Kaltakquise: Ein praxisnaher Leitfaden für Vertriebsteams 2025

Als ich meine ersten Gehversuche im SaaS-Vertrieb gemacht habe, war Kaltakquise für mich ehrlich gesagt wie Rosenkohl essen: Jeder weiß, dass es gesund ist, aber wirklich Lust darauf hat kaum jemand. Jetzt schreiben wir das Jahr 2025 – Künstliche Intelligenz ist überall, die E-Mail-Postfächer platzen aus allen Nähten, und trotzdem ist der klassische Kaltanruf lebendiger denn je. Tatsächlich ist er oft das Ass im Ärmel für Vertriebsprofis, die im digitalen Lärm auffallen und echte Gespräche führen wollen.

Ich habe es selbst erlebt (und von vielen Vertriebsteams gehört): Kaltakquise ist nicht nur quicklebendig – sie entwickelt sich ständig weiter. Die Zahlen sprechen für sich: Trotz aller „Kaltakquise ist tot“-Rufe setzen 68 % der Vertriebsorganisationen weiterhin auf Kaltakquise in irgendeiner Form, und viele greifen sogar häufiger zum Telefon als früher. Egal, ob du alter Hase im Vertrieb bist oder gerade erst loslegst – dieser Leitfaden ist für dich. Wir klären, was Kaltakquise heute wirklich bedeutet, warum sie immer noch relevant ist und wie du mit modernen Tools wie schneller und entspannter an neue Kontakte kommst. Los geht’s!

Was ist Kaltakquise? Die Basics im Überblick

Starten wir ganz am Anfang: Was ist Kaltakquise eigentlich? Kurz gesagt: Du greifst zum Telefon und rufst jemanden an, mit dem du noch nie zuvor Kontakt hattest – in der Hoffnung, ein Gespräch über dein Produkt oder deine Dienstleistung zu starten. Keine vorherigen E-Mails, keine Empfehlungen, nur du, dein Telefon und eine Liste unbekannter Namen.

Definition Kaltakquise:

Kaltakquise bedeutet, dass du aktiv potenzielle Kunden ansprichst, die bisher keinerlei Interesse an deinem Angebot gezeigt haben – meist per Telefon –, um dein Produkt oder deine Dienstleistung vorzustellen und ein Verkaufsgespräch zu starten.

Das Entscheidende ist das „kalt“: Die Angerufenen kennen dich nicht – und du sie auch nicht. Im Gegensatz dazu steht die Warmakquise, bei der du jemanden kontaktierst, der bereits Interesse gezeigt hat (zum Beispiel durch einen Whitepaper-Download, ein Webinar oder eine Empfehlung). Und dann gibt es noch die „Hot Calls“ – das sind die seltenen Fälle, in denen der Interessent aktiv um einen Rückruf bittet.

Beispiele:

• Kaltakquise: Du rufst eine Liste lokaler Geschäftsinhaber an, die dich noch nie zuvor gehört haben.
• Warmakquise: Du kontaktierst jemanden, der ein Kontaktformular auf deiner Website ausgefüllt hat.
• Hot Call: Du rufst einen Interessenten an, der geschrieben hat: „Bitte rufen Sie mich schnellstmöglich an, ich bin interessiert!“

Auch 2025 geht es bei Kaltakquise immer noch um den ersten, ungefragten Kontakt – aber mit gezielterem Targeting, besseren Daten und deutlich mehr Fingerspitzengefühl als früher.

Warum Kaltakquise 2025 immer noch ein Muss ist

Warum solltest du überhaupt noch Kaltakquise machen, wenn du auch hunderte E-Mails verschicken oder LinkedIn-Nachrichten schreiben könntest? Ganz einfach: Kaltakquise funktioniert immer noch – vorausgesetzt, du machst es richtig.

Die besonderen Stärken der Kaltakquise

• Direktes Feedback: Während E-Mails oft tagelang unbeantwortet bleiben oder im Spam landen, bekommst du am Telefon sofort eine Reaktion – egal ob Interesse, Verwirrung oder Ablehnung.
• Persönliche Verbindung: Die Stimme schafft Vertrauen. Einen sympathischen Menschen am Telefon wegzudrücken, fällt schwerer als eine E-Mail zu löschen.
• Entscheider erreichen: Tatsächlich bevorzugen 57 % der Führungskräfte den Erstkontakt per Telefon – bei Managern sind es immerhin 47 %. Manchmal ist das Telefon der einzige Weg, um an die richtigen Leute zu kommen.
• Pipeline füllen: Wenn die Inbound-Leads ausbleiben, ist Kaltakquise der proaktive Weg, um den Vertriebstrichter zu füllen.
• Direkte Bedarfsanalyse: Du kannst Fragen stellen, Einwände direkt klären und dein Angebot spontan anpassen – das schafft keine E-Mail-Vorlage.

