解鎖關鍵資訊擷取，全面提升工作流程效率

在銷售和營運圈子裡，大家常常自嘲：「我又不是來這裡當複製貼上的機器人！」但現實是，每天都被 PDF、網頁表單、發票、試算表淹沒，總得有人把重要資訊挑出來，放到正確的位置。我親眼看過團隊為了搬運資料，花掉大把時間和精力。這可不是小事。根據最新研究，銷售人員每週平均在手動輸入資料上；而自動化文件資訊擷取的企業，能，首年就能看到。這可不是多喝一杯咖啡的時間，而是徹底翻轉工作流程的關鍵。

那這背後的祕訣是什麼？答案就是關鍵資訊擷取（KIE），它正默默改變企業處理資料的方式。這篇文章會帶你認識 KIE 的真正意義、適合哪些人、怎麼運作（保證超白話），還有像 這樣的工具，如何讓你輕鬆把雜亂的文件變成有用的結構化資訊。當然，還會分享一些實戰案例、實用技巧，甚至來點幽默——畢竟，資料輸入都能笑一笑，人生還有什麼不能笑的？

什麼是關鍵資訊擷取？一看就懂的關鍵值對擷取指南

先從最基本的說起。關鍵資訊擷取，就是自動從文件、網頁、PDF、電子郵件甚至圖片裡，找出重要細節，然後轉成結構化、可用的資料。想像你拿螢光筆在一堆表單上畫重點，但這次是電腦幫你做，速度快到飛起來，還不用怕手抖。

KIE 的核心就是關鍵值對擷取。這裡就是魔法發生的地方：軟體會找出「鍵」（像「公司名稱」、「發票號碼」、「聯絡信箱」），然後抓取對應的「值」（例如「Thunderbit」、「11897」或「info@thunderbit.com」）。就像自動填寫試算表一樣，電腦幫你讀、幫你打。

舉個例子，從公司註冊頁面，KIE 工具可能會擷取：

• 公司名稱： Thunderbit
• 聯絡信箱：
• 電話： +1-555-1234

這個流程就是文件資訊擷取的基礎——泛指從非結構化或半結構化內容中，提取結構化資料的方法。不管你面對的是 PDF 發票、網路名錄還是掃描合約，目標都一樣：把雜亂、給人看的內容，變成電腦能理解的表格。

為什麼這麼重要？因為結構化資料就是企業的黃金。它讓你能自動化流程、分析趨勢、快速決策——再也不用把時間浪費在複製貼上。

誰需要關鍵資訊擷取？跨部門應用場景

說真的，凡是需要處理文件或網頁資料的團隊，都能從 KIE 受益。但我們來具體看看，哪些部門最常用、為什麼：

說實話，沒有自動化，這些團隊就只能陷在手動輸入、慢吞吞跟進、還有各種「糟糕」時刻的循環裡。我看過銷售團隊因為資料沒及時進 CRM，錯過大客戶；財務部門則花好幾天對帳，明明幾分鐘就能搞定。

這種痛苦很真實。有家房仲公司自動化潛在客戶擷取後，，資料輸入時間也。這不只是業績提升，更是團隊壓力大減。

為什麼關鍵資訊擷取能大幅提升工作效率？

來聊聊「為什麼」。自動化文件資訊擷取，不只是省幾分鐘，而是徹底改變團隊的工作方式。

主要效益：

• 節省時間： 原本要花幾小時、幾天的工作，現在幾分鐘就能完成。有家物流公司把每份文件處理時間從 7 分鐘以上縮短到 30 秒內——。
• 降低人力成本： 團隊能做更多事，或把人力轉向更有價值的工作。有些企業首年就看到。
• 減少錯誤： 先進的擷取系統準確率可達，錯誤率降低超過。
• 決策更快： 資料更早到手，團隊能即時行動——不論是跟進潛在客戶、調整價格還是付款。

