35 erprobte E-Mail-Vorlagen, die Ihren B2B-Vertrieb ankurbeln

Hand aufs Herz: Wer im B2B-Vertrieb unterwegs ist, weiß, wie hart der Kampf im E-Mail-Postfach sein kann. Ich hab’s selbst erlebt – man feilt ewig an einer E-Mail, nur damit sie dann zwischen zig ungelesenen Nachrichten untergeht. Und man fragt sich: Hat die überhaupt jemand gesehen? Damit bist du definitiv nicht allein. Täglich werden über , und fast im Postfach. Kein Wunder, dass die durchschnittliche Antwortquote auf kalte B2B-Vertriebs-E-Mails bei nur —und 9 von 10 Kaltakquise-Mails komplett ignoriert werden.

Die gute Nachricht: Du musst dich mit diesen Quoten nicht abfinden. Was wirklich hilft? Eine erprobte, professionelle Vertriebs-E-Mail-Vorlage – getestet, optimiert und auf deine Zielgruppe zugeschnitten. Nach Jahren in der Entwicklung von SaaS- und Automatisierungslösungen weiß ich: Mit der richtigen Vorlage (und ein bisschen datenbasierter Personalisierung) wird aus kalter Akquise ein echter Dialog. In diesem Beitrag teile ich 35 starke E-Mail-Vorlagen für jede Situation – plus praktische Tipps, Formeln für Betreffzeilen und wie Tools wie dir helfen, Personalisierung im großen Stil umzusetzen und deine Abschlussquoten zu pushen.

Warum E-Mail-Vorlagen im B2B-Vertrieb ein Muss sind

Mal ehrlich: Für jeden Kontakt eine neue E-Mail zu tippen, macht genauso viel Spaß wie das manuelle Ausfüllen von Excel-Tabellen (ich spreche aus Erfahrung). Deshalb sind professionelle E-Mail-Vorlagen für jedes B2B-Vertriebsteam einfach Pflicht. Warum?

• Effizienz und Einheitlichkeit: Vorlagen sparen dir stundenlange Fleißarbeit und sorgen dafür, dass dein Team einheitlich auftritt. Statt , kannst du dich auf das konzentrieren, was zählt: Personalisierung und Strategie.
• Struktur bringt Ergebnisse: Gute Vorlagen enthalten Best Practices: einen klaren Betreff, einen knackigen Nutzen und einen eindeutigen Call-to-Action. Unternehmen, die auf strukturierte, schlichte Textvorlagen umgestellt haben, konnten ihre Öffnungsraten um .
• Personalisierung im großen Stil: Die besten Vorlagen sind keine Massenmails, sondern flexible Gerüste, die du schnell mit Namen, Unternehmen und Kontext anpassen kannst. Das zahlt sich aus: .
• Qualitätssicherung: Vorlagen helfen, peinliche Fehler zu vermeiden (wie einen falschen Firmennamen – ist mir auch schon passiert). Sie halten deine Kommunikation professionell und auf den Punkt, auch wenn’s mal schnell gehen muss.

Fazit: Mit Vorlagen steigerst du Öffnungs- und Antwortquoten und gewinnst Zeit für das, was wirklich zählt – Beziehungen aufbauen und Abschlüsse machen.

Mehr Power im Vertrieb: Mit Thunderbit zur perfekten Kontaktliste

Kommen wir zum entscheidenden Punkt: aktuelle und relevante Kontaktdaten. Die beste E-Mail-Vorlage bringt wenig, wenn du sie an eine allgemeine Adresse mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ schickst. Genau hier kommt ins Spiel.

Thunderbit ist eine KI-gestützte Web-Scraper Chrome-Erweiterung, speziell für Vertriebsteams. Stell dir Thunderbit als deinen digitalen Recherche-Buddy vor: Das Tool besucht beliebige Webseiten – von Firmenverzeichnissen über LinkedIn-Profile bis zu Branchenlisten – und zieht alle wichtigen Infos für deine Akquise: Namen, Positionen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Firmendetails und mehr. Statt stundenlangem Copy & Paste übernimmt Thunderbit die Arbeit und liefert dir eine saubere, strukturierte Liste für dein CRM oder E-Mail-Tool.

