Die 10 besten Sales-Datenbank-Softwares: Funktionen und Bewertungen

Wer kennt es nicht: Es ist Montagmorgen, du kämpfst dich durch endlose Excel-Tabellen, suchst verzweifelt nach alten Leads oder fragst dich, warum euer CRM sich wie ein halbfertiges Uni-Projekt anfühlt. Glaub mir, du bist nicht allein! Ich habe das alles schon erlebt – zwischen Vertriebsalltag, SaaS-Tools und Gesprächen mit Teams, die sich einfach wünschen, dass ihre Technik ihnen hilft, statt sie auszubremsen. Die Wahl der richtigen Sales-Datenbank-Software entscheidet oft darüber, ob dein Vertriebsteam reibungslos läuft oder im Chaos versinkt.

Nach unzähligen Nutzerbewertungen, echtem Feedback aus dem Alltag und einigen Tassen Kaffee habe ich diesen Überblick über die beste Sales-Datenbank-Software für 2025 zusammengestellt. Egal, ob du ein Startup bist und dein erstes CRM suchst oder ein wachsendes Team, das endlich Routineaufgaben automatisieren will – hier erfährst du, worauf es wirklich ankommt, was nur Marketing ist und wie du das passende Tool für deinen Workflow findest.

So haben wir die beste Sales-Datenbank-Software bewertet

Die Wahl einer Sales-Datenbank ist mehr als nur das Abhaken einer Feature-Liste. Es geht darum, was deinem Team wirklich hilft, mehr Abschlüsse zu machen, Zeit zu sparen und den Überblick zu behalten. Mein Ansatz für diesen Vergleich:

• Benutzerfreundlichkeit: Vertriebler sollen verkaufen, nicht Datenbanken verwalten. Ich habe nach Tools gesucht, die sofort verständlich sind und kaum Einarbeitung brauchen. Das ist entscheidend – immerhin sagen .
• Integrationen: Dein CRM sollte sich easy mit E-Mail, Kalender, Marketing- und Support-Tools verbinden lassen. Sonst entstehen Datensilos, die niemand braucht.
• Automatisierung & KI: Besonders wichtig waren mir Plattformen, die Routineaufgaben (wie Dateneingabe und Nachverfolgung) automatisieren und smarte Features wie Lead-Scoring oder KI-gestützte Einblicke bieten. – das ist verlorene Zeit.
• Preis & Skalierbarkeit: Ich habe nicht nur auf den Einstiegspreis geschaut, sondern auch darauf, wie gut sich die Tools mit deinem Team weiterentwickeln. Manche sind ideal für Einzelunternehmer, andere für große Vertriebsteams.
• Nutzerbewertungen: Ich habe G2, Capterra, TrustPilot und den Chrome Web Store nach echtem Nutzerfeedback durchforstet. Lob für einfache Bedienung oder Kritik an komplizierten Prozessen findest du hier wieder.

Zusätzlich habe ich Branchenberichte und Best-Practice-Listen einbezogen – aber am wichtigsten war für mich, was echte Nutzer nach einigen Monaten im Alltag berichten.

Schnellvergleich: Die beste Sales-Datenbank-Software im Überblick

Hier findest du einen direkten Vergleich der Top 10 Sales-Datenbank-Tools – inklusive Hauptfunktionen, Preise, Vorteile, Nachteile und für wen sie am besten geeignet sind. (Kleiner Spoiler: steht nicht umsonst ganz oben auf der Liste.)

Für mehr Details schau im vorbei oder lies Nutzerbewertungen auf , und .

Warum Sales-Datenbank-Software für B2B-Vertriebsteams so wichtig ist

Warum ist das Thema eigentlich so entscheidend? Sales-Datenbanken sind viel mehr als digitale Karteikästen. Sie sind das Rückgrat des modernen B2B-Vertriebs – von Lead-Management bis Pipeline-Planung. Die Zahlen sprechen für sich:

• Vertriebler verbringen nur . Der Rest ist Administration, Dateneingabe und Informationssuche.
• 91% der Unternehmen mit mehr als 11 Mitarbeitern nutzen ein CRM – und erzielen im Schnitt einen .
• Der ROI? .

Das bringt eine gute Sales-Datenbank konkret:

Fazit: Eine gute Sales-Datenbank ist wie ein Navi für dein Vertriebsteam – sie zeigt den Weg, warnt vor Stolpersteinen und bringt dich schneller ans Ziel.

