經營租賃生意真的很像在玩雜耍——只是你手上拋的不是盤子，而是電動工具、派對帳篷或公寓，一個閃失，損失可能就是幾百、幾千美金。我自己就看過存貨管理一不小心就出包：東西找不到、重複預約、花大把時間盯著 Excel，還有那種「欸，我們的電鋸到底去哪了？」的尷尬場面。其實這些問題一點都不小——有 43% 的小型企業根本沒在追蹤存貨，或還在用超容易出錯的手動方式，光是設備租賃產業，每年因失竊就損失 。這代表有一堆電鑽和現金就這樣憑空消失。
好消息是：你不用花大錢買軟體，也不用是資訊高手，就能輕鬆搞定租賃存貨。Microsoft Excel——這個你平常拿來做預算、記待辦的工具，其實也能變身成超強又彈性的租賃存貨管理表。如果再搭配像 這種現代自動化工具，甚至可以完全擺脫手動輸入，幾個點擊就能讓存貨資料即時更新。接下來就帶你從零開始打造租賃存貨 Excel 範本，學會自動化資料收集，還能根據不同租賃業態彈性調整——不管你是管車隊、派對設備，還是房地產物件都適用。
為什麼 Excel 是租賃存貨管理的神隊友
老實說，Excel 就是商業工具界的瑞士刀。全球有超過 ，而且超過 。為什麼？因為它簡單、彈性高，而且你電腦裡早就有。對中小型租賃業者來說，Excel 完全夠用：不用學新系統、不用砸大錢，也不用等 IT 幫你搞定。
Excel 會成為租賃存貨管理神隊友的原因：
- 彈性超高： 你可以依照自己生意的需求設計表格，從滑雪板到套房都能追蹤。
- 公式自動算： 自動計算可用庫存、逾期歸還、租賃天數等，省去手動麻煩。
- 資料驗證： 下拉選單確保狀態或分類一致，拼錯字的機會大減。
- 條件格式： 逾期、庫存不足等狀況一眼就看出來，馬上標示。
- 高度自訂： 從簡單開始，生意變大再加樞紐分析、巨集等進階功能。
跟專業存貨軟體比起來，Excel 可以隨著你的業務一起成長。等你想升級時，資料結構也早就整理好，轉移超方便。
規劃你的租賃存貨 Excel 範本
在 Excel 開始動手前，先花點時間想清楚。相信我，前面多想一點，後面會省超多麻煩。
先問自己：
- 我出租哪些東西？
- 每個東西需要記錄哪些細節？（像是編號、描述、存放地點）
- 每筆租賃要追蹤哪些資訊？（像是租客、租期、數量）
- 需不需要獨立管理客戶資料？
資料結構規劃建議：
- 分開工作表： 一張主存貨清單、一張租賃紀錄，還可以加一張客戶名單。
- 定義必要欄位： 物品細節、租賃狀態、客戶資訊，還有你生意特有的欄位。
- 避免重複： 每筆租賃只要引用物品編號或名稱，不要重複輸入物品資訊。
常見租賃存貨欄位：
- 物品名稱
- 唯一編號或 SKU
- 描述
- 分類
- 數量（總數、已租出、可用）
- 狀態（可租、已租、維修中等）
- 存放地點
- 租金（每日/每週）
- 客戶名稱/編號
- 租賃起訖日期
想參考範例，可以看看或。
步驟教學：從零打造租賃存貨 Excel 範本
準備好動手了嗎？以下是我推薦的 Excel 租賃存貨表設計步驟。
定義主要欄位與資料類型
存貨清單表：
| 欄位名稱 | 資料類型 | 用途 |
|---|---|---|
| 物品名稱 | 文字 | 資產的描述性名稱 |
| 物品編號 / SKU | 文字/數字 | 每個物品的唯一識別碼 |
| 分類 | 下拉選單 | 物品類型（如電子、車輛等） |
| 描述 | 文字 | 規格、尺寸、顏色等 |
| 總數量 | 數字 | 擁有的數量 |
| 已租出數量 | 數字/公式 | 目前外租的數量 |
