mehr Automatisierung.

Vorteile:

• Tiefe Automatisierung und Segmentierung
• Sehr gute Zustellbarkeit
• Dynamische Inhalte

Nachteile:

• Oberfläche kann für Einsteiger komplex wirken
• Weniger auf Vertrieb ausgerichtet als manche Konkurrenten

5. SendinBlue (Brevo)

(jetzt Brevo) ist eine preiswerte Multi-Channel-Plattform für E-Mail, SMS und sogar WhatsApp-Kampagnen. Besonders kleine Unternehmen schätzen unbegrenzte Kontakte und die Bezahlung pro E-Mail.

Ideal für: Wachsende Teams, die günstige Massenmails, Transaktionsnachrichten und einfache Automatisierung brauchen. Inklusive leichtem CRM und SMS-Marketing.

Preise: Kostenlos für 300 E-Mails/Tag; kostenpflichtig ab .

Vorteile:

• Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
• Unbegrenzte Kontakte
• Multi-Channel-Support

Nachteile:

• Automatisierungs-Builder weniger ausgereift als bei teureren Tools
• Einige Funktionen (A/B-Tests, erweiterte Workflows) nur in höheren Tarifen

6. Mailshake

richtet sich an Vertriebsteams, die Kaltakquise-E-Mail-Sequenzen versenden, Follow-ups automatisieren und Antworten verwalten wollen – alles über eine sehr intuitive Oberfläche. Ein KI-E-Mail-Writer und integrierte E-Mail-Verifizierung sind inklusive.

Ideal für: SDRs und Vertriebsmitarbeiter, die schnell personalisierte Kampagnen starten möchten – mit minimalem Aufwand.

Preise: Ab .

Vorteile:

• Einfache, vertriebsorientierte Oberfläche
• KI-Schreibassistent
• LinkedIn- und Telefon-Schritte in höheren Tarifen

Nachteile:

• Wenig Designanpassung (Fokus auf Plain-Text)
• Einige Funktionen nur in Top-Tarifen

7. Outreach

ist die Enterprise-Lösung für Sales Engagement. Multi-Channel-Sequenzen (E-Mail, Anrufe, LinkedIn), fortschrittliche Analysen und tiefe CRM-Integration sind Standard. Outreach ist für Teams gemacht, die große Outbound-Kampagnen präzise steuern müssen.

Ideal für: Große Vertriebsteams und Unternehmen mit komplexen, mehrstufigen Abläufen.

Preise: Individuell, meist .

Vorteile:

• Extrem umfangreiche Funktionen
• KI-gestütztes Coaching und Analysen
• Skalierbar für große Teams

Nachteile:

• Einarbeitung und Schulung erforderlich
• Für kleine Teams teuer

8. Yesware

ist ein Produktivitätstool für Gmail und Outlook. Es bringt Tracking, Vorlagen und einfache Kampagnen direkt ins E-Mail-Postfach – ohne Systemwechsel.

Ideal für: Einzelne Vertriebsmitarbeiter oder kleine Teams, die Tracking und Basisautomatisierung ohne neue Software wollen.

Preise: Kostenlose Basisversion; kostenpflichtig ab .

Vorteile:

• Funktioniert direkt in Gmail/Outlook
• Echtzeit-Tracking für Öffnungen/Klicks
• Sehr einfach zu nutzen

Nachteile:

• Begrenztes Kampagnenvolumen
• Weniger Funktionen als spezialisierte Plattformen

9. Salesloft

ist eine weitere Top-Plattform für Sales Engagement, die E-Mail, Anrufe, SMS und LinkedIn-Schritte vereint. Umfangreiche Analysen, Coaching-Tools und tiefe CRM-Integration inklusive.

Ideal für: Mittelgroße bis große Vertriebsteams mit Multi-Channel- und Account-basiertem Ansatz.

Preise: Nicht öffentlich, meist .