Thunderbit: Die einfachste KI-gestützte Sales-Datenbank für moderne Teams

Ich geb’s zu, ich bin hier nicht ganz neutral – ist mein Herzensprojekt. Aber es ist auch das Tool, das ich mir früher gewünscht hätte, als ich noch stundenlang Listen kopiert oder Wettbewerber beobachtet habe. Thunderbit ist ein , entwickelt für Business-Anwender – nicht nur für Datenprofis.

Was macht Thunderbit besonders?

• KI-Feldvorschläge: Mit einem Klick auf „KI-Feldvorschläge“ scannt Thunderbit jede Website und schlägt passende Felder für die Extraktion vor. Kein Programmieren, kein Selector-Gefrickel. Fast wie ein Praktikant, der wirklich versteht, was du brauchst.
• Subseiten- & Paginierungsscraping: Du willst eine Liste über 20 Seiten hinweg extrahieren oder Details von Unterseiten holen? Thunderbits KI-Agent springt automatisch durch Seiten und Unterseiten.
• Sofort-Vorlagen: Für bekannte Seiten (Amazon, Zillow, LinkedIn usw.) gibt’s 1-Klick-Vorlagen. Kein Setup, einfach exportieren. Perfekt für Preisüberwachung, Immobilien oder Lead-Generierung.
• Kostenloser Datenexport: Exportiere deine Daten gratis nach Excel, Google Sheets, Airtable oder Notion – ohne versteckte Kosten. Auch CSV oder JSON sind möglich.
• KI-Autofill: Thunderbit kann nicht nur Daten extrahieren, sondern auch Formulare automatisch ausfüllen. Kontext wählen, Enter drücken, fertig.
• Geplantes Scraping: Richte Web-Monitoring in Alltagssprache ein („diese Seite jeden Tag um 9 Uhr scrapen“) – Thunderbits Cloud erledigt den Rest. Perfekt für Preis- oder Angebotsüberwachung.
• Integrationen: Übertrage Daten direkt in deinen Workflow – kein manuelles Kopieren oder Importieren mehr.

Wer nutzt Thunderbit?

• Vertriebsteams: Leads aus Verzeichnissen extrahieren, ins CRM oder in Tabellen exportieren und per KI automatisch kategorisieren lassen.
• E-Commerce-Teams: Wettbewerber-Preise, SKUs und Lagerbestände überwachen – ohne stundenlange Dateneingabe.
• Immobilienmakler: Angebote sammeln und mit Kontaktdaten oder Objektdetails aus Unterseiten anreichern.

Was sagen die Nutzer?

Thunderbit ist noch relativ neu, aber das Feedback ist durchweg positiv. Im gibt es eine bei über 40.000 Nutzern. Besonders gelobt wird die Einfachheit – ein Nutzer schrieb, es sei „wie ein Praktikant, der das Kopieren für dich übernimmt“. Ein anderer nannte es „der einzige KI-Web-Scraper, der wirklich hält, was er verspricht“ ().

Auch die Genauigkeit überzeugt: Thunderbits KI-Parsing liefert selbst auf unübersichtlichen Seiten saubere Ergebnisse – ein echter Vorteil für Lead-Generierung und Recherche. Natürlich ist kein Tool perfekt: Wer 100+ Seiten auf einmal scrapt, muss manchmal einen zweiten Versuch starten (), aber insgesamt spart Thunderbit viel Zeit und liefert saubere Daten.

Wie sieht das Preismodell aus?

Thunderbit arbeitet mit einem Creditsystem: 1 Credit = 1 ausgegebene Zeile. Im Gratis-Tarif kannst du 6 Seiten scrapen (unabhängig von der Zeilenzahl pro Seite), mit Testphase bis zu 10. Bezahlpläne starten ab ca. 15 $/Monat und skalieren für größere Teams. Eine Seite kann dutzende Leads liefern – das ist deutlich günstiger als manuelle Dateneingabe.

Lust auf einen Test?

Hier kannst du die oder weitere Anwendungsfälle im entdecken.

Salesforce: Der anpassbare CRM-Marktführer für große Vertriebsteams

ist der Platzhirsch unter den CRMs. Wer maximale Anpassung, fortschrittliche Analysen und Integrationen mit praktisch jedem Tool braucht, kommt an Salesforce kaum vorbei.

Warum Salesforce?

