Schlüssel-Informationsextraktion: So steigern Sie Ihre Prozesseffizienz

Im Vertrieb und im operativen Alltag gibt es einen Spruch, den fast jeder kennt: „Ich wollte nie zum Copy-Paste-Profi werden.“ Trotzdem verbringen viele von uns täglich Stunden damit, Infos aus PDFs, Webformularen, Rechnungen oder Tabellen zu suchen und sie an die richtige Stelle zu bringen. Ich kenne das aus eigener Erfahrung: Teams investieren unzählige Stunden (und Nerven), nur um Daten von A nach B zu schieben. Und das ist kein kleines Problem. Studien zeigen, dass Vertriebsleute etwa mit manueller Dateneingabe verlieren. Unternehmen, die die Dokumenten-Informationsextraktion automatisieren, können und erreichen im ersten Jahr einen . Das ist nicht nur ein bisschen mehr Zeit für Kaffee – das ist eine echte Revolution im Workflow.

Was steckt dahinter? Das Zauberwort heißt Schlüssel-Informationsextraktion (Key Information Extraction, KIE) – und sie krempelt den Umgang mit Daten in Unternehmen komplett um. In diesem Beitrag zeige ich dir, was KIE wirklich bedeutet, wer davon profitiert, wie es funktioniert (ohne Fachchinesisch) und warum Tools wie es so einfach machen, aus Dokumentenchaos strukturierte, nutzbare Infos zu machen. Dazu gibt’s echte Praxisbeispiele, Tipps – und vielleicht auch einen Dad-Joke. Denn wer beim Thema Dateneingabe nicht lachen kann, hat schon verloren.

Was ist Schlüssel-Informationsextraktion? Einfach erklärt: Schlüssel-Wert-Paar-Extraktion

Fangen wir ganz vorne an. Schlüssel-Informationsextraktion bedeutet, dass wichtige Infos automatisch aus Dokumenten, Webseiten, PDFs, E-Mails oder sogar Bildern erkannt und in strukturierte, weiterverwendbare Daten verwandelt werden. Stell dir vor, dein Computer übernimmt das Markieren und Übertragen von Infos – nur viel schneller und ohne Papierkram.

Im Mittelpunkt steht die Schlüssel-Wert-Paar-Extraktion. Hier sucht die Software nach „Schlüsseln“ (wie „Firmenname“, „Rechnungsnummer“ oder „Kontakt-E-Mail“) und liest die passenden „Werte“ aus (z. B. „Thunderbit“, „11897“ oder „info@thunderbit.com“). Es ist, als würde der Computer für dich die Tabelle ausfüllen.

Beispiel: Von einer Unternehmensregistrierungsseite könnte ein KIE-Tool folgende Daten extrahieren:

• Firmenname: Thunderbit
• Kontakt-E-Mail:
• Telefon: +1-555-1234

Dieser Prozess ist das Rückgrat der Dokumenten-Informationsextraktion – ein Überbegriff für alle Methoden, mit denen strukturierte Daten aus unstrukturierten oder halbstrukturierten Inhalten gewonnen werden. Egal ob PDF-Rechnung, Webverzeichnis oder gescannter Vertrag: Ziel ist immer, aus unübersichtlichen, menschenlesbaren Inhalten maschinenlesbare Tabellen zu machen.

Warum ist das wichtig? Weil strukturierte Daten Gold wert sind. Sie ermöglichen Automatisierung, Analysen und schnelle Entscheidungen – ohne ständiges Copy-Paste.

Wer braucht Schlüssel-Informationsextraktion? Wo Teams profitieren

Ganz ehrlich: Fast jedes Team, das mit Dokumenten oder Webdaten arbeitet, profitiert von KIE. Hier ein Überblick, wer es nutzt und warum:

Ohne Automatisierung stecken diese Teams in einer Endlosschleife aus manueller Eingabe, langsamen Abläufen und Fehlern. Ich habe erlebt, wie Vertriebsteams heiße Leads verpassen, weil die Daten nicht schnell genug im CRM landen – und wie Finanzabteilungen Tage mit Rechnungsabgleich verbringen, der in Minuten erledigt sein könnte.

