Die 18 besten Data-Entry-Programme für Präzision und Effizienz

Die Welt der Dateneingabe hat in den letzten Jahren einen echten Wandel erlebt. Früher hieß „Dateneingabe“: stundenlang Zahlen in Tabellen tippen, alles doppelt checken und hoffen, dass kein kleiner Fehler den ganzen Quartalsbericht durcheinanderbringt. Heute sind die Ansprüche noch höher: Schon ein winziger Patzer kann richtig teuer werden, während clevere Automatisierung die Produktivität locker um 40 % und mehr steigert. Egal ob Start-up oder Großunternehmen – die Wahl der richtigen Data-Entry-Software entscheidet über Präzision, Effizienz und, ganz ehrlich, auch über die eigenen Nerven.

Wie findet man also das perfekte Tool? Nach Jahren voller Tests – von klassischen Tabellen bis hin zu KI-gestützten Web-Scrapern – habe ich die 18 besten Data-Entry-Programme für 2025 zusammengestellt. Egal, ob du einfache Online-Formulare, smarte Automatisierung oder Tools für richtig komplexe, unstrukturierte Daten brauchst (wie , das wir selbst entwickelt haben) – hier ist für jede Unternehmensgröße, jedes Budget und jeden Use Case etwas dabei.

Warum die richtige Data-Entry-Software so entscheidend ist

Klar ist: Fehler bei der Dateneingabe kosten richtig Geld. Studien zeigen, dass hat und – mit Folgen wie Überverkäufen, Compliance-Problemen und Umsatzeinbußen. Die versteckten Kosten läppern sich schnell: – und das Nachbessern kostet nochmal extra Nerven.

Die gute Nachricht: Wer Dateneingabe automatisiert, und . Das ist ein echter Vorsprung im Wettbewerb. Die richtige Software kann Abläufe komplett verändern, Kosten senken und dein Team für wichtigere Aufgaben freischaufeln.

So habe ich die besten Data-Entry-Programme ausgewählt

Bei der Auswahl habe ich mich auf die wichtigsten Punkte für moderne Teams konzentriert:

• Benutzerfreundlichkeit: Kann jeder direkt loslegen oder braucht man einen Data-Science-Abschluss?
• Datenflexibilität: Kommt das Tool mit strukturierten und unstrukturierten Daten klar? Unterstützt es die nötigen Import-/Exportformate?
• Cloud-Kollaboration: Können Teams ortsunabhängig und in Echtzeit zusammenarbeiten?
• Automatisierung & Integration: Lässt sich das Tool mit anderen Systemen verbinden und wiederkehrende Aufgaben automatisieren?
• Sicherheit & Datenschutz: Sind sensible Daten gut geschützt, gerade in regulierten Branchen?
• Preisgestaltung: Passt das Tool ins Budget, gibt es kostenlose oder flexible Tarife?

Dazu habe ich Nutzerbewertungen, Praxisbeispiele und eigene Erfahrungen einfließen lassen. Und weil jedes Unternehmen anders tickt, findest du Hinweise, für wen welches Tool besonders geeignet ist – vom Großkonzern bis zum Außendienst.

Bereit für den Überblick? Los geht’s!

1. Thunderbit

ist meine absolute Empfehlung für alle, die Daten aus komplexen, unstrukturierten Quellen wie Webseiten, PDFs oder Bildern extrahieren und eingeben müssen. Als Mitgründer und CEO bin ich natürlich etwas voreingenommen – aber Thunderbit ist eine , die Dateneingabe so einfach macht wie einen Klick auf „KI-Felder vorschlagen“. Die KI liest die Seite, schlägt Spalten vor und überträgt die Daten in eine strukturierte Tabelle – ganz ohne Programmierkenntnisse oder Vorlagen.