• Anpassbarkeit: Eigene Objekte, Felder, Workflows – was du dir vorstellen kannst, lässt sich meist umsetzen (mit entsprechendem Aufwand).
• Integrations-Ökosystem: Tausende Drittanbieter-Apps auf dem AppExchange, dazu native Integrationen mit Marketing, Support und Finanzen.
• KI (Einstein): Prognosen, Lead-Scoring und automatische Datenerfassung.
• Skalierbarkeit: Für tausende Nutzer und Millionen Datensätze geeignet.

Wo sind die Haken?

• Lernkurve: Salesforce ist mächtig, aber nicht selbsterklärend. Viele Teams brauchen einen eigenen Admin oder Entwickler.
• Kosten: Erweiterte Funktionen und Add-ons können schnell teuer werden. Für große Unternehmen lohnt sich die Investition aber meist.
• Zu viel für kleine Teams: Für Startups mit fünf Leuten ist Salesforce oft überdimensioniert.

Nutzerbewertungen

Salesforce erzielt konstant etwa und wird von Gartner & Co. als Marktführer gelistet. Gelobt werden Zuverlässigkeit und Funktionsvielfalt, kritisiert werden Komplexität und Preis.

Pipedrive: Visuelles Pipeline-Management für wachsende Teams

ist das CRM für alle, die ihre Deals auf einen Blick sehen und einfach per Drag & Drop verschieben wollen.

Was macht Pipedrive besonders?

• Visuelle Pipelines: Kanban-Boards für schnellen Überblick über alle Deals.
• Anpassbare Phasen: Pipelines für verschiedene Produkte oder Teams individuell gestalten.
• Workflow-Automatisierung: Automatische Nachverfolgung, Aufgaben und mehr (in höheren Tarifen).
• Mobile App: Deals auch unterwegs aktualisieren.

Vorteile und Nachteile

• Vorteile: Sehr intuitiv, günstig, ideal für kleine/mittlere Teams. .
• Nachteile: Begrenzte Funktionen im Basistarif, keine Gratisversion, keine komplette Marketing-Suite.

Für Teams, die Pipeline-Management lieben, ist Pipedrive eine klare Empfehlung.

Bardeen: KI-Automatisierung für Lead-Generierung und Dateneingabe

ist wie ein digitaler Assistent, der Routineaufgaben liebt. Die Chrome-Erweiterung automatisiert Web-Scraping, Dateneingabe und verbindet deine Lieblingstools.

Warum Bardeen nutzen?

• No-Code-Automatisierung: Playbooks für Scraping, CRM-Updates oder App-übergreifende Workflows erstellen.
• Web-Scraping: Leads von LinkedIn, Firmenwebsites oder beliebigen Seiten extrahieren.
• Integrationen: Funktioniert mit Google Sheets, Notion, HubSpot und mehr.

Nutzerfeedback

• Vorteile: Automatisierung pur, intuitiv für Technikaffine, spart viel Zeit ().
• Nachteile: Gratisversion limitiert, kostenpflichtig bei Vielnutzung, Lernkurve bei komplexen Abläufen.

Wer keine Lust mehr auf Copy-Paste hat und Vertriebsaufgaben automatisieren will, sollte Bardeen testen.

Zendesk: Kundenservice trifft Sales-Datenbank

ist vor allem für Support bekannt, bringt mit Zendesk Sell aber Vertrieb und Service auf einer Plattform zusammen.

Hauptfunktionen

• Einheitliche Kundenansicht: Vertrieb und Support sehen dieselben Daten – keine Verwirrung mehr, wer den Kunden betreut.
• Omnichannel: E-Mail, Telefon, SMS, Chat und Social Media in einem Dashboard.
• Automatisierung: Leads routen, Tickets zuweisen, Follow-ups automatisch auslösen.

Vorteile und Nachteile

• Vorteile: Ideal für Teams mit Überschneidung von Vertrieb und Support, starke Kollaboration, leistungsfähige Automatisierung.
• Nachteile: Volle Funktionen kosten mehr, Support nur per Ticket, API-Limits können Integrationen erschweren.

Wenn dein Vertrieb eng mit dem Support verzahnt ist, ist Zendesk eine gute Wahl.

Salesflare: Automatisiertes CRM für B2B-Vertrieb

macht CRM-Pflege zum Selbstläufer. Es zieht Daten automatisch aus E-Mails, Kalendern und Social-Accounts.

Was ist besonders?