So beschleunigt Thunderbit deine Lead-Recherche

• Kontaktdaten in Sekunden: Namen, E-Mails, Telefonnummern, Adressen und Webseiten-Links von Listen- oder Profilseiten extrahieren – ganz ohne mühsames Kopieren.
• KI-Feldvorschläge: Die Funktion „KI-Felder vorschlagen“ liest die Seite aus und empfiehlt die besten Datenfelder – so entgeht dir kein wichtiges Detail.
• Batch-Scraping: Gib Thunderbit eine Liste von Profil-URLs (z. B. LinkedIn-Suchergebnisse) und das Tool besucht jede Seite, sammelt die Daten und ordnet sie übersichtlich in einer Tabelle. Hunderte URLs? Kein Problem.
• Lead-Anreicherung: Fehlen E-Mails oder Telefonnummern auf der Hauptseite, sucht Thunderbit automatisch auf Unterseiten wie „Kontakt“ oder Teamseiten weiter.
• Export überallhin: Mit einem Klick exportierst du deine Daten nach Google Sheets, Excel, CSV oder direkt ins CRM.
• Ohne Programmierkenntnisse: Thunderbit läuft direkt im Browser – einfach klicken, fertig.

Teams bei Accenture, Criteo, Grammarly und Puma nutzen Thunderbit, um aus Tagen der Recherche wenige Stunden oder sogar Minuten zu machen. Es geht nicht nur um Tempo, sondern auch um Genauigkeit und die richtigen Daten für personalisierte E-Mails. Und ja, sogar PDFs und Bilder werden dank KI-OCR unterstützt.

Mehr dazu, wie du mit Thunderbit deine Lead-Listen aufbaust, findest du in .

Aufbau einer erfolgreichen Vertriebs-E-Mail: Die wichtigsten Elemente

Wie sieht eine überzeugende B2B-Vertriebs-E-Mail aus? Egal ob Kaltakquise oder Follow-up – erfolgreiche E-Mails folgen einer klaren Struktur:

1. Betreffzeile: Dein erster (und oft einziger) Eindruck. Persönlich, prägnant und relevant. .
2. Begrüßung: Nutze den Namen des Empfängers und einen freundlichen, passenden Einstieg. „Sehr geehrte Damen und Herren“ kannst du getrost streichen.
3. Einstieg / Nutzenversprechen: In 1–2 Sätzen das Problem oder den Mehrwert auf den Punkt bringen – am besten mit konkreten Zahlen.
4. Social Proof oder Personalisierung: Erwähne eine gemeinsame Verbindung, ein Referenzunternehmen oder ein spezifisches Detail zum Empfänger.
5. Call-to-Action (CTA): Eine klare, unverbindliche Handlungsaufforderung – meist ein Termin- oder Rückrufangebot.
6. Signatur und Kontaktinfos: Vollständiger Name, Position, Unternehmen und ein Verifizierungslink (z. B. LinkedIn oder Webseite). Kurz und professionell.

Hier ein Beispiel, das alle Punkte abdeckt:

Betreff: Kurze Frage, Vorname

Hallo Vorname, mir ist aufgefallen, dass Unternehmen des Empfängers kürzlich Erfolg X erzielt hat oder vor Herausforderung Y steht. Glückwunsch dazu!

Ich bin Ihr Name von Ihr Unternehmen und wir unterstützen Firmen wie Ihre dabei, konkretes Problem zu lösen – unsere Kunden erzielen 25 % mehr gewünschtes Ergebnis in nur 3 Monaten.

Da du als Position des Empfängers tätig bist, könnte das für dich interessant sein. Wir haben bereits Referenzunternehmen dabei geholfen – vielleicht lohnt sich ein Blick.

Hättest du nächste Woche 15 Minuten für ein kurzes Gespräch? Ich richte mich gern nach deinem Kalender – gib mir einfach Bescheid, dann schicke ich einen Termin.

Vielen Dank,

Ihr Name, Position @ Ihr Unternehmen

Telefon | LinkedIn

Mit dieser Struktur hast du alle Erfolgsfaktoren abgedeckt.

Die 35 besten Vertriebs-E-Mail-Vorlagen für jede Situation

Jetzt wird’s praktisch: 35 bewährte E-Mail-Vorlagen, sortiert nach Anwendungsfall. Jede Vorlage ist kompakt, professionell und lässt sich mit Thunderbit-Daten easy anpassen.