| 可用數量 | 公式 | =總數量 - 已租出數量 |
| 狀態 | 下拉選單 | 可租、已租、維修中、遺失 |
| 存放地點 | 文字 | 物品存放位置 |
| 租金 | 貨幣 | 每日/每週租金 |
租賃紀錄表：
| 欄位名稱 | 資料類型 | 用途 |
|---|---|---|
| 訂單編號 | 文字/數字 | 每筆租賃交易的唯一編號 |
| 物品編號 / 名稱 | 下拉選單 | 連結到存貨物品 |
| 租賃數量 | 數字 | 租出的數量 |
| 起租日 | 日期 | 租賃開始日期 |
| 到期日 | 日期 | 預計歸還日期 |
| 實際歸還日 | 日期 | 實際歸還日期 |
| 客戶名稱 / 編號 | 文字/下拉選單 | 租用人 |
| 狀態 | 下拉選單 | 進行中、已完成、逾期 |
| 備註 | 文字 | 其他說明 |
客戶名單表（可選）：
| 欄位名稱 | 資料類型 | 用途 |
|---|---|---|
| 客戶編號 | 文字/數字 | 客戶唯一識別碼 |
| 姓名 | 文字 | 客戶全名 |
| 電話 | 文字 | 聯絡電話 |
| 電子郵件 | 文字 | 聯絡信箱 |
| 地址 | 文字 | 通訊地址 |
小技巧： 建議把表格設成 Excel 表格（Ctrl+T），這樣篩選、公式都更方便。
用 Excel 公式自動計算存貨
讓 Excel 幫你算：
-
可用庫存：
=總數量 - 已租出數量
或自動從租賃表計算已租出數量：
=SUMIFS(Rentals!C:C, Rentals!B:B, [@ItemID], Rentals!F:F, "")
（統計該物品所有進行中租賃數量） -
租賃天數：
=歸還日 - 起租日 + 1
（計算租用天數） -
逾期提醒：
=IF(AND(TODAY() > 到期日, 實際歸還日=""), "YES", "")
（標記逾期未歸還） -
庫存不足警示：
=IF(可用數量 < 補貨門檻, "庫存不足", "") -
統計數據：
用=SUM()或=COUNTIF()統計總數、已租出、逾期等。
想進階一點，可以參考。
用條件格式強化可視化
數字很重要，但顏色更能讓問題一目了然。條件格式這樣用：
-
逾期租賃標示：
選到期日欄，條件格式 > 新規則 > 使用公式：
=AND($E2 < TODAY(), $F2="")
設紅色底色。 -
庫存不足警示：
選可用數量欄，條件格式 > 新規則 >
=Cell Value = 0
設橘色或紅色底色。 -
狀態顏色標示：
「可租」標綠色、「維修中」標灰色、「遺失」標紅色粗體。 -
日期重點提示：
當天起租或到期的租賃高亮顯示。
更多靈感可參考 。
提升資料輸入效率：用 Thunderbit 搭配 Excel 範本
打造好範本只是第一步，真正的挑戰是怎麼輕鬆維護、即時更新。這時 就超好用。
Thunderbit 是一款 AI 驅動的網頁爬蟲 Chrome 擴充功能，能從網站、PDF 或圖片中擷取存貨資料，直接匯出到 Excel。再也不用手動複製貼上，也不怕 SKU 拼錯三種寫法。
Thunderbit 幫你做到：
- 批量擷取資料： 幾分鐘內就能從供應商網站或型錄抓下數十、數百筆物品資料。
- PDF 與圖片 OCR： 掃描清單或產品單據也能轉成 Excel 結構化資料。
- 一鍵匯出： 直接匯出到 Excel、Google Sheets、Airtable 或 Notion。