Kaltakquise in Zahlen

• Erfolgsquote: Die durchschnittliche Erfolgsquote bei Kaltakquise liegt 2025 bei etwa . Das heißt: Von 100 Anrufen führen 2–3 zu einem Termin. Nicht viel – aber diese Termine können große Deals bringen.
• Abschlussrate: Von den qualifizierten Leads werden etwa . Es ist ein Zahlenspiel – aber eines, das sich lohnt.
• Erreichbarkeit: , und 82 % der Käufer nehmen zumindest gelegentlich Termine mit Anrufern wahr.
• Dranbleiben lohnt sich: Im Schnitt braucht es 3 Anrufversuche, um einen Kontakt zu erreichen, und 93 % der erfolgreichen Gespräche entstehen spätestens beim dritten Versuch.

Wo Kaltakquise besonders punktet & der ROI

Hier eine Übersicht, wo Kaltakquise besonders glänzt:

Fazit: Kaltakquise ist kein Relikt, sondern eine wichtige, renditestarke Fähigkeit für moderne Vertriebsteams – besonders in Kombination mit digitalen Kanälen.

Die richtige Zielgruppe: So findest du die passenden Kontakte für die Kaltakquise

Hand aufs Herz: Wildfremde Leute anzurufen ist der schnellste Weg zu Frust (und Heiserkeit). Das Geheimnis erfolgreicher Kaltakquise? Die richtigen Personen ansprechen. Das heißt: Eine hochwertige Liste mit Kontakten, die wirklich zu deinem Wunschkundenprofil passen.

Warum gezieltes Targeting so entscheidend ist

• Bessere Passung = bessere Ergebnisse: Je besser die Kontakte zu deinem Idealprofil passen, desto höher die Abschlussquote.
• Zeit sparen: Wer gezielt anruft, verschwendet weniger Zeit mit ungeeigneten Kontakten.
• Personalisierung: Mit guten Daten kannst du dein Gespräch individuell gestalten und dich von der Masse abheben.

Wie Thunderbit dich dabei unterstützt

Hier kommt ins Spiel. Nach Jahren im Vertriebs- und Automatisierungsbereich weiß ich, wie mühsam die Kontaktsuche sein kann. Mit dem KI-Web-Scraper von Thunderbit kannst du Namen, E-Mails, Telefonnummern, Adressen und Webseiten-Links aus Verzeichnissen, Listen und sogar PDFs extrahieren.

Angenommen, du verkaufst HR-Software an Tech-Startups. Statt stundenlang nach „HR-Manager in Berlin“ zu googeln und Daten zu kopieren, nutzt du Thunderbit, um ein Verzeichnis oder LinkedIn-Suchergebnisse zu scrapen – und hast in wenigen Minuten eine fertige Anrufliste mit Durchwahlen und E-Mails.

So nutzt du Thunderbit für deine Lead-Liste

Hier erfährst du, wie du mit Thunderbit deine Kaltakquise-Liste erstellst (und dir jede Menge Handarbeit sparst):

Schritt-für-Schritt: Kontaktdaten mit Thunderbit scrapen

1. Thunderbit Chrome-Erweiterung installieren:

   Lade sie herunter.

2. Zum gewünschten Verzeichnis navigieren:

   Das kann ein Branchenverzeichnis, eine Mitgliederliste, eine LinkedIn-Suche oder sogar eine Uni-Website sein.

3. Thunderbit aktivieren und „KI-Felder vorschlagen“ nutzen:

   Thunderbit erkennt automatisch relevante Felder wie Name, Firma, Telefon, E-Mail usw. Du kannst die Spalten anpassen.

4. Scraping starten:

   Klicke auf „Scrape“ und lass Thunderbit arbeiten. Bei Verzeichnissen mit Unterseiten (z. B. Einzelprofile) nutze „Subpages scrapen“, um noch mehr Details zu erhalten.

5. Exportieren und organisieren:

   Exportiere die Ergebnisse nach Excel, Google Sheets, Airtable oder Notion. Bereinige die Liste, filtere nach deinem Wunschkundenprofil – und schon kannst du loslegen.