Kaltakquise: E-Mail-Vorlagen für den Erstkontakt

1. Die Vorstellungs-Vorlage

• Wann nutzen: Allgemeiner Erstkontakt.
• Warum sie wirkt: Kurz, beantwortet wer/warum/was in ca. 75 Wörtern. Opener und Nutzen personalisieren.

2. Die Schmerzpunkt-Lösung

• Wann nutzen: Du kennst das Problem des Kontakts.
• Warum sie wirkt: Empathie + Beweis. „Wir haben [ähnliches Unternehmen] geholfen, Y zu erreichen, was zu Z führte.“

3. Das Mehrwert-Angebot (Geben vor Nehmen)

• Wann nutzen: Hochwertige Zielkontakte.
• Warum sie wirkt: Starte mit einem Mehrwert (Audit, Report etc.), um Gegenseitigkeit zu erzeugen.

4. Die Empfehlungs- oder Name-Drop-E-Mail

• Wann nutzen: Ihr habt eine gemeinsame Verbindung.
• Warum sie wirkt: Vertrauen durch Assoziation.

5. Die Hyper-personalisierte Trigger-E-Mail

• Wann nutzen: Nach einem Trigger-Event (z. B. Finanzierung, Launch).
• Warum sie wirkt: Zeitnah, relevant und schmeichelhaft.

6. Die Wettbewerbsvergleich-E-Mail

• Wann nutzen: Ein Wettbewerber nutzt dein Produkt.
• Warum sie wirkt: FOMO und Branchenbezug.

7. Die Frage- oder Neugier-E-Mail

• Wann nutzen: Kontakt ist sich des Problems bewusst.
• Warum sie wirkt: Kurze, neugierig machende Frage provoziert Antwort.

8. Die „Wir haben etwas gemeinsam“-E-Mail

• Wann nutzen: Gemeinsamer Hintergrund oder Zugehörigkeit.
• Warum sie wirkt: Baut sofort Nähe auf.

(Die vollständigen Vorlagentexte findest du im ausführlichen Abschnitt oben.)

Follow-up: E-Mail-Vorlagen für die Nachverfolgung

1. Die höfliche Erinnerung (keine Antwort)

• Wann nutzen: Nach ausbleibender Antwort.
• Warum sie wirkt: Freundliche Erinnerung, geht davon aus, dass der Kontakt beschäftigt ist.

2. Das Mehrwert-Follow-up

• Wann nutzen: Zweite Nachfassmail.
• Warum sie wirkt: Liefert neuen Mehrwert (Case Study, Artikel, Insight).

3. Das Empfehlungs-Follow-up

• Wann nutzen: Nachträglich gemeinsame Verbindung entdeckt.
• Warum sie wirkt: Baut Vertrauen und Glaubwürdigkeit auf.

4. Die „Breakup“-E-Mail (letztes Follow-up)

• Wann nutzen: Letzter Versuch.
• Warum sie wirkt: Locker, menschlich, löst manchmal doch noch eine Antwort aus.

5. Nach dem Termin: Follow-up

• Wann nutzen: Nach einem Gespräch oder einer Demo.
• Warum sie wirkt: Fasst zusammen, gibt Infos, definiert nächste Schritte.

6. Re: Weiterleitung (Thread Reply) Trick

• Wann nutzen: Als Erinnerung im gleichen E-Mail-Thread.
• Warum sie wirkt: Wirkt wie eine laufende Unterhaltung.

Empfehlungen und warme Einführungen

1. Direkte Empfehlung

• Wann nutzen: Kunde oder Kontakt hat dich empfohlen.
• Warum sie wirkt: Name-Drop schafft sofort Vertrauen.

2. Einführung über gemeinsame Verbindung

• Wann nutzen: Über E-Mail vorgestellt.
• Warum sie wirkt: Nutzt das Vertrauen des Einführenden.

3. Kundenempfehlung

• Wann nutzen: Zufriedener Kunde empfiehlt dich weiter.
• Warum sie wirkt: Mini-Case-Study plus Empfehlung.

4. „Freund eines Freundes“-E-Mail

• Wann nutzen: Gemeinsame LinkedIn-Verbindung.
• Warum sie wirkt: Stellt Vertrautheit her.