Hauptfunktionen:

• KI-Datenerfassung: Extrahiert Daten aus Webseiten, PDFs und Bildern in Sekunden.
• Unterseiten & Paginierung: Die KI navigiert automatisch durch Unterseiten und Paginierungen.
• Sofort-Export: Daten direkt nach Excel, Google Sheets, Airtable oder Notion exportieren.
• Geplanter Scraper: Wiederkehrende Aufgaben per natürlicher Sprache automatisieren.
• Kostenloser Datenexport: Export und Download sind immer gratis.
• Sicherheit: Datenverarbeitung lokal oder in sicheren Cloud-Umgebungen.

Ideal für: Business-User, die Daten aus unstrukturierten Quellen erfassen müssen – z. B. Leads, Produktdaten, Immobilienangebote.

Preise: Kostenlos bis zu 6 Seiten; kostenpflichtige Tarife ab 15 $/Monat für 500 Credits ().

Warum ich es liebe: Thunderbit ist das einzige Tool, das aus „Ich brauche diese chaotischen Daten in einer Tabelle“ in zwei Klicks „erledigt“ macht. Ein echter Gamechanger für alle, die schon mal stundenlang kopiert haben.

2. Microsoft Excel

ist der Klassiker unter den Dateneingabe-Tools. Flexibel, leistungsstark und tief in Microsoft 365 integriert. Excel bietet Datenvalidierung, Vorlagen und Automatisierung über Makros und Power Query.

Hauptfunktionen:

• Flexible Dateneingabe: Tabellen, Vorlagen und individuelle Layouts.
• Automatisierung: Makros, Power Query und externe Datenanbindungen.
• Zusammenarbeit: Echtzeitbearbeitung mit Microsoft 365.
• Sicherheit: Unternehmensweite Sicherheits- und Compliance-Standards.

Ideal für: Teams mit Microsoft 365, Finanzen, Operations und alle, die Pivot-Tabellen lieben.

Preise: In Microsoft 365 enthalten; Einzelplatzlizenzen verfügbar.

Einschränkung: Für unstrukturierte Daten oder große Automatisierung nicht optimal. , wenn nicht sorgfältig verwaltet.

3. Google Sheets

ist die erste Wahl für cloudbasierte, kollaborative Dateneingabe. Kostenlos, überall verfügbar und nahtlos mit Google Forms und anderen Tools integrierbar.

Hauptfunktionen:

• Echtzeit-Kollaboration: Mehrere Nutzer können gleichzeitig arbeiten.
• Cloud-basiert: Zugriff von jedem Gerät, überall.
• Integration: Verknüpfung mit Google Forms, Zapier u. v. m.
• Versionsverlauf: Änderungen nachverfolgen und zurücksetzen.

Ideal für: KMU, verteilte Teams und alle, die gemeinsam Daten erfassen.

Preise: Für Einzelpersonen kostenlos; in Google Workspace für Unternehmen enthalten.

Fun Fact: Über für Produktivität.

4. Zoho Forms

ist ein vielseitiger Online-Formular-Builder mit starker Integration ins Zoho-Ökosystem. Perfekt für KMU, die anpassbare Formulare, Workflows und Analysen benötigen.

Hauptfunktionen:

• Drag-and-Drop-Builder: Formulare in Minuten erstellen.
• Workflow-Automatisierung: Einreichungen weiterleiten, E-Mails auslösen, Integration mit 150+ Apps.
• Offline-Datenerfassung: Daten auch ohne Internet sammeln.
• Teamarbeit: Formulare teilen und Antworten gemeinsam verwalten.

Ideal für: KMU, HR, Vertrieb und Teams, die schnell Formulare benötigen.

Preise: Kostenloser Tarif verfügbar; kostenpflichtig ab 10 $/Monat ().

5. JotForm

ist ein benutzerfreundlicher Formular-Builder mit riesiger Vorlagenbibliothek und vielen Integrationen (Google Drive, CRMs, Zahlungsanbieter).

Hauptfunktionen:

• Vorlagenvielfalt: Über 10.000 fertige Formulare.
• Integrationen: Anbindung an Google Sheets, HubSpot u. v. m.
• Mobil optimiert: Formulare sehen auf jedem Gerät gut aus.
• Analysen: Einreichungen und Performance auswerten.