Tipp: Thunderbit kann auch Adressen oder sogar Tech-Stacks von Unternehmen extrahieren – so hast du noch mehr Kontext für deine Gespräche.

Mehr Infos zum Scraping von Kontaktdaten findest du im .

Erfolgreich starten: Tipps für die Vorbereitung auf Kaltakquise

Gute Vorbereitung entscheidet, ob ein Kaltanruf floppt oder zum Termin führt. So legst du den Grundstein für deinen Erfolg, noch bevor du zum Hörer greifst.

1. Zielpersonen recherchieren

• Unternehmen & Rolle: Informiere dich, was das Unternehmen macht und welche Aufgaben dein Ansprechpartner hat. Ein kurzer LinkedIn-Check verrät oft aktuelle Themen oder Herausforderungen.
• Personalisierung: Suche nach einem Aufhänger – vielleicht gab es gerade eine Finanzierungsrunde, ein neues Produkt oder einen relevanten Post.
• Nutze deine Daten: Wenn du mit Thunderbit gescrapte Infos hast, verfügst du oft schon über Durchwahlen, E-Mails und Jobtitel für einen individuellen Einstieg.

2. Klare Ziele setzen

• Was willst du erreichen? Geht es um einen Termin, eine Qualifizierung oder einfach um die erste Vorstellung?
• Haupt- und Alternativziel: Habe ein klares Hauptziel (z. B. „Können wir einen Demo-Termin vereinbaren?“) und einen Plan B (z. B. „Darf ich Ihnen weitere Infos zusenden?“).

3. Überzeugender Gesprächseinstieg

• Direkt und menschlich: „Hallo [Name], hier ist Shuai von Thunderbit. Der Grund meines Anrufs ist...“
• Persönlich: Beziehe dich auf etwas Spezifisches („Ich habe gesehen, Ihr Team ist gerade gewachsen...“).
• Frage stellen: „Wie lösen Sie aktuell [Problem]?“

4. Das richtige Timing

• Beste Anrufzeiten: Studien zeigen, dass später Vormittag (10–11 Uhr) und später Nachmittag (16–17 Uhr) die besten Zeitfenster sind.
• Beste Wochentage: Mittwoch ist oft der Top-Tag, dicht gefolgt von Dienstag und Donnerstag. Montags und freitags? Lieber meiden.
• Zielgruppe beachten: Passe die Zeit an deine Branche an – Restaurantbesitzer solltest du z. B. nicht zur Mittagszeit anrufen.

5. Mit Skript, aber nicht wie ein Roboter

• Leitfaden statt Auswendiglernen: Habe einen roten Faden für Einstieg, Nutzenargumentation und typische Einwände – aber bleib im Gesprächsmodus.
• Üben: Sprich das Gespräch laut durch. Nimm dich auf, wenn du dich traust (es hilft, auch wenn es manchmal unangenehm ist).

Das richtige Timing für mehr Erfolg

Timing ist alles – denn zum falschen Zeitpunkt anzurufen ist wie zu spät zur Party zu kommen.

• Nachmittags am erfolgreichsten: Anrufe zwischen 16 und 17 Uhr haben eine als zur Mittagszeit.
• Mitte der Woche ist Trumpf: Mittwoch ist statistisch der beste Tag, Dienstag und Donnerstag sind ebenfalls stark.
• Montag & Freitag meiden: Da sind die meisten entweder im Wochenstart oder schon im Wochenende – dein Anruf geht unter.
• Eigene Daten auswerten: Jede Branche tickt anders. Notiere, wann du die besten Ergebnisse erzielst, und passe deinen Rhythmus an.

Am Telefon: Kaltakquise-Techniken, die wirklich funktionieren

Du hast deine Liste, deine Recherche und deinen Gesprächsleitfaden – jetzt kommt der spannende Teil: der Anruf.