Reaktivierung und Check-in

1. „Lange nicht gehört“-Check-in

• Wann nutzen: Alte Leads oder inaktive Kontakte.
• Warum sie wirkt: Unverbindlich, nimmt Bezug auf Neues.

2. Neues Angebot/Insight zur Reaktivierung

• Wann nutzen: Du hast etwas Neues zu bieten.
• Warum sie wirkt: Gibt einen konkreten Grund für den Neustart.

3. Ehemaligen Kunden zurückgewinnen

• Wann nutzen: Früherer Kunde oder Kontakt in neuer Firma.
• Warum sie wirkt: Baut auf bestehender Beziehung auf.

Neue Kunden & Onboarding

1. Willkommens-E-Mail

• Wann nutzen: Vertrag unterzeichnet oder Testphase gestartet.
• Warum sie wirkt: Setzt einen positiven Ton, gibt nächste Schritte vor.

2. Übergabe an Customer Success

• Wann nutzen: Übergang zu Kundenbetreuung/Implementierung.
• Warum sie wirkt: Sorgt für einen reibungslosen Übergang.

3. Erwartungsmanagement

• Wann nutzen: Nach dem Kickoff-Call.
• Warum sie wirkt: Klärt Ziele, Deliverables und nächste Schritte.

Bestehende Kunden: Upsell & Feedback

1. Produkt-Upgrade/Upsell

• Wann nutzen: Neues Produkt oder Add-on.
• Warum sie wirkt: Beratend, bietet Testphase oder Anreiz.

2. Cross-Selling-Einladung

• Wann nutzen: Kunde nutzt nur ein Produkt.
• Warum sie wirkt: Peer-Use-Case, hilfreicher Ton.

3. Feedback-/Testimonial-Anfrage

• Wann nutzen: Zufriedener Kunde.
• Warum sie wirkt: Wertschätzung motiviert zur Rückmeldung.

4. Verlängerungserinnerung/Upsell-Kombi

• Wann nutzen: Vertragsverlängerung steht an.
• Warum sie wirkt: Proaktiv, nutzt Account-Daten für Upsell.

So passt du deine Vertriebs-E-Mail-Vorlagen optimal an

Eine Vorlagenbibliothek ist Gold wert – aber der eigentliche Hebel liegt im Anpassen und ständigen Optimieren. So gehe ich vor:

1. An Branche und Rolle anpassen: Sprache und Beispiele auf die Zielbranche und Persona zuschneiden (Marketing-VP vs. CTO? Unterschiedliche Probleme, andere Ansprache).
2. Personalisierungs-Checkliste nutzen: Vor dem Versand alle Felder prüfen – Name, Unternehmen, individuelle Einleitung, passende Referenz etc.
3. A/B-Tests und Iteration: Verschiedene Betreffzeilen, Einstiege und CTAs ausprobieren. Ergebnisse messen und optimieren.
4. Feedback einholen: Vorlagen im Team teilen und Rückmeldungen von Kontakten einholen.
5. Konsistente Tonalität: Den Stil des Kunden spiegeln, aber die eigene Markenstimme beibehalten.
6. Vorlagenbibliothek pflegen: Versionen und Notizen speichern. Schwache Vorlagen aussortieren, erfolgreiche weiterentwickeln.

Mehr Antworten: Personalisierung, Timing und Follow-up

Fassen wir zusammen. Das Erfolgsrezept für B2B-E-Mails:

• Personalisierung: Der wichtigste Hebel für Antworten. Nutze Thunderbit, um Infos zu sammeln und jede Nachricht individuell zu gestalten.
• Timing: Schicke E-Mails am besten mitten in der Woche, zur Mittagszeit und im Zeitfenster des Empfängers. Berücksichtige Events und Trigger.
• Follow-up: Die meisten Antworten kommen durchs Nachfassen. Nutze Sequenzen, halte jede Nachricht frisch und gib nicht zu früh auf.