Ideal für: Marketing, Verwaltung, Support und alle, die flexible Formulare brauchen.

Preise: Kostenloser Tarif; kostenpflichtig ab 34 $/Monat ().

6. Typeform

bringt Dateneingabe mit interaktiven, dialogorientierten Formularen auf ein neues Level und sorgt so für deutlich höhere Abschlussraten.

Hauptfunktionen:

• Konversationelles UI: Eine Frage pro Schritt für mehr Beteiligung.
• Individuelle Logik: Fragen passen sich den Antworten an.
• Integrationen: Anbindung an 120+ Apps.
• Analysen: Detaillierte Auswertung der Antworten.

Ideal für: Umfragen, Onboarding, Feedback und alle, denen Nutzererlebnis wichtig ist.

Preise: Kostenloser Tarif; kostenpflichtig ab 25 $/Monat.

Tipp: als mit klassischen Formularen.

7. ProntoForms

(jetzt TrueContext) ist auf mobile Datenerfassung im Außendienst spezialisiert – ideal für Inspektionen, Serviceeinsätze und Teams unterwegs.

Hauptfunktionen:

• Mobile First: Offline-Datenerfassung, Synchronisation bei Verbindung.
• Workflow-Automatisierung: Daten werden direkt an die richtigen Systeme weitergeleitet.
• Integration: Anbindung an Salesforce, ServiceNow u. v. m.
• Analysen: Echtzeit-Dashboards für Felddaten.

Ideal für: Betrieb, Logistik, Außendienst und Fertigung.

Preise: Ab 15 $/Nutzer/Monat; erweiterte Tarife für Unternehmen ().

ROI: Ein Hersteller .

8. Salesforce Data Loader

ist der Standard für Massenimport, -export und -aktualisierung von Salesforce-CRM-Daten.

Hauptfunktionen:

• Massenverwaltung: Millionen Datensätze importieren/exportieren.
• Planung: Wiederkehrende Aufgaben automatisieren.
• Integration: Eng mit Salesforce-Workflows verknüpft.

Ideal für: Unternehmen mit komplexen Salesforce-Umgebungen.

Preise: In Salesforce-Abos enthalten.

9. Quickbase

ist eine Low-Code-Plattform für individuelle Dateneingabe-Apps und Workflow-Automatisierung.

Hauptfunktionen:

• Individuelle Apps: Lösungen ohne Programmierung erstellen.
• Workflow-Automatisierung: Freigaben, Benachrichtigungen u. v. m. automatisieren.
• Berichte: Dashboards und Analysen in Echtzeit.
• Integration: Anbindung an zahlreiche Business-Tools.

Ideal für: Teams mit individuellen Prozessen oder bereichsübergreifender Zusammenarbeit.

Preise: Ab 35 $/Nutzer/Monat.

10. Alteryx

ist der Profi für Datenaufbereitung, -zusammenführung und Automatisierung – ideal für Analyse- und Operationsteams.

Hauptfunktionen:

• Drag-and-Drop-Workflows: Datenbereinigung und Validierung automatisieren.
• Integration: Anbindung an Datenbanken, Tabellen, APIs u. v. m.
• Skalierbarkeit: Verarbeitet auch sehr große Datenmengen problemlos.

Ideal für: Analyse, Operations und Teams mit großen, komplexen Datensätzen.

Preise: Ab 5.195 $/Jahr pro Nutzer.

Fun Fact: durch Alteryx-Automatisierung.

11. Airtable

vereint die Vorteile von Tabellen und Datenbanken und macht strukturierte Dateneingabe und Projektmanagement einfach.

Hauptfunktionen:

• Individuelle Ansichten: Grid, Kanban, Kalender u. v. m.
• Zusammenarbeit: Echtzeitbearbeitung und Kommentare.
• Automatisierung: Aktionen und Integrationen auslösen.
• Vorlagen: Schnellstart mit fertigen Lösungen.

Ideal für: Marketing, Projektmanagement, Content-Teams und Kreative.