So läuft ein erfolgreicher Kaltanruf ab

1. Einstieg & Beziehung aufbauen (erste 10–20 Sekunden)
   • Freundlich, selbstbewusst und klar sagen, wer du bist.
   • Mit einem „Pattern Interrupt“ starten: „Wie geht es Ihnen?“ kann die Erfolgsquote um das steigern.
2. Grund des Anrufs nennen
   • „Ich rufe an, weil ich gesehen habe, dass Ihr Vertriebsteam gewachsen ist – wir helfen Vertriebsleitern, neue Mitarbeiter schneller einzuarbeiten.“
3. Offene Frage stellen
   • „Wie gewinnen Sie aktuell neue Leads für Ihr Team?“
4. Zuhören & Mehrwert bieten
   • Lass den Gesprächspartner reden, mache Notizen, bringe bei Bedarf Beispiele ähnlicher Kunden.
5. Einwände behandeln (siehe unten)
6. Nächsten Schritt vereinbaren
   • „Wären Sie offen für ein kurzes Gespräch nächste Woche, um zu sehen, wie wir Sie unterstützen können?“
7. Abschluss & Bestätigung
   • Fasse die nächsten Schritte zusammen, bedanke dich und schicke direkt eine Follow-up-E-Mail.

Tipp: Nutze Formulierungen wie „wir“ oder „unsere Kunden“ und bleib positiv. Ein Lächeln am Telefon wirkt Wunder – das hört man tatsächlich.

Einwände und Ablehnung souverän meistern

Ablehnung gehört dazu. Aber Einwände sind kein Ende, sondern der Start eines echten Dialogs.

Typische Einwände & passende Antworten

• „Kein Interesse.“
  • „Verstehe ich. Viele sagen das anfangs. Darf ich fragen, wie Sie aktuell [Problem] lösen?“
• „Schicken Sie mir eine E-Mail.“
  • „Gerne. Was wäre für Sie besonders relevant, damit ich gezielt Infos schicken kann?“
• „Wir haben schon eine Lösung.“
  • „Super! Was schätzen Sie daran besonders? Einige unserer Kunden sind von [Wettbewerber] zu uns gewechselt, weil sie [besonderer Vorteil] gesucht haben.“
• „Was kostet das?“
  • „Das hängt vom Umfang ab, aber unsere Kunden sehen meist schon nach [Zeitraum] einen klaren Mehrwert. Wenn Preis ein Thema ist, erkläre ich Ihnen gerne die Optionen in einem kurzen Gespräch.“

Positiv bleiben – so klappt’s

• Nicht persönlich nehmen: Die meisten Absagen haben nichts mit dir zu tun – oft ist es einfach nicht der richtige Zeitpunkt.
• Einwände willkommen heißen: Sie zeigen, dass der Gesprächspartner sich mit dem Thema beschäftigt.
• Antworten parat haben: Lege dir für die häufigsten Einwände kurze, überzeugende Antworten zurecht.
• Reflektieren & verbessern: Nach jedem Anruf notieren, was gut lief und was du beim nächsten Mal anders machen würdest.

Nachfassen: So werden aus Kaltanrufen echte Chancen

Der eigentliche Erfolg zeigt sich nach dem Gespräch. Egal, ob du einen Termin vereinbart hast oder ein „Vielleicht“ bekommen hast – das Nachfassen entscheidet über den Deal.

• Schnelle, persönliche E-Mail: Beziehe dich auf das Gespräch, halte Zusagen ein (z. B. Case Studies, Infos) und bestätige die nächsten Schritte.
• Notizen dokumentieren: Nutze dein CRM oder eine Tabelle (z. B. aus Thunderbit-Export), um Ergebnisse, Pain Points und To-dos festzuhalten.
• Nächsten Kontakt planen: Wenn der Gesprächspartner „Melden Sie sich nächsten Monat“ sagt – Erinnerung setzen, nicht auf das Gedächtnis verlassen.
• Mehrkanal-Ansprache: Vernetze dich auf LinkedIn, schicke relevante Inhalte oder ein kurzes Video, um im Gedächtnis zu bleiben.
• Personalisieren mit Daten: Nutze gescrapte Infos (z. B. Firmennews, Jobtitel), um deine Follow-ups noch relevanter zu machen.

Wichtig: 80 % aller Abschlüsse benötigen mindestens 5 Nachfassaktionen nach dem Erstkontakt – aber 44 % der Vertriebsleute geben nach dem ersten Versuch auf. Dranbleiben lohnt sich!

Ergebnisse messen & Kaltakquise stetig verbessern

Nur wer misst, kann besser werden. Mit den richtigen Kennzahlen erkennst du, was funktioniert – und wo du nachjustieren solltest.

