35 unverzichtbare Statistiken zum Sales-Follow-up für erfolgreichere Akquise

Stell dir vor: Du hast endlich einen richtig vielversprechenden Lead an der Angel. Die erste E-Mail ist raus, vielleicht hast du sogar schon angerufen – und dann… absolute Funkstille. Du fragst dich: „Haben sie meine Nachricht überhaupt gesehen? Soll ich nochmal nachhaken? Komme ich jetzt schon zu aufdringlich rüber?“ Wenn dir das bekannt vorkommt, bist du definitiv nicht allein – und die Statistiken sprechen eine klare Sprache. Was mich immer wieder überrascht: 80 % aller Abschlüsse brauchen fünf bis zwölf Kontaktaufnahmen, aber 44 % der Vertriebler geben schon nach dem ersten Versuch auf. Das ist, als würdest du beim Marathon nach dem ersten Kilometer stehen bleiben und dich wundern, warum du keine Medaille bekommst.

In diesem Beitrag habe ich für dich 35 der spannendsten Statistiken rund ums Sales-Follow-up gesammelt (und glaub mir, ich habe mehr Studien gewälzt, als mir lieb ist). Wir schauen uns an, was wirklich funktioniert – vom richtigen Timing über die optimale Häufigkeit und die besten Kanäle bis hin zu versteckten Stolperfallen wie schlechten Daten. Egal, ob du Vertriebsleiter bist, SDR oder als Gründer alles selbst machst: Diese Zahlen helfen dir, deine Strategie zu überdenken und (hoffentlich) mehr Deals abzuschließen. Bereit? Dann tauchen wir ein in die Welt des Follow-ups.

Status quo beim Sales-Follow-up: Warum Dranbleiben Gold wert ist

Starten wir mit dem großen Bild. Im Vertrieb gibt es jede Menge Leads, aber die meisten werden nie wirklich weiterverfolgt. Fast . Das heißt, fast die Hälfte aller potenziellen Deals ist schon verloren, bevor es überhaupt richtig losgeht. Und es kommt noch dicker: Rund , bevor überhaupt ein Vertriebler Kontakt aufnimmt.

Das Spannende: Die meisten Käufer erwarten und schätzen sogar mehrere Follow-ups. Die Lücke zwischen dem, was Kunden erwarten, und dem, was Vertriebler tatsächlich tun, ist riesig. Die Zahlen sind eindeutig: Dranbleiben und konsequent nachfassen bringt Ergebnisse. Wer nicht nachhakt, verpasst nicht nur Chancen – er schenkt sie der Konkurrenz.

Wie sieht also ein smarter, datenbasierter Follow-up-Prozess aus? Es geht nicht darum, einfach nur „mehr Gas zu geben“, sondern zu wissen, wann, wie und wie oft man sich meldet – und das auf Basis von Zahlen, nicht nur aus dem Bauch heraus.

Die wichtigsten Sales-Follow-up-Statistiken: Schnelle Insights für deinen Vertrieb

Hier ein paar „Snack-Stats“, die du direkt an dein Team weitergeben kannst:

• 80 % aller Abschlüsse brauchen fünf bis zwölf Follow-ups ().
• 44 % der Vertriebler geben nach nur einem Versuch auf ().
• Nur 2 % der Verkäufe entstehen beim ersten Kontakt ().
• 35–50 % der Deals gehen an den Anbieter, der als Erster reagiert ().
• Unternehmen, die innerhalb von 5 Minuten auf Inbound-Leads reagieren, haben eine 100-fach höhere Chance auf Kontakt und Abschluss ().

• Im Schnitt sind 8 Anrufversuche nötig, um einen Interessenten zu erreichen ().
• 70 % der Vertriebler hören nach nur einer E-Mail auf ().
• SMS werden zu etwa 98 % geöffnet ().
• 75 % der Online-Käufer erwarten 2–4 Anrufe, bevor ein Unternehmen aufgibt ().
• 57 % der Käufer reagieren eher auf entspannte, beratende Follow-ups ().