• Automatisierte Dateneingabe: Erkennt E-Mail-Signaturen, protokolliert Meetings, hält Kontakte aktuell.
• Intelligente Erinnerungen: Automatische Hinweise, bevor Leads kalt werden.
• E-Mail-Integration: Sidebar in Gmail/Outlook, Tracking von Öffnungen und Klicks.

Nutzerbewertungen

• Vorteile: Automatische Datenerfassung, ideal für kleine B2B-Teams, schneller Einstieg.
• Nachteile: Weniger Anpassungen für große Unternehmen, keine Gratisversion, begrenzte Integrationen.

Wer CRM-Pflege vergisst oder hasst, wird Salesflare lieben.

Keap: All-in-One-CRM und Vertriebsautomatisierung für kleine Unternehmen

(früher Infusionsoft) ist das Schweizer Taschenmesser für kleine Unternehmen – CRM, Marketing-Automatisierung und Zahlungsabwicklung in einem.

Warum Keap?

• Lead-Erfassung: Webformulare, Landingpages, automatische Zuweisung.
• Automatisierung: Visueller Drag-and-Drop-Builder für Follow-ups, Erinnerungen und Kampagnen.
• Zahlungen: Integrierte Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung.

Vorteile und Nachteile

• Vorteile: Leistungsstarke Automatisierung, All-in-One-Plattform, starker Onboarding-Support.
• Nachteile: Hoher Einstiegspreis, aufwendige Einrichtung, überdimensioniert ohne Marketingbedarf.

Für Einzelunternehmer oder kleine Firmen, die alles automatisieren wollen, ist Keap ideal.

Zoho: Günstige, anpassbare CRM-Suite

CRM ist der Allrounder unter den günstigen, flexiblen Sales-Datenbanken. Teil einer großen Business-App-Suite, aber auch eigenständig stark.

Was sticht hervor?

• Anpassung: Eigene Module, Felder, Workflows – individuell für deinen Prozess.
• KI-Assistent (Zia): Lead-Scoring, Anomalie-Erkennung, Abfragen in natürlicher Sprache.
• Integrationen: Verbindet sich mit Zoho-Apps und vielen Drittanbietern.

Vorteile und Nachteile

• Vorteile: Top Preis-Leistung, sehr flexibel, viele Integrationen.
• Nachteile: Oberfläche kann bei vielen Modulen unübersichtlich werden, manche Funktionen nur in höheren Tarifen.

Wer ein CRM sucht, das mitwächst und das Budget schont, ist bei Zoho richtig.

Freshworks: KI-gestütztes CRM für schnell wachsende Teams

(von Freshworks) ist ein modernes CRM mit integrierter KI – ideal für Teams, die schnell starten wollen.

Hauptfunktionen

• Freddy AI: Prognosen, Deal-Insights, kontextbasierte E-Mail-Entwürfe.
• Omnichannel: Integriertes Telefon, E-Mail und Chat.
• Schneller Einstieg: Übersichtliche Oberfläche, einfache Einarbeitung, gute Tutorials.

Vorteile und Nachteile

• Vorteile: Sehr benutzerfreundlich, starke KI (in höheren Tarifen), günstiger Einstieg.
• Nachteile: KI nicht im Basistarif, weniger Anpassungen für Großunternehmen.

Für schnell wachsende Teams, die KI ohne Salesforce-Komplexität wollen, ist Freshsales eine gute Wahl.

EngageBay: Günstige All-in-One-CRM-Lösung für kleine Unternehmen

ist die preiswerte All-in-One-Plattform für CRM, Marketing-Automatisierung und Support.

Was ist enthalten?

• CRM & Vertrieb: Kontaktmanagement, Pipelines, Lead-Scoring.
• Marketing-Automatisierung: E-Mail-Kampagnen, Landingpages, Workflows.
• Support: Ticketing, Live-Chat, Wissensdatenbank.

Vorteile und Nachteile

• Vorteile: Sehr günstig, viele Funktionen für den Preis, einheitliche Plattform.
• Nachteile: Begrenzte Integrationen, einfache Berichte, Oberfläche nur auf Englisch.

Für kleine Unternehmen oder Startups, die alles aus einer Hand wollen, ist EngageBay einen Blick wert.