So integrierst du Thunderbit-Daten in deinen Workflow:

1. Lead-Recherche: Mit Thunderbit Zielkontakte und Kontextdaten sammeln.
2. Segmentieren & Personalisieren: Liste nach Persona aufteilen, individuelle Notizen ergänzen, Felder für Serienmails vorbereiten.
3. Vorlage auswählen: Passende Vorlage für jedes Segment wählen.
4. E-Mail verfassen: Daten einfügen, für Top-Kontakte individuell anpassen.
5. Versandzeit optimieren: Für die besten Tage/Uhrzeiten einplanen.
6. Follow-ups automatisieren: Sequenz laden und Bedingungen festlegen.
7. Schnell reagieren: Interessierte Kontakte zügig beantworten.
8. Analysieren & optimieren: Ergebnisse auswerten, Vorlagen anpassen, wiederholen.
9. Pipeline auffüllen: Mit Thunderbit regelmäßig neue Kontakte recherchieren.

So stellst du sicher, dass immer die richtige Nachricht zur richtigen Zeit beim richtigen Empfänger landet.

Fazit: Mehr B2B-Erfolg mit der passenden E-Mail-Vorlage

Im überfüllten Posteingang aufzufallen ist nicht einfach – aber absolut machbar. Mit diesen 35 bewährten Vertriebs-E-Mail-Vorlagen und der Power von für Recherche und Personalisierung steigerst du deine Antwortquoten, vereinbarst mehr Termine und erhöhst deinen Umsatz.

Meine Empfehlung für die nächsten Schritte:

• Thunderbit nutzen (oder ein ähnliches Tool), um bessere Lead-Listen zu erstellen.
• Vorlagen individuell anpassen – auf dein Angebot, deine Zielgruppe und deine Buyer Personas.
• Sequenz im CRM oder E-Mail-Tool einrichten und Felder für den Serienversand mappen.
• Mit einer Testgruppe starten, Feedback einholen und optimieren.
• Outreach skalieren und Kennzahlen regelmäßig auswerten.

Denk dran: Es geht nicht um Masse, sondern um die Qualität deiner E-Mails. Mit den richtigen Vorlagen und den passenden Daten kann dein Vertriebsteam sich auf das Wesentliche konzentrieren – Beziehungen aufbauen und Abschlüsse erzielen.

Bereit, deine Kaltakquise von Glückssache auf Erfolgskurs zu bringen? Lade die runter, teste die Vorlagen und berichte mir von deinen Ergebnissen. Auf mehr Antworten, mehr Termine und mehr Umsatz – viel Erfolg beim E-Mailen!

Du willst mehr Tipps zu Vertriebsautomatisierung, Lead-Recherche und datengetriebenem Outreach? Im findest du Anleitungen wie und .

FAQs

1. Warum sind E-Mail-Vorlagen für den B2B-Vertrieb so wichtig?

E-Mail-Vorlagen sparen Zeit, sorgen für einheitliche Kommunikation und steigern die Wirksamkeit durch bewährte Strukturen. Sie ermöglichen Personalisierung im großen Stil und minimieren Fehler – so erhöhen Vertriebsteams Öffnungs- und Antwortquoten.

2. Was macht eine gute Vertriebs-E-Mail-Vorlage aus?

Eine effektive Vorlage enthält einen klaren Betreff, eine persönliche Ansprache, ein überzeugendes Nutzenversprechen, Social Proof, einen eindeutigen Call-to-Action und eine professionelle Signatur. Diese Elemente steigern nachweislich Engagement und Abschlussraten.

3. Wie unterstützt Thunderbit den E-Mail-Outreach?

Thunderbit ist eine KI-basierte Chrome-Erweiterung, die Kontaktdaten von Webseiten und LinkedIn extrahiert. So können Vertriebsteams schnell präzise Lead-Listen erstellen, Kontaktdaten anreichern und E-Mails mit relevanten Insights personalisieren.

4. Welche Arten von E-Mail-Vorlagen sind im Leitfaden enthalten?

Der Leitfaden bietet 35 Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle: Kaltakquise, Follow-ups, Empfehlungen, Reaktivierung, Onboarding und Upselling. Jede Vorlage ist kompakt, anpassbar und darauf ausgelegt, Antworten zu generieren.

5. Wie kann ich die Vorlagen personalisieren und optimieren?

Passe jede E-Mail individuell an Branche, Rolle und Kontext des Empfängers an. Nutze A/B-Tests, Feedback und Tools wie Thunderbit, um personalisierte Felder einzufügen. Analysiere regelmäßig die Ergebnisse und optimiere deine Ansprache.