- AI 欄位建議： Thunderbit 會自動判斷頁面欄位，建議對應欄位，審核後點「爬取」即可。
- 排程爬取： 設定定期自動擷取，讓存貨或價格隨時保持最新。
Thunderbit 實戰應用場景
舉幾個例子：
-
批量導入新存貨：
進貨 50 項新商品？打開供應商網站，讓 Thunderbit 抓品名、SKU、規格、價格，匯出到 Excel，幾分鐘搞定。 -
更新租金行情：
想調整價格？爬取競爭對手類似商品或物件的價格，匯入 Excel 比較，快速調整自家租金。 -
從 PDF 或圖片擷取資料：
有房屋設備清單 PDF 或手寫存貨照片？Thunderbit 的 OCR 能直接轉成 Excel 資料。 -
子頁面爬取：
需要更多細節？Thunderbit 能自動點擊連結，抓取子頁（如產品或物件詳情）上的規格或圖片。 -
聯絡資訊擷取：
從供應商或客戶名錄抓 email、電話，Thunderbit 也有內建提取功能。
操作流程：
- 在 Chrome 開啟來源（網站、PDF、圖片）。
- 點擊 。
- 點「AI 建議欄位」（讓 AI 幫你判斷）。
- 點「爬取」。
- 匯出到 Excel，完成。
想深入了解，請參考 。
依產業調整租賃存貨 Excel 範本
每個租賃行業需求都不一樣，以下是幾種常見情境的調整建議：
範例：房地產租賃存貨管理
存貨清單表：
- 物件編號/名稱
- 地址
- 類型（公寓、華廈等）
- 房間/衛浴/坪數
- 傢俱設備（可另開表）
- 月租金
- 租約起訖日
- 承租人姓名/聯絡方式
- 狀態（已出租、空置）
- 維修備註
租賃/租約表：
- 租約編號
- 物件編號
- 承租人編號/姓名
- 租約起訖日
- 租金
- 押金
- 備註
小技巧： 如果有傢俱設備，建議另開一張表記錄每間物件的設備清單——Thunderbit 可協助從清單或 PDF 擷取。
範例：車輛租賃存貨管理
存貨清單表：
- 車輛編號（車牌或 VIN）
- 廠牌/型號
- 年份
- 類型/等級（SUV、轎車等）
- 里程數
- 上次保養/下次保養日
- 日/週租金
- 狀態（可租、已租、維修中）
- 目前承租人
- 租賃起訖日
- 保險資訊
租賃紀錄表：
- 租賃編號
- 車輛編號
- 客戶編號/姓名
- 出租日/到期日/歸還日
- 出租/歸還里程數
- 租金
- 備註
維修紀錄（可選）：
- 車輛編號
- 日期
- 維修類型
- 費用
- 備註
更多範本可參考。
搭配其他工具提升租賃存貨 Excel 範本效能
Excel 很強大，但結合對的工具，租賃管理會更順手。
-
Thunderbit Chrome 擴充功能：
自動化資料收集，讓存貨即時更新，減少手動錯誤。Thunderbit 的 AI 擷取、子頁爬取、直接匯出 Excel，對非技術用戶也很友善。 -
雲端儲存：
用 OneDrive 或 Google Drive 備份 Excel 檔，團隊隨時存取。 -
Google Sheets：
需要多人即時協作時，可將範本搬到 Google Sheets——Thunderbit 也能直接匯出。 -
分析工具：
善用 Excel 內建圖表、樞紐分析，或連接 Power BI 深入分析。
為什麼 Thunderbit Chrome 擴充功能特別出色
- 完全免寫程式：
Thunderbit 的 AI 幫你搞定技術細節，只要點選即可。 - 支援複雜網站：
分頁、無限捲動、子頁面都能處理。 - 支援 PDF 與圖片：
幾乎所有來源都能擷取，不只網頁。 - 免費匯出資料：