自動化前後的差異

自動化前：保險公司理賠審核可能要兩週，主要卡在資料輸入和驗證。

自動化後：AI 幫忙擷取和驗證資料，理賠一兩天就能完成。甚至有案例從數週縮短到幾分鐘（）。

一句話總結：關鍵資訊擷取讓流程更快、更省錢、更精準。不是更累，而是更聰明地工作。

關鍵資訊擷取怎麼運作？從 OCR 到 AI 智能擷取

你不用是資料科學家也能懂這套流程（真的很簡單）。這裡用最白話的方式說明典型步驟：

1. OCR（光學字元辨識）： 把掃描文件或圖片裡的文字轉成可編輯文字。現代 AI OCR 甚至能認手寫或模糊掃描件（）。
2. 版面分析： 系統判斷「鍵」和「值」的位置——像是在發票上把「總金額：」和「$5,000」配對，格式亂也沒在怕（）。
3. 命名實體辨識（NER）與模式比對： AI 依據學到的規則，找出姓名、日期、金額、信箱等資訊（）。
4. 關鍵值對配對： 軟體將標籤和資料配對，建立結構化紀錄（如「姓名」→「王小明」）。
5. 驗證與品質檢查： 自動檢查（有時加上人工複核）確保資料正確。
6. 輸出與整合： 結構化資料可匯出到 Excel、Google Sheets、資料庫，甚至直接進 CRM 或 ERP（）。

AI 在文件資訊擷取中的角色

AI 就是這一切的靈魂。它讓工具能：

• 處理複雜或陌生的版面（再也不用擔心欄位位置亂跑）
• 支援多國語言（Thunderbit 支援 34 種語言）
• 自動建議欄位（像 Thunderbit 的「AI 建議欄位」）
• 即時清理、標準化甚至翻譯資料

簡單說，AI 讓 KIE 從「一切都要剛剛好才行」變成「就算很亂也能搞定」。

4 款熱門關鍵資訊擷取工具（Thunderbit 為何領先）

市面上工具不少，但品質參差不齊。這裡精選四款值得認識的工具，Thunderbit 排第一（有原因）：

1. Thunderbit：最簡單的 AI 網頁爬蟲，輕鬆擷取關鍵資訊

是一款 AI 驅動的 Chrome 擴充功能，讓網頁和文件資料擷取變得人人都會——不用寫程式、不用搞設定。推薦理由如下：

• 自動擷取潛在客戶資料： 一鍵抓取公司、聯絡人、信箱等資訊，適用於活動頁、職缺板、公司簡介頁，完全免手動。
• 智能欄位辨識與標準化： Thunderbit AI 能自動辨識並格式化公司名稱、信箱、電話，甚至產業分類。還能標準化電話、翻譯欄位名稱等。
• 處理複雜結構： 支援分頁列表、子頁面（如展會每個參展商頁面）、多頁 PDF 等情境。
• 多語言與欄位翻譯： 支援 34 種語言，欄位可即時翻譯，方便全球團隊協作。
• 零程式碼、即時結果： 點「AI 建議欄位」，檢查欄位後直接「爬取」。可匯出到 Excel、Google Sheets、Airtable、Notion，無額外費用。

舉個實際例子：

情境： 你要針對科技展的參展公司做行銷。活動網站有參展商列表（含連結到公司頁），還有 PDF 手冊。

• 用 Thunderbit 開啟參展商頁，點「AI 建議欄位」，AI 會自動建議公司名稱、產業、網站等欄位。
• 點「爬取」，Thunderbit 立刻抓下所有公司資料。
• 想要每家公司的詳細資料？用子頁面爬取，Thunderbit 會自動進入每個連結，抓取信箱、電話並加到表格。
• 有 PDF？用 Chrome 開啟，Thunderbit PDF 解析器可擷取表格或文字。
• 全部匯出到 Google Sheets，馬上可用於行銷活動。