Merke: Dranbleiben + Schnelligkeit + verschiedene Kanäle = mehr Abschlüsse.

Wie oft nachfassen? Die optimale Anzahl an Kontakten

Die magische Zahl: 5–8 Kontakte

Vergiss den Mythos: „Wenn sie nach ein, zwei Versuchen nicht reagieren, sind sie nicht interessiert.“ Die Realität: Nur etwa 2 % der Abschlüsse entstehen beim ersten Kontakt (), und satte 80 % der Deals brauchen fünf bis zwölf Follow-ups (). Die meisten geben also viel zu früh auf.

Eine Studie zeigt: 60 % der Kunden sagen viermal „Nein“, bevor sie kaufen (). Trotzdem hören 92 % der Vertriebler spätestens nach dem vierten Versuch auf (). Da bleibt viel Potenzial auf der Strecke.

Wann ist Schluss? Abnehmende Wirkung

Dranbleiben ist wichtig, aber irgendwann ist auch mal gut: Nach dem 12. Kontaktversuch sind 96 % aller Chancen ausgeschöpft (). Die meisten empfehlen 6–8 Kontakte bei Kaltakquise, bei wärmeren Leads bis zu 10–12, bevor man eine „Abschiedsmail“ schickt.

Praxistipps

• Plane mindestens 5–8 Kontakte pro Lead ein (über verschiedene Kanäle).
• Abstände variieren: Anfangs alle 2–4 Tage, später größere Pausen.
• Wissen, wann Schluss ist: Nach 8–10 Versuchen ohne Reaktion höflich verabschieden.

E-Mail-Follow-up: Wie viele Mails bringen wirklich eine Antwort?

E-Mail ist und bleibt das Rückgrat im Vertrieb, wird aber oft nicht voll ausgeschöpft.

• 70 % der Vertriebler hören nach einer E-Mail auf ().
• Schon eine einzige Follow-up-Mail erhöht die Antwortquote um 11 % ().
• 70 % der erfolgreichen E-Mail-Konversationen enthalten mindestens ein Follow-up ().
• Die erste Follow-up-Mail hat eine 40 % höhere Antwortquote als spätere ().

Best Practices

• Nicht nach einer Mail aufgeben – erfolgreiche Sequenzen bestehen oft aus 4–6 E-Mails über mehrere Wochen ().
• Abstand: 2–4 Tage zwischen den Mails.
• Jede Mail personalisieren (dazu später mehr).

Telefonversuche: Wann lohnt sich Beharrlichkeit?

Telefonieren ist nicht jedermanns Sache – niemand wird gern ignoriert oder landet auf der Mailbox. Aber die Zahlen zeigen: Es lohnt sich, dranzubleiben.

• Im Schnitt sind 8 Anrufversuche nötig, um einen Interessenten zu erreichen ().
• 48 % der Vertriebler rufen nach dem ersten Versuch nie wieder an ().
• 80 % aller Vertriebsanrufe landen auf der Mailbox ().
• 75 % der Online-Käufer erwarten 2–4 Anrufe, bevor ein Unternehmen aufgibt ().

Wann aufhören?

Nach 8–10 Versuchen (und wenn du andere Kanäle genutzt hast) ist meist Schluss. Aber: Hinterlasse ruhig eine Nachricht und verweise in einer E-Mail auf deinen Anruf – diese Kombi erhöht die Rückmeldequote.

Geschwindigkeit zählt: Timing beim Sales-Follow-up

Schnelligkeit ist nicht nur im Motorsport entscheidend – auch im Vertrieb macht sie den Unterschied.

• 35–50 % der Deals gehen an den Anbieter, der als Erster reagiert ().
• Wer innerhalb von 5 Minuten nachfasst, hat eine 100-fach höhere Chance auf Kontakt und Abschluss ().
• Wer innerhalb einer Stunde antwortet, qualifiziert Leads 7-mal häufiger ().
• Schon ein Tag Verzögerung senkt die Rücklaufquote um 11 % ().
• Nach fünf Tagen sinkt die Antwortwahrscheinlichkeit auf 24 % ().