Preise: Kostenloser Tarif; kostenpflichtig ab 20 $/Nutzer/Monat.

12. HubSpot Forms

eignet sich perfekt, um Leads und Kundendaten direkt ins HubSpot CRM zu erfassen.

Hauptfunktionen:

• Drag-and-Drop-Builder: Keine Programmierung nötig.
• Automatisierung: Folgeaktionen, Workflows und Analysen auslösen.
• Integration: Eng mit HubSpot Marketing- und Vertriebstools verknüpft.

Ideal für: Vertriebs- und Marketingteams mit Fokus auf Inbound-Strategien.

Preise: Kostenlos mit HubSpot CRM; erweiterte Funktionen in kostenpflichtigen Tarifen.

13. Cognito Forms

punktet mit fortschrittlicher Logik, Berechnungen und bedingten Workflows.

Hauptfunktionen:

• Bedingte Logik: Felder je nach Antwort ein- oder ausblenden.
• Berechnungen: Formulare für Angebote, Rechnungen u. v. m. erstellen.
• Integration: Anbindung an Zapier, Microsoft Flow u. a.

Ideal für: Finanzen, HR, Operations und alle, die erweiterte Validierung benötigen.

Preise: Kostenloser Tarif; kostenpflichtig ab 15 $/Monat.

14. Smartsheet

ist eine Projektmanagement-Plattform mit umfangreichen Funktionen für Dateneingabe und Nachverfolgung.

Hauptfunktionen:

• Vorlagen: Für Projekte, Betrieb und Ressourcenmanagement.
• Automatisierung: Benachrichtigungen, Freigaben, Erinnerungen.
• Berichte: Dashboards und Analysen in Echtzeit.
• Zusammenarbeit: Tabellen teilen und Berechtigungen verwalten.

Ideal für: Betrieb, PMO, funktionsübergreifende Teams.

Preise: Ab 9 $/Nutzer/Monat.

ROI: .

15. Kissflow

konzentriert sich auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen und Dateneingabe-Workflows.

Hauptfunktionen:

• Workflow-Builder: Prozesse per Drag-and-Drop automatisieren.
• Formularerstellung: Individuelle Formulare für jede Abteilung.
• Integration: Anbindung an HR-, Finanz- und Beschaffungstools.

Ideal für: HR, Einkauf, Finanzen und Teams, die wiederkehrende Prozesse automatisieren möchten.

Preise: Ab 15 $/Nutzer/Monat.

16. Formstack

ist ein sicherer, HIPAA-konformer Formular-Builder mit E-Signatur und Workflow-Automatisierung.

Hauptfunktionen:

• Sichere Formulare: HIPAA- und DSGVO-konform.
• Dokumentenautomatisierung: PDFs, Verträge u. v. m. generieren.
• E-Signatur: Unterschriften direkt im Formular erfassen.
• Integration: Anbindung an über 260 Apps.

Ideal für: Gesundheitswesen, Finanzen, Bildung und Compliance-orientierte Teams.

Preise: Ab 59 $/Monat.

17. Nintex

ist ein Schwergewicht für Prozessautomatisierung in Unternehmen – inklusive Dateneingabe und Freigaben.

Hauptfunktionen:

• Workflow-Automatisierung: Komplexe, mehrstufige Prozesse automatisieren.
• Integration: Tiefe Anbindung an Microsoft, Salesforce u. v. m.
• Analysen: Prozessleistung und ROI messen.

Ideal für: Große Unternehmen mit komplexen Workflow-Anforderungen.

Preise: Individuelle Angebote; ROI kann enorm sein ().

18. Formidable Forms

ist ein leistungsstarkes WordPress-Plugin für fortgeschrittene Formulare und Dateneingabe-Lösungen.

Hauptfunktionen:

• Berechnungen & Logik: Rechner, Quizze u. v. m. erstellen.
• Integration: Anbindung an CRMs, E-Mail-Tools und Zahlungsanbieter.
• Datenanzeige: Formulareinreichungen direkt auf der Website anzeigen.