匯出到 Excel、Sheets、Notion、Airtable、CSV、JSON，無額外費用。 - 雲端爬取：
大量資料時，Thunderbit 可在雲端一次爬取 50 頁。
想了解更多功能，請參考。
維護與擴充租賃存貨 Excel 範本的實用建議
建立好範本只是開始，持續維護與擴充才是關鍵。
最佳實踐：
- 定期稽核：
檢查資料一致性、缺漏或公式錯誤。 - 備份：
重大修改前記得存檔備份。 - 善用表格功能：
Excel 表格方便篩選、排序與公式管理。 - 舊資料歸檔：
每年將舊租賃紀錄移到新檔，保持檔案流暢。 - 定期檢視與更新：
隨業務調整欄位、刪除不用的，測試公式正確性。 - 知道何時升級：
如果 Excel 開始變慢、多人同時操作衝突、需要即時整合，考慮升級專業存貨系統。但在這之前，Excel + Thunderbit 已能滿足多數中小型租賃需求。
你可能需要升級的徵兆：
- 計算速度明顯變慢
- 檔案體積暴增
- 多人同時操作易衝突
- 需要 Excel 無法支援的整合
更多擴充建議，請參考。
結論與重點整理
打造租賃存貨 Excel 範本不只是「加分項」，而是每個租賃業者避免物品遺失、重複預訂、臨時找不到東西的必備工具。Excel 的彈性，加上 這類自動化工具，讓你擁有強大又易用的管理系統。
重點整理：
- Excel 易上手又可高度自訂： 從簡單開始，隨業務成長再擴充。
- 規劃好結構： 存貨、租賃、客戶分開管理更清楚。
- 善用公式與格式自動化： 讓 Excel 幫你做重複工作。
- 搭配 Thunderbit 自動化： 減少手動輸入、降低錯誤，讓存貨即時更新。
- 依產業調整範本： 不論是房地產、車輛還是設備租賃，都能量身打造。
- 持續維護與擴充： 定期檢查、備份，適時升級，讓系統長久穩定運作。
只要設置得當，你就能把時間花在拓展業務，而不是追著存貨跑（或終於能好好休個假）。準備好了嗎？下載 ，建立你的範本，全面掌控租賃存貨——再也不用手忙腳亂。
想獲得更多教學、範本與自動化技巧，歡迎造訪 。
常見問題
1. 租賃存貨 Excel 範本最重要的欄位有哪些？
基本欄位包括：物品名稱、唯一編號/SKU、描述、分類、總數量、已租出、可用數量、狀態、存放地點、租金，以及租賃紀錄的訂單編號、客戶名稱/編號、租賃日期、狀態。可依產業再加（如房地產加租約日期、車輛加里程數）。
2. 如何自動化 Excel 存貨表的資料輸入？
用 從網站、PDF 或圖片擷取資料，直接匯出到 Excel。Thunderbit 的 AI 會自動建議欄位、批量擷取、支援排程更新，省下大量手動輸入時間。
3. 在 Excel 如何標示逾期租賃或庫存不足？
用條件格式：
- 逾期租賃：到期日小於今天且未歸還的行高亮顯示。
- 庫存不足：可用數量等於 0 或低於補貨門檻時標示。
這樣重要問題一眼就能看出來。
4. Excel 範本能否依不同租賃類型自訂？
當然可以！房地產可加地址、租約、承租人資訊；車輛可加廠牌型號、里程、保養、保險等。Excel 彈性高，任何租賃業態都能量身打造。
5. 什麼時候該考慮升級 Excel 以外的存貨管理系統？
當檔案變慢、需要多人即時協作、或要整合其他系統時，就該考慮專業存貨軟體。在此之前，Excel 搭配 Thunderbit 已能滿足多數中小型租賃需求。
想讓存貨管理不再頭痛？現在就開始打造你的租賃存貨 Excel 範本，讓 Thunderbit 幫你自動化繁瑣工作。