Vorteile:

• Multi-Channel-Sequenzen
• Integrierter Dialer und Coaching
• Intuitiv für neue Nutzer

Nachteile:

• Für kleine Teams teuer
• Einige Berichte könnten detaillierter sein

10. Woodpecker

ist ein Tool für Kaltakquise-E-Mails mit Fokus auf Zustellbarkeit. Es versendet E-Mails in menschlichem Tempo, wärmt Accounts automatisch auf und steuert Follow-ups im gleichen Thread.

Ideal für: KMUs und Agenturen, die reine Kaltakquise betreiben und Spamfilter vermeiden wollen.

Preise: Ab .

Vorteile:

• Tools für Zustellbarkeit (Auto-Warm-up, Bounce-Schutz)
• Einfache Oberfläche
• Perfekt für 1:1-E-Mails

Nachteile:

• Nur E-Mail (keine Anrufe oder LinkedIn)
• Schlichte UI

11. Lemlist

ist die kreative Wahl für Outbound. E-Mails lassen sich mit dynamischen Bildern, Videos und individuellen Texten personalisieren – z. B. das Logo des Empfängers auf einer Kaffeetasse im E-Mail-Bild. Lemlist war Vorreiter bei integriertem Warm-up und Community-Kampagnen.

Ideal für: SDRs und Gründer, die mit kreativen, personalisierten E-Mails aus der Masse herausstechen wollen.

Preise: Kostenlose Version verfügbar; kostenpflichtig ab .

Vorteile:

• Einzigartige Personalisierung (Bilder, Video)
• Integriertes Warm-up
• Community- und Vorlagentausch

Nachteile:

• Einarbeitung für fortgeschrittene Funktionen
• Manche Integrationen können fehleranfällig sein

12. Groove

ist für Teams, die mit Salesforce arbeiten. E-Mail, Anrufe und Workflow-Automatisierung sind direkt im CRM integriert, alle Aktivitäten werden synchronisiert und die Daten bleiben sauber.

Ideal für: Revenue-Teams mit Salesforce, die Engagement-Tools direkt im CRM nutzen wollen.

Preise: Meist .

Vorteile:

• Tiefe Salesforce-Integration
• Team-Workflows und Analysen
• Omnichannel-Support

Nachteile:

• Nur für Salesforce (nicht für andere CRMs)
• Einrichtung kann aufwendig sein

13. Apollo.io

vereint eine riesige B2B-Kontaktdatenbank (250 Mio.+ Kontakte) mit E-Mail- und Telefonsequenzen. Mit der Chrome-Erweiterung lassen sich Leads z. B. auf LinkedIn direkt scrapen und Kampagnen starten – alles in einer Plattform.

Ideal für: Wachsende Teams, die Daten und Outreach in einem Tool brauchen – besonders mit begrenztem Budget.

Preise: Kostenlose Version; kostenpflichtig ab .

Vorteile:

• Riesige, aktuelle Lead-Datenbank
• Chrome-Erweiterung für Prospecting
• Günstig für den Funktionsumfang

Nachteile:

• Datenqualität je nach Branche unterschiedlich
• Sequenz-Builder einfacher als bei Enterprise-Tools

14. Zoho CRM

ist ein vollwertiges CRM mit integrierter E-Mail-Automatisierung, Vorlagen und Workflow-Regeln. Besonders kleine Unternehmen schätzen das All-in-One-Paket.

Ideal für: Kleine Teams, die Zoho bereits nutzen oder eine günstige Komplettlösung suchen.

Preise: Standard-Tarif .

Vorteile:

• Günstiges CRM + Automatisierung
• Anpassbare Workflows
• Gute Analysen

Nachteile:

• Begrenzungen beim Massenversand
• Erweiterte Sequenzen erfordern Add-ons

15. Pipedrive

ist bekannt für seine visuelle Sales-Pipeline und einfaches, aktivitätsbasiertes Verkaufen. E-Mail-Integration, Tracking und Basisautomatisierung sind inklusive – ideal für Teams, die den Überblick behalten wollen.