Fazit: Neue Leads solltest du nicht liegen lassen. Mein Motto: „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ – im Vertrieb ist das fast wörtlich zu nehmen.

Beste Zeiten für Anrufe und E-Mails

Timing heißt nicht nur schnell sein, sondern auch den richtigen Moment am Tag erwischen.

• Mittagszeit bringt die höchste E-Mail-Antwortquote, mit einem Peak um 13 Uhr ().
• E-Mails zwischen 13–15 Uhr oder gegen 11 Uhr funktionieren am besten ().
• Für Anrufe sind späte Vormittage (10–11 Uhr) und späte Nachmittage (16–17 Uhr) ideal ().

Vermeide die „Mittagspause“ (12–13 Uhr) und späte Abende. Und immer die lokale Zeit des Kontakts beachten.

Kanalvergleich: Welche Follow-up-Kanäle bringen am meisten?

Ganz ehrlich: Es gibt keinen „magischen“ Kanal (außer vielleicht Brieftauben, aber deren Öffnungsrate ist echt mies). Die besten Strategien setzen auf Multi-Channel-Follow-up.

E-Mail: Der Dauerbrenner

• E-Mail ist etwa 40-mal effektiver bei der Neukundengewinnung als Facebook oder Twitter ().
• Täglich werden 347 Milliarden E-Mails verschickt () – du musst also auffallen.

Telefon: Immer noch stark

• 57 % der Entscheider bevorzugen den Erstkontakt per Telefon ().
• 2 % der Kaltanrufe führen zu einem Termin ().
• Kombiniere Telefon und E-Mail für mehr Engagement – z. B. „Anruf + Voicemail + E-Mail“.

SMS: Das Geheimrezept

• SMS werden zu 98 % geöffnet ().
• 95 % der geschäftlichen SMS werden innerhalb von 3 Minuten gelesen ().
• Textnachrichten nach dem Erstkontakt können die Conversion-Rate um über 100 % steigern ().
• Mindestens drei gezielte SMS-Follow-ups nach Kontakt erhöhen die Conversion um 328 % ().
• Achtung: Kalt-SMS vor dem Erstkontakt senken die Chance auf eine Antwort um 39 % ().

Social Selling: Der moderne Ansatz

• Vertriebler, die Social Selling nutzen, erreichen 51 % häufiger ihre Ziele ().
• 75 % der B2B-Käufer nutzen Social Media für Kaufentscheidungen ().
• Multi-Channel-Sequenzen (E-Mail, Telefon, SMS, Social) steigern das Engagement um 26 % ().

Fazit

Setz auf Vielfalt. E-Mail ist die Basis, aber Telefon, SMS und Social Media können Türen öffnen, wenn E-Mails nicht reichen. Nur bitte kein TikTok-Tanz als erstes Follow-up (außer du verkaufst an Gen Z, dann vielleicht schon).

Betreffzeile, Personalisierung & Inhalt: Was bringt wirklich Antworten?

Du kannst die beste Follow-up-Mail der Welt schreiben – aber wenn der Betreff „Kurze Frage“ oder „Nur mal nachhaken“ lautet, landet sie wahrscheinlich im Papierkorb. Was sagen die Zahlen?

• Fast 50 % der Empfänger öffnen E-Mails nur wegen der Betreffzeile ().
• Personalisierte Betreffzeilen erhöhen die Öffnungsrate um 50 % ().
• Antwortquoten sind dreimal höher, wenn E-Mails stark personalisiert sind ().
• 57 % der Käufer reagieren auf entspannte, beratende Follow-ups ().

Tipps für effektive Follow-ups

• Alles personalisieren: Name, Unternehmen, konkrete Herausforderungen ansprechen.
• Betreffzeilen kurz, präzise und relevant halten.
• Jede Nachricht muss Mehrwert bieten: Insights, Ressourcen oder Lösungen teilen – nicht nur „nachhaken“.
• Hilfreicher, nicht aufdringlicher Ton.