Ideal für: Unternehmen mit WordPress, die individuelle Formulare benötigen.

Preise: Kostenlose Version; kostenpflichtig ab 39,50 $/Jahr.

Schnellvergleich: Die besten Data-Entry-Programme im Überblick

So findest du die passende Data-Entry-Software für dein Unternehmen

Hier meine Checkliste für die Auswahl:

1. Bedarf analysieren: Geht es um strukturierte oder unstrukturierte Daten? Brauchst du einfache Formulare oder komplexe Automatisierung?
2. Team berücksichtigen: Ist Echtzeit-Kollaboration wichtig? Wie technikaffin sind die Nutzer?
3. Integrationen prüfen: Funktioniert das Tool mit deinem CRM, ERP oder Analyse-Stack?
4. Skalierbarkeit bedenken: Wächst dein Bedarf? Kommt das Tool mit mehr Daten/Nutzern klar?
5. Testen: Nutze kostenlose Testphasen und Demos, bevor du dich festlegst.
6. Sicherheit priorisieren: Besonders bei sensiblen oder regulierten Daten.

Empfehlungen je nach Szenario:

• Beste Wahl für Außendienst: ProntoForms, Zoho Forms
• Beste Wahl für Marketing: Typeform, HubSpot Forms, JotForm
• Beste Wahl für komplexe Extraktion: Thunderbit, Alteryx
• Beste Wahl für Projektmanagement: Smartsheet, Airtable
• Beste Wahl für WordPress: Formidable Forms

Fazit: Die richtige Data-Entry-Software für Präzision und Effizienz finden

Dateneingabe ist heute viel mehr als nur Zahlen eintippen – es geht darum, Teams mit den passenden Tools auszustatten, um Daten gezielt zu erfassen, zu organisieren und für den Unternehmenserfolg zu nutzen. Ob du die Power von für chaotische Webdaten brauchst, die Vertrautheit von Excel schätzt oder die Zusammenarbeit in Google Sheets bevorzugst – für jeden Workflow und jedes Budget gibt es die passende Lösung.

Wichtig: Die beste Data-Entry-Software ist die, die zu deinen Anforderungen passt, mit deinem Unternehmen wächst und den Alltag leichter macht. Verzichte auf fehleranfällige Prozesse – probiere verschiedene Tools aus und erlebe, wie Produktivität und Datenqualität steigen.

Neugierig, wie KI die Dateneingabe revolutioniert? Im findest du weitere Tipps, Anleitungen und Insights.

Häufige Fragen (FAQ)

1. Welches Data-Entry-Tool ist am präzisesten für komplexe, unstrukturierte Daten?
überzeugt bei der Extraktion und Strukturierung von Daten aus Webseiten, PDFs und Bildern per KI. Ideal für Unternehmen, die unübersichtliche Dateneingaben automatisieren möchten.

2. Welches Tool eignet sich am besten für die Zusammenarbeit in Echtzeit?
ist die Top-Wahl für cloudbasierte Teamarbeit, aber auch und bieten starke Multi-User-Funktionen.

3. Was unterscheidet Form-Builder wie Typeform, JotForm und Zoho Forms?
setzt auf dialogorientierte, interaktive Formulare; bietet eine riesige Vorlagenbibliothek und Integrationen; punktet mit Workflow-Automatisierung und tiefer Zoho-Integration.

4. Wie kann ich Dateneingabe von Webseiten oder PDFs automatisieren?
Tools wie und nutzen KI und Automatisierung, um Daten aus unstrukturierten Quellen zu extrahieren – das spart Zeit und reduziert Fehler.

5. Worauf sollte ich bei der Auswahl von Data-Entry-Software achten?
Achte auf Benutzerfreundlichkeit, Datenflexibilität, Cloud-Kollaboration, Automatisierung/Integration, Sicherheit und Preis. Teste das Tool mit deinen realen Workflows, bevor du dich entscheidest.

Bereit für den nächsten Schritt? oder stöbere im . Viel Erfolg bei der Datenerfassung!

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