總花費：10–15 分鐘內搞定。無需寫程式、無需複製貼上、無煩惱。

Thunderbit 以脫穎而出。特別適合銷售、行銷、電商、房地產等商業用戶。還有排程爬取功能（只要描述何時執行），自動保持資料新鮮。

想看實際操作？歡迎瀏覽 或 了解更多應用案例。

2. Kili Technology

專注於複雜文件的自訂 AI。如果你有高度專業化的表單，或需針對特殊情境訓練模型（如跨國保險理賠、證件），Kili 可協助標註資料、訓練模型、打造專屬擷取器。功能強大，適合有機器學習專業、文件多樣性的企業。

3. Klippa DocHorizon

是一站式文件自動化平台，結合強大 OCR 與 AI。特別受財會（發票、收據、合約、證件）青睞，並提供 API 整合。Klippa 能高準確度處理多種文件，支援多種格式（JSON、XML、Excel 等），適合大規模自動化後台作業。

4. Rossum

是專為大量文件處理設計的 AI 平台，特別適用於應付帳款和物流。結合 AI 擷取與人工複核介面，能高效處理成千上萬份文件，人工干預極少。Rossum 適合追求端到端自動化與高品質控管的大型企業。

關鍵資訊擷取常見挑戰與解法

再好的工具也會遇到挑戰。以下是常見問題，以及現代解決方案（尤其是 Thunderbit）如何應對：

• 文件/版面多變： AI 擷取器學習的是模式而非位置。Thunderbit「AI 建議欄位」能自動適應新版面，無需手動調整。
• 語言障礙： 多語 OCR 與翻譯功能（Thunderbit 支援 34 種語言），全球資料都能擷取。
• 資料品質： 內建標準化與欄位提示，邊擷取邊清理資料。
• 整合性： 直接匯出到 Google Sheets、Airtable、Notion 或 API，資料無縫進入工作流程。
• 隱私與合規： 選擇具備安全加密、合規機制的工具，只擷取、儲存必要資料。
• 用戶採用度： 工具越簡單，團隊越容易上手。Thunderbit 兩步驟流程，極易推廣。

最佳實踐小撇步：

• 善用 AI 欄位建議與提示，微調擷取效果。
• 定期檢查、更新擷取範本。
• 多語資料可用翻譯功能統一欄位。
• 流程有紀錄，品質控管要有人把關。

實作教學：如何將關鍵資訊擷取融入你的工作流程

準備開始了嗎？這裡有一套簡單可執行的流程：

1. 確認資料來源： 列出你需要擷取的文件或網頁，優先處理高影響力場景。
2. 選擇工具： 想快速上手網頁與文件擷取， 是不錯選擇。若有特殊需求可多試幾款。
3. 設定擷取欄位： 用 AI 建議定義欄位，必要時加上格式或翻譯提示。
4. 檢查與匯出： 測試擷取結果，確認無誤後匯出到 Excel、Google Sheets、Airtable 或 Notion。
5. 整合流程： 將資料串接到 CRM、ERP 等系統。定期任務可用排程功能。
6. 擴展與監控： 擴大應用到更多文件或頁面，持續抽查、優化流程。

快速檢查表：

• ✔ 明確定義所需資訊與來源
• ✔ 選對工具
• ✔ 設定欄位（善用 AI 建議）
• ✔ 測試並驗證擷取結果
• ✔ 匯出/整合進現有流程
• ✔ 定期監控與優化