Datenqualität & Follow-up: Der unterschätzte Erfolgsfaktor

Der beste Follow-up-Prozess bringt nichts, wenn deine Daten schlecht sind.

• 27 % der Zeit von Vertrieblern geht für fehlerhafte oder veraltete Daten drauf ().
• 94 % der Unternehmen zweifeln an der Aktualität ihrer Kunden-/Interessentendaten ().
• Schlechte Daten kosten Unternehmen im Schnitt 12–15 Millionen Dollar pro Jahr ().
• Rund 15 % des Umsatzes gehen durch schlechte Daten verloren ().

Ich habe Teams gesehen, die stundenlang Leads mit Fake-Mails oder alten Nummern nachjagen – das ist wie Geisterjagd. Deshalb setze ich auf Tools (wie ), um Daten aktuell, sauber und nutzbar zu halten.

Produktivität im Vertrieb & Follow-up-Prozess

Hast du das Gefühl, mehr Zeit mit CRM-Pflege als mit Verkaufen zu verbringen? Du bildest dir das nicht ein.

• Vertriebler verbringen nur 28–33 % ihrer Zeit mit echtem Verkauf ().
• 68 % sagen, Notizen und Dateneingabe kosten am meisten Zeit ().
• 43 % investieren 10–20 Stunden pro Woche in CRM und Admin ().
• Rund 21 % des Tages gehen für E-Mails drauf ().
• Teams, die manuelle Aufgaben automatisieren, sparen pro Woche 6+ Stunden pro Mitarbeiter ().
• 81 % der Vertriebsleiter sagen, KI-Tools reduzieren Admin-Aufwand, 84 % der Nutzer erzielen mehr Abschlüsse ().

Hier kommt ins Spiel. Als und Autofill-Agent hilft Thunderbit, Leads zu extrahieren, Formulare auszufüllen und das CRM in Sekunden zu aktualisieren – damit du mehr Zeit fürs Nachfassen und weniger für Routineaufgaben hast. (Kleine Eigenwerbung, aber hey, es ist mein Blog.)

Was wünschen sich Käufer beim Follow-up wirklich?

Drehen wir den Spieß mal um: Was erwarten Interessenten eigentlich?

• 66 % der Käufer bevorzugen Kontakt per E-Mail ().
• 75 % der Online-Käufer erwarten 2–4 Anrufe im Follow-up-Prozess ().
• 57 % sagen, sie würden eher kaufen, wenn das Follow-up nicht drängt oder nervt ().
• 42 % reagieren eher, wenn der Anruf zu einer vereinbarten Zeit stattfindet ().
• 82 % der B2B-Käufer wünschen sich personalisierte Ansprache je nach Rolle und Unternehmen.

Fazit

• Starte mit E-Mail, aber greif auch zum Hörer (am besten nach Terminvereinbarung).
• Jede Kontaktaufnahme personalisieren und Mehrwert bieten.
• Hilfreich statt aufdringlich – agiere als Berater, nicht als „Kaltakquise-Roboter“.
• Frag nach Präferenzen: „Lieber per E-Mail oder Telefon? Wie oft ist zu oft?“

Die wichtigsten Learnings: So setzt du die Statistiken in die Praxis um

Hier die wichtigsten Punkte für deinen datenbasierten Follow-up-Plan:

1. Mindestens 5–8 Kontakte pro Lead einplanen – nicht nach ein, zwei Versuchen aufgeben.
2. Neue Leads innerhalb von Minuten beantworten – Schnelligkeit gewinnt.
3. Kanäle mischen: E-Mail, Telefon, SMS (mit Einwilligung), Social Media.
4. Follow-ups anfangs alle 2–4 Tage, später größere Abstände.
5. Optimales Timing: Anrufe am späten Vormittag/Nachmittag, E-Mails um 13 Uhr.
6. Alles personalisieren: Betreff, Inhalt, Mehrwert.
7. Daten aktuell halten: Schlechte Daten = vergeudete Mühe.
8. Automatisieren, wo möglich: Tools wie sparen Zeit.
9. Auf Signale der Käufer achten: Rhythmus und Kanal anpassen.
10. Wissen, wann Schluss ist: Nach 8–10 Kontakten ohne Reaktion höflich abschließen.