Ideal für: Vertriebsteams, die eine visuelle Pipeline und einfache Automatisierung für Nachfassaktionen suchen.

Preise: Advanced-Tarif .

Vorteile:

• Intuitive Pipeline-Ansicht
• E-Mail-Sync und Vorlagen
• Automatisierung für Follow-ups

Nachteile:

• Begrenzte Kampagnenanalysen
• Nicht für große Kaltakquise-Kampagnen ausgelegt

16. Prospect.io (Overloop)

(jetzt Overloop) kombiniert eine Chrome-Erweiterung zum Finden von Kontaktdaten mit Drip-E-Mail-Kampagnen und Analysen. So geht Prospecting und Outreach in einem Workflow.

Ideal für: Vertriebsmitarbeiter, die selbst auf LinkedIn oder Firmenwebsites recherchieren und neue Leads sofort anschreiben wollen.

Preise: für 1 Nutzer und ein Credit-Paket.

Vorteile:

• Schnelle Lead-Erfassung
• Integrierte E-Mail-Kampagnen
• Übersichtliche Oberfläche

Nachteile:

• Weniger Daten als große Datenbanken
• Credit-basiertes Preismodell kann teuer werden

17. SmartReach.io

setzt alles auf Zustellbarkeit. Integriertes Warm-up, Postfachrotation, E-Mail-Verifizierung und sogar Matching des Absenders mit dem Provider des Empfängers sorgen für beste Inbox-Quoten.

Ideal für: Teams mit hohem Kaltakquise-Volumen, die nicht im Spam landen dürfen.

Preise: .

Vorteile:

• Zustellbarkeits-Features
• Multi-Channel-Schritte
• Team-Kollaboration

Nachteile:

• Weniger „Show“-Features
• Pro Nutzer ein eigener Tarif

18. Autoklose

vereint automatisierte E-Mail-Sequenzen mit einer integrierten B2B-Datenbank. Eine echte End-to-End-Lösung für Teams, die Leads finden und direkt ansprechen wollen.

Ideal für: Kleine Vertriebsteams, die sowohl Lead-Quelle als auch Automatisierung in einem Tool suchen.

Preise: ; Datenbank-Add-on kostet extra.

Vorteile:

• Integrierte Lead-Datenbank
• Einfache Kampagnenerstellung
• Guter Support

Nachteile:

• Datenqualität je nach Branche unterschiedlich
• Berichte und Zustellbarkeit könnten besser sein

19. Gmelius

verwandelt dein Gmail-Postfach in einen kollaborativen, automatisierten Workspace. Gemeinsame Postfächer, Kanban-Boards für E-Mails, Vorlagen und einfache Sequenzen – alles direkt in Gmail.

Ideal für: Teams mit Google Workspace, die automatisieren und zusammenarbeiten wollen, ohne Gmail zu verlassen.

Preise: für den Growth-Plan.

Vorteile:

• Gemeinsames Postfach und Zuweisung
• E-Mail-Sequenzen in Gmail
• KI-Assistenten für Entwürfe

Nachteile:

• Nur für Gmail
• Erweiterte Automatisierung durch Gmail-Limits eingeschränkt

20. Reply.io

ermöglicht automatisierte, kanalübergreifende Ansprache – E-Mail, LinkedIn, SMS und Anrufe – mit KI-gestützter Personalisierung. „Jason AI“ erstellt Sequenzen und passt Nachrichten automatisch an.

Ideal für: SDR-Teams, die personalisierte Ansprache über mehrere Kanäle skalieren und mit KI Zeit sparen wollen.

Preise: für den Professional-Plan.