So findest du die beste Sales-Datenbank-Software für dein Team

Du hast die Auswahl – aber wie triffst du die richtige Entscheidung? Hier meine Checkliste aus vielen Jahren Praxis und „Warum haben wir das eigentlich gekauft?“-Momenten:

1. Ziele definieren: Willst du Lead-Erfassung automatisieren, Follow-ups verbessern oder bessere Berichte? Schreib deine Must-haves auf.
2. Team einbinden: Das beste CRM ist das, das dein Vertriebsteam auch nutzt. Hol früh Feedback ein.
3. Integrationen prüfen: Liste deine aktuellen Tools (E-Mail, Kalender, Marketing, Support) und prüfe, ob das CRM dazu passt.
4. Benutzerfreundlichkeit testen: Probier die Gratisversion. Kann dein Team Leads anlegen, Deals verschieben und Berichte erstellen, ohne IT-Studium?
5. Komplexität anpassen: Kauf kein Salesforce, wenn du nur Pipeline-Tracking brauchst. Kauf kein einfaches CRM, wenn du tiefe Anpassungen brauchst.
6. Wachstum einplanen: Schau auf aktuelle und zukünftige Kosten. Manchmal spart ein etwas teureres Tool später teure Migrationen.
7. Pilotphase: Teste mit echten Daten, prüfe den Support, plane Rollout und Datenübernahme.
8. Sicherheit prüfen: Achte auf solide Sicherheits- und Compliance-Standards.
9. Nutzerbewertungen lesen: Was sagen echte Nutzer zu Support, Bugs und versteckten Kosten?

Entscheidungshilfe:

Fazit: Die beste Sales-Datenbank-Software für dein Unternehmen finden

Die Wahrheit ist: Es gibt nicht die eine „beste“ Sales-Datenbank für alle. Das richtige Tool passt zu deinem Team, deinen Prozessen und deinen Wachstumsplänen. Thunderbit ist ein Gamechanger für Teams, die Webdaten automatisiert in ihren Workflow bringen wollen. Salesforce ist der König der Anpassung für große Unternehmen. Pipedrive ist perfekt für visuelle Pipeline-Fans. Und für fast jeden Vertriebsstil gibt es hier die passende Lösung.

Wichtig ist die Akzeptanz: Ein einfaches Tool, das dein Team liebt, bringt mehr Umsatz als ein komplexes, das niemand nutzt. Nutze Gratis-Tests, lies echte Nutzerbewertungen und binde dein Team in die Entscheidung ein.

Und wenn du Zeit bei der Lead-Generierung sparen willst, probier aus – ich bin vielleicht voreingenommen, aber ich habe es genau für Leute wie dich gebaut. Auf mehr Abschlüsse, weniger Klicks und eine Sales-Datenbank, die wirklich hilft zu wachsen.

FAQs

1. Worauf sollte ich bei der Auswahl einer Sales-Datenbank-Software achten?

Achte auf Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten, Automatisierung und KI, Skalierbarkeit und Nutzerfeedback. Die beste Software vereinfacht deinen Workflow, reduziert manuelle Aufgaben und unterstützt dein Wachstum, ohne dein Team zu überfordern.

2. Welche Sales-Datenbank-Tools sind für kleine Teams oder Startups geeignet?

Für kleine Teams bieten Thunderbit, Pipedrive, Zoho und EngageBay benutzerfreundliche Oberflächen, alle wichtigen CRM-Funktionen und faire Preise. Thunderbit punktet bei automatisierter Lead-Generierung, Pipedrive und Zoho mit visuellen Pipelines und Anpassbarkeit.

3. Wie unterstützt Thunderbit die Lead-Generierung?

Thunderbit nutzt KI, um Web-Scraping, Formular-Autofill und geplante Datenerfassung zu automatisieren. So können auch Nicht-Techniker Leads direkt von Websites ins CRM oder in Tabellen exportieren – ganz ohne Programmierkenntnisse.

4. Ist Salesforce für jedes Vertriebsteam geeignet?

Nicht unbedingt. Salesforce ist ideal für große Unternehmen mit Bedarf an tiefer Anpassung, Analysen und vielen Integrationen. Für kleine Teams oder einfache Prozesse ist es oft zu komplex und teuer.

5. Wie verbessern Automatisierung und KI die Vertriebsleistung?

Automatisierung und KI nehmen manuelle Aufgaben wie Dateneingabe, Nachverfolgung und Lead-Scoring ab. Das verschafft mehr Zeit fürs Verkaufen, erhöht die Lead-Konvertierung, verbessert Prognosen und liefert smarte Einblicke für bessere Entscheidungen.

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