Du willst eine Checkliste zum Ausdrucken? (Noch gibt’s keine, aber bei genug Nachfrage erstelle ich eine. Ich liebe gute Checklisten.)

Die Zukunft des Sales-Follow-up: Trends im Blick

Sales-Follow-up entwickelt sich rasant – das kommt auf uns zu:

• KI-gestütztes Follow-up in großem Stil: Bis 2025 werden 25 % mehr KI und Machine Learning in Vertriebsplattformen eingesetzt ().
• Boom bei Sales-Engagement-Plattformen: Der Markt vervierfacht sich bis 2025 ().
• Hyperpersonalisierung & Video: Mehr Video-Follow-ups und E-Mails, die auf Echtzeit-Aktivitäten eingehen.
• Omnichannel & neue Kanäle: WhatsApp, Slack und Community-Plattformen gewinnen an Bedeutung.
• Mehr CRM-Intelligenz: Predictive Analytics zeigen, wann und wie du Leads am besten nachfasst.
• Fokus auf Kundenerlebnis: Die besten Follow-ups fühlen sich wie Service an, nicht wie Verkauf.

Nach Jahren in SaaS und Automatisierung kann ich sagen: Die Zukunft gehört denen, die smarter – nicht härter – arbeiten. Wer Trends und Tools nutzt, gewinnt mehr Deals. Punkt.

Quellen & weiterführende Infos

Du willst tiefer einsteigen? Hier die wichtigsten Quellen für diesen Beitrag:

Mehr dazu, wie dir hilft, Routineaufgaben zu automatisieren und mehr Zeit fürs Nachfassen zu gewinnen, findest du im oder probier unsere aus.

Fazit

Sales-Follow-up heißt nicht, nervig zu sein – sondern präsent, hilfreich und ausdauernd. Die Zahlen sind eindeutig: Die meisten Abschlüsse gehen an die, die dranbleiben, schnell reagieren und alle Kanäle nutzen. Also: Nicht nach der ersten E-Mail aufgeben – der Erfolg liegt im Nachfassen (und die Daten beweisen es).

Jetzt heißt es: Follow-up smarter gestalten. Und wenn du Unterstützung bei der Datenpflege brauchst, weißt du, wo du mich (und Thunderbit) findest.

FAQs

1. Warum ist Follow-up im Vertrieb so wichtig?

Weil 80 % aller Abschlüsse 5–12 Kontakte brauchen, aber 44 % der Vertriebler schon nach dem ersten Versuch aufgeben. Konsequentes Nachfassen erhöht die Abschlussquote und verhindert, dass die Konkurrenz deine Leads abgreift.

2. Wie viele Follow-up-Versuche sind ideal?

Bei kalten Leads solltest du 6–8 Kontakte einplanen, bei warmen bis zu 10–12. Nach 8–10 Versuchen ohne Antwort ist es meist sinnvoll, eine höfliche Abschlussnachricht zu senden oder den Lead ruhen zu lassen.

3. Wie schnell sollte ich auf neue Leads reagieren?

Schnelligkeit ist entscheidend. Wer innerhalb von 5 Minuten antwortet, hat eine 100-fach höhere Chance auf Kontakt und Abschluss. Schon eine Stunde Verzögerung senkt die Chancen deutlich.

4. Welche Kanäle eignen sich am besten fürs Follow-up?

Am besten funktioniert ein Multi-Channel-Ansatz: E-Mail, Telefon, SMS (mit Einwilligung) und Social Media. Die Kombination steigert das Engagement deutlich.

5. Wie kann ich meine Follow-up-Effizienz und Produktivität steigern?

Automatisiere wiederkehrende Aufgaben wie Dateneingabe und CRM-Pflege mit Tools wie Thunderbit. So bleibt mehr Zeit für wertvolle Kontakte – und du schließt mehr Deals ab.