Wichtige Kennzahlen für die Kaltakquise

• Getätigte Anrufe: Wie viele Anrufe pro Tag? Top-Performer schaffen .
• Erreichbarkeitsquote: Wie viele Anrufe führen zu einem echten Gespräch? Ziel: 20–30 %.
• Erfolgsquote: Wie viele Anrufe führen zu einem Termin oder qualifizierten Lead? Im Schnitt , mit gezielten Listen auch 5–10 %.
• Abschlussquote: Wie viele Termine werden zu Kunden? Rund sind üblich.
• Follow-up-Erfolg: Wie viele Termine finden tatsächlich statt? Wie viele benötigen mehrere Kontakte?
• Gesprächsdauer: Erfolgreiche Kaltanrufe dauern im Schnitt .

Tipp: Mit den Datenexporten von Thunderbit kannst du deine Ergebnisse einfach in Excel oder Google Sheets auswerten.

Fazit & wichtigste Erkenntnisse

Kaltakquise ist 2025 alles andere als tot – sie ist gezielter, persönlicher und effizienter als je zuvor. Das Telefon bleibt einer der besten Wege, um im digitalen Rauschen durchzudringen und Entscheider direkt zu erreichen. Die Zahlen sprechen für sich: Kaltakquise bringt weiterhin Termine, füllt die Pipeline und sorgt für Abschlüsse – besonders in Kombination mit digitalen Kanälen und den richtigen Tools.

Das solltest du mitnehmen:

• Gute Vorbereitung ist alles: Recherchiere deine Zielpersonen, setze klare Ziele und personalisiere mit Daten.
• Dranbleiben zahlt sich aus: Mehrere Kontakte sind nötig – nicht nach dem ersten Versuch aufgeben.
• Technologie nutzen: Tools wie machen den Aufbau hochwertiger Listen so einfach wie nie.
• Ergebnisse messen & optimieren: Analysiere deine Zahlen, lerne aus jedem Gespräch und entwickle dich weiter.
• Mensch bleiben: Am Ende geht es im Vertrieb um Menschen. Sei authentisch, höre zu und liefere echten Mehrwert.

Wenn dir also jemand erzählt, Kaltakquise sei tot – lächle, greif zum Hörer und beweise das Gegenteil. Mit der richtigen Einstellung, den passenden Tools und cleveren Strategien werden aus Kaltanrufen warme Chancen – und vielleicht macht es dir sogar Spaß.

Du willst mehr Vertriebs- und Automatisierungstipps? Schau im vorbei oder entdecke weitere Guides wie .

Viel Erfolg beim Telefonieren – und vielleicht ist dein nächster Anruf der Startschuss für etwas Großes.

FAQs

1. Was ist Kaltakquise und wie unterscheidet sie sich von Warm- oder Hot Calls?

Kaltakquise bedeutet, potenzielle Kunden zu kontaktieren, die bisher kein Interesse an deinem Angebot gezeigt haben – meist telefonisch –, um dein Produkt oder deine Dienstleistung vorzustellen. Im Gegensatz zu Warm- oder Hot Calls gibt es keine vorherige Beziehung oder Interaktion mit dem Kontakt.

2. Warum ist Kaltakquise auch 2025 noch relevant?

Kaltakquise bleibt effektiv, weil sie direktes Feedback liefert, durch die Stimme eine persönliche Verbindung schafft und Entscheider oft zuverlässiger erreicht als digitale Kanäle. Besonders bei wenig Inbound-Leads oder in Nischenmärkten sorgt sie für einen starken ROI.

3. Wie können Vertriebsmitarbeiter effizient hochwertige Kaltakquise-Listen aufbauen?

Mit Tools wie Thunderbit lassen sich Kontaktdaten aus Verzeichnissen, LinkedIn oder PDFs schnell und präzise extrahieren. So entstehen im Handumdrehen Listen mit Namen, Rollen, E-Mails und Telefonnummern – und das Targeting wird deutlich einfacher.

4. Wann sind die besten Zeiten und Tage für Kaltakquise?

Die besten Zeiten für Kaltanrufe sind später Vormittag (10–11 Uhr) und später Nachmittag (16–17 Uhr), wobei Mittwoch der erfolgreichste Tag ist. Montags und freitags solltest du eher vermeiden, da viele beschäftigt oder schon im Wochenende sind.

5. Was sind typische Fehler bei der Kaltakquise – und wie kann man sie vermeiden?

Häufige Fehler sind mangelnde Vorbereitung, monotone Gesprächsführung, zu frühes Pitchen und fehlende nächste Schritte. Besser: individuell ansprechen, aktiv zuhören und immer auf ein Follow-up oder einen Termin hinarbeiten.