Und der Nutzen ist messbar: Ein Immobilienunternehmen, das die Lead-Erfassung automatisierte, erzielte einen und reduzierte die Dateneingabezeit um . Das ist ein Gewinn für alle Beteiligten.

Warum Schlüssel-Informationsextraktion für effiziente Workflows so wichtig ist

Warum das Ganze? Die Automatisierung der Dokumenten-Informationsextraktion spart nicht nur Zeit – sie verändert, wie dein Team arbeitet.

Die größten Vorteile:

• Zeitersparnis: Aufgaben, die früher Stunden oder Tage gedauert haben, sind jetzt in Minuten erledigt. Ein Logistikunternehmen hat die Bearbeitungszeit pro Dokument von über 7 Minuten auf unter 30 Sekunden gedrückt – eine .
• Weniger Personalkosten: Teams können mehr schaffen oder Mitarbeitende für wichtigere Aufgaben einsetzen. Manche Unternehmen erreichen .
• Weniger Fehler: Moderne Extraktionssysteme erreichen , Fehlerquoten sinken um mehr als .
• Schnellere Entscheidungen: Daten stehen schneller zur Verfügung – für schnelle Reaktionen, Preisänderungen oder Zahlungen.

Vorher-Nachher: So groß ist der Unterschied

Vor der Automatisierung: Die Bearbeitung eines Versicherungsantrags dauerte zwei Wochen – vor allem wegen manueller Dateneingabe und Prüfung.

Nach der Automatisierung: Die relevanten Daten werden per KI extrahiert und geprüft, die Bearbeitung dauert nur noch ein bis zwei Tage. In manchen Fällen sinkt die Bearbeitungszeit von Wochen auf Minuten ().

Das Fazit: Schlüssel-Informationsextraktion macht deine Prozesse schneller, günstiger und zuverlässiger. Es geht nicht darum, härter zu arbeiten – sondern schlauer.

Wie funktioniert Schlüssel-Informationsextraktion? Von OCR bis KI-gestützter Extraktion

Du musst kein Datenprofi sein, um das Prinzip zu verstehen. Hier die vereinfachte Schritt-für-Schritt-Erklärung:

1. OCR (Optische Zeichenerkennung): Für gescannte Dokumente oder Bilder wandelt OCR Textbilder in echten Text um. Moderne, KI-gestützte OCR erkennt sogar Handschrift und unsaubere Scans ().
2. Layout-Analyse: Das System erkennt, wo sich Schlüssel und Werte befinden – etwa „Gesamtbetrag:“ und „5.000 €“ auf einer Rechnung, auch wenn das Layout ungewöhnlich ist ().
3. Named Entity Recognition (NER) & Mustererkennung: Die KI sucht nach Namen, Daten, Beträgen oder E-Mails – mit erlernten Mustern und Regeln ().
4. Schlüssel-Wert-Zuordnung: Die Software ordnet die Labels den Daten zu und erstellt einen strukturierten Datensatz (z. B. „Name“ → „Max Mustermann“).
5. Validierung & Qualitätskontrolle: Automatische Prüfungen (und manchmal ein schneller menschlicher Check) sorgen für korrekte Daten.
6. Export & Integration: Die strukturierten Daten werden nach Excel, Google Sheets, in eine Datenbank oder direkt ins CRM/ERP exportiert ().

Die Rolle von KI bei der Dokumenten-Informationsextraktion

KI ist das Herzstück moderner Tools. Sie ermöglicht:

• Die Verarbeitung komplexer oder unbekannter Layouts (kein Ärger mehr mit kaputten Vorlagen)
• Unterstützung vieler Sprachen (Thunderbit z. B. unterstützt 34 Sprachen)
• Automatische Feldvorschläge (wie Thunderbits „KI-Feldvorschläge“)
• Datenbereinigung, Standardisierung und sogar Übersetzung in Echtzeit

Kurz: KI macht KIE robust und flexibel – es funktioniert auch dann, wenn die Datenquellen chaotisch sind.