Vorteile:

• Multi-Channel-Sequenzen
• KI-Content-Assistent
• Teamfunktionen und Dialer

Nachteile:

• Einrichtung für alle Kanäle kann komplex sein
• KI-Nachrichten sollten auf Tonalität geprüft werden

Vergleichstabelle Outbound-E-Mail-Automatisierungstools

Das richtige Outbound-E-Mail-Automatisierungstool für dein Unternehmen finden

Welches Tool passt zu dir? Hier ein schneller Überblick:

• Du brauchst täglich neue oder angereicherte Lead-Listen? Nutze für KI-basiertes Web-Scraping und aktuelle, zielgerichtete Kontakte.
• Du willst CRM-Integration und einheitliche Workflows? , oder sind die beste Wahl.
• Kleines Budget, aber große Kampagnen? und bieten günstige, skalierbare Lösungen für Marketingteams.
• Sorgen um Zustellbarkeit? und bieten die besten Schutzmechanismen gegen Spam.
• Kreative Personalisierung gewünscht? und lassen deine E-Mails mit Bildern, Videos und KI herausstechen.
• Großunternehmen oder großes Team? und sind die robustesten, skalierbaren Lösungen.

Das richtige Tool hängt von deinem Workflow, Teamgröße und Zielen ab. Wenn du bei null startest und Daten brauchst, ist Thunderbit ein Gamechanger für hochwertige Listen. Für CRM-gesteuertes Lead-Nurturing sind HubSpot oder Zoho CRM ideal. Und wenn du einfach mehr E-Mails schneller versenden willst, ohne im Spam zu landen, sind SmartReach.io und Woodpecker deine besten Freunde.

Häufige Fragen (FAQ)

1. Was ist Outbound-E-Mail-Automatisierung und warum ist sie wichtig?
Outbound-E-Mail-Automatisierung nutzt Software, um E-Mails an potenzielle Kunden in großem Stil zu versenden, zu tracken und nachzufassen. Sie spart Zeit, erhöht die Interaktion und stellt sicher, dass kein Lead verloren geht – das führt zu mehr Antworten und Abschlüssen.

2. Wie wähle ich das richtige Outbound-E-Mail-Automatisierungstool?
Passe deine Anforderungen an die Stärken des Tools an: Für frische Leads nutze einen Datenextraktor wie Thunderbit. Für CRM-Integration wähle HubSpot oder Zoho CRM. Für beste Zustellbarkeit setze auf SmartReach.io oder Woodpecker. Berücksichtige Teamgröße, Budget und ob du Multi-Channel oder kreative Personalisierung brauchst.

3. Kann ich mehrere Tools kombinieren?
Absolut. Viele Teams bauen ihre Lead-Listen mit Thunderbit und importieren die Kontakte dann in Mailshake, Lemlist oder Outreach für die Kampagnen. Integration ist entscheidend – achte darauf, dass die Tools mit deinem CRM und anderen Apps harmonieren.

4. Was ist der Unterschied zwischen Sales-Engagement-Plattformen und E-Mail-Marketing-Tools?
Sales-Engagement-Plattformen (wie Outreach, Salesloft, Reply.io) sind auf mehrstufige, kanalübergreifende Sequenzen für den Vertrieb ausgelegt. E-Mail-Marketing-Tools (wie Mailchimp, SendinBlue) sind für Newsletter und Massenkampagnen gedacht. Manche Tools (wie HubSpot) können beides.

5. Wie verhindere ich, dass meine E-Mails im Spam landen?
Nutze Tools mit integrierten Zustellbarkeitsfunktionen (SmartReach.io, Woodpecker), wärme deine Domain auf, prüfe deine E-Mail-Listen und vermeide Spam-Inhalte. Personalisierung ist Pflicht – und versende keine Massenmails auf einmal.

Bereit, dein Outbound-Engagement zu steigern? Starte mit für hochwertige Lead-Listen und wähle dann das Automatisierungstool, das zu deinem Workflow passt. Für weitere Tipps und Insights schau im vorbei. Viel Erfolg – und auf hohe Antwortquoten!

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