關鍵值對擷取實戰案例

來看幾個真實應用故事：

範例一：活動名單銷售線索擷取

過去： 銷售助理花一整天把活動名單手動輸入 CRM，等資料進去，潛在客戶熱度早就冷卻。

現在： 用 Thunderbit，10 分鐘內從活動頁或 PDF 擷取所有欄位，當天就能進 CRM，團隊。

範例二：電商價格監控

過去： 實習生每週花數小時查 100 款商品的競品價格，常常漏掉更新。

現在： 經理設定 Thunderbit 每晚自動爬取競品頁，資料進 Google Sheets，價格異動自動標記。公司反應更快，省下的時間可用於分析。

範例三：財務發票處理

過去： 應付帳款人員手動輸入發票資料，每張要 5–10 分鐘，還常出錯。

現在： 用 AI 工具（如 Rossum 或 Klippa）自動擷取所有欄位，，處理時間，錯誤大幅減少。

文件資訊擷取成功的最佳實踐

這些經驗都是我親身體會（有時還是踩過坑）：

• 善用 AI 建議： Thunderbit「AI 建議欄位」能省時又不漏重點。
• 定期更新範本： 網站、表單常變動，擷取設定要常檢查。
• 多語功能活用： 跨國團隊可統一欄位名稱與內容。
• 整合自動化： 直接匯出到團隊常用工具，重複任務自動化。
• 重視隱私合規： 只擷取必要資料，確保安全與法規遵循。
• 人工複核不可少： 關鍵資料定期人工檢查，確保品質。
• 流程有紀錄： 清楚記錄擷取內容、方式與流向。
• 隨時關注工具更新： 新功能常常能讓流程更輕鬆。

結語：用關鍵資訊擷取，全面解鎖工作效率

在現今商業環境，時間與準確度就是競爭力。自動化關鍵資訊擷取，已經不是「加分」而是「必備」——想要團隊動作快、競爭力強、遠離複製貼上的惡夢，這就是關鍵。從銷售到財務到人資，效益明顯：流程更快、錯誤更少、更多時間做真正重要的事。

像 這樣的 AI 工具，讓資料擷取變得人人可用——不用寫程式、不用煩惱，只要成果。不論你是從網站抓潛在客戶、從 PDF 抽資料，還是監控競品，KIE 都能徹底改變你的工作流程。

給你一個小挑戰：挑一個最讓你頭痛的手動資料流程，試試關鍵資訊擷取（Thunderbit 免費方案就能用），親自感受差異。你省下的時間、避免的錯誤、獲得的洞察，可能會讓你懷疑以前怎麼撐過來的。

如果你真的會懷念過去的複製貼上，也別擔心——聽說有個「複製貼上互助會」，每週五在試算表裡開會。

想了解更多？

準備好解鎖你的工作效率了嗎？現在就開始資料擷取吧！

常見問題

1. 什麼是關鍵資訊擷取（KIE），為什麼重要？

關鍵資訊擷取（KIE）是指自動從非結構化來源（如 PDF、郵件、網頁、掃描文件）中，找出並擷取特定有價值的資料（如姓名、信箱、發票金額、產品細節）。它能把雜亂、給人看的內容，轉換成乾淨、結構化的資料，推動自動化、分析與快速決策。

2. 哪些團隊最適合用 KIE 工具？

KIE 對銷售與行銷（名單擷取）、電商（價格監控）、財務（發票處理）、人資（履歷解析）、法務/合規（文件驗證）等團隊特別有幫助。只要有重複性文件資料輸入需求，都能大幅提升效率與準確度。

3. 關鍵值對擷取怎麼運作？

關鍵值對擷取會辨識「鍵」（如「發票號碼」、「公司名稱」），並配對對應的「值」（如「#93843」、「Thunderbit」）。這過程結合 AI OCR、版面分析、命名實體辨識（NER）與模式比對，將資料結構化，方便匯出到試算表或 CRM。

4. Thunderbit 在 KIE 工具中有何優勢？

Thunderbit 結合 AI 欄位辨識、多語支援、PDF 解析、子頁面爬取、一鍵欄位建議於一身，操作簡單，無需寫程式。支援匯出到 Google Sheets、Airtable、Notion 等工具，特別適合大規模網頁名單、活動資料、結構化資料擷取。

5. 有哪些 KIE 實際應用案例？

• 銷售團隊用 Thunderbit 從活動頁擷取名單，幾分鐘內匯入 CRM。
• 電商經理自動監控競品網站價格。
• 財務部門用 AI 擷取發票，30 秒內完成，錯誤率大降、每週省下大量工時。

這些案例都證明，KIE 能把慢又易錯的手動流程，變成高效、可靠的自動化作業。