4 Top-Tools für Schlüssel-Informationsextraktion (und warum Thunderbit vorne liegt)

Es gibt viele Tools, aber nicht alle sind gleich gut. Hier vier empfehlenswerte Lösungen – mit Thunderbit als Favorit:

1. Thunderbit: Der einfachste KI-Web-Scraper für Schlüssel-Informationsextraktion

ist eine KI-gestützte Chrome-Erweiterung, die Web- und Dokumentendaten für alle zugänglich macht – ohne Programmierung oder komplizierte Einrichtung. Das überzeugt mich besonders:

• Automatisierte Lead-Erfassung: Unternehmen, Kontakte, E-Mails und mehr direkt von Eventseiten, Jobbörsen oder Firmenprofilen extrahieren – ganz ohne manuelle Arbeit.
• Intelligente Felderkennung & Standardisierung: Thunderbits KI erkennt und formatiert Felder wie Firmenname, E-Mail, Telefon und sogar Branchenzuordnung. Sie kann Telefonnummern standardisieren, Feldnamen übersetzen und mehr.
• Komplexe Strukturen meistern: Du willst paginierte Listen, Unterseiten (z. B. Ausstellerprofile auf Messen) oder mehrseitige PDFs extrahieren? Thunderbit kann das.
• Mehrsprachigkeit & Feldübersetzung: Unterstützt 34 Sprachen und übersetzt Felder für internationale Teams.
• No-Code, sofortige Ergebnisse: „KI-Feldvorschläge“ anklicken, Spalten prüfen, „Scrapen“ – fertig. Export nach Excel, Google Sheets, Airtable oder Notion – ohne Zusatzkosten.

Ein Praxisbeispiel:

Szenario: Du planst eine Kampagne für Unternehmen eines Tech-Events. Die Eventseite listet Aussteller (mit Links zu Profilen), dazu gibt es ein PDF mit weiteren Details.

• Mit Thunderbit öffnest du die Ausstellerseite, klickst auf „KI-Spaltenvorschläge“ und bekommst Felder wie Firmenname, Branche, Webseite.
• Mit „Scrapen“ werden alle Unternehmen extrahiert.
• Für Details aus den Profilen nutzt du das Subpage-Scraping – Thunderbit besucht jeden Link, holt E-Mails, Telefonnummern und ergänzt die Tabelle.
• PDF? Einfach in Chrome öffnen, Thunderbits PDF-Parser nutzen und Tabellen oder Text extrahieren.
• Alles nach Google Sheets exportieren – fertig für die Kampagne.

Gesamtdauer: 10–15 Minuten. Kein Programmieren, kein Copy-Paste, kein Stress.

Thunderbit überzeugt durch . Es richtet sich an Business-User in Vertrieb, Marketing, E-Commerce, Immobilien und mehr. Mit Features wie geplantem Scraping (einfach Zeitpunkt beschreiben) bleibt deine Datenbasis immer aktuell.

Du willst es live sehen? Hier geht’s zur oder schau im nach weiteren Anwendungsfällen.

2. Kili Technology

setzt auf individuelle KI für komplexe Dokumente. Wer sehr spezielle Formulare hat oder ein Modell für eigene Anforderungen trainieren möchte (z. B. Versicherungsansprüche, Ausweise aus verschiedenen Ländern), kann mit Kili Daten labeln, Modelle trainieren und eigene Extraktoren bauen. Ideal für Unternehmen mit Machine-Learning-Know-how und vielfältigen Dokumenttypen.

3. Klippa DocHorizon

ist eine All-in-One-Plattform für Dokumentenverarbeitung mit starker OCR und KI. Besonders beliebt im Finanz- und Rechnungswesen (Rechnungen, Belege, Verträge, Ausweise) und bietet APIs zur Integration. Klippa verarbeitet viele Dokumenttypen direkt, mit hoher Genauigkeit und flexiblen Exportoptionen (JSON, XML, Excel etc.). Perfekt für Unternehmen, die Backoffice-Prozesse skalieren wollen.

4. Rossum

ist eine KI-Plattform für die Massenverarbeitung von Dokumenten, besonders im Rechnungswesen und in der Logistik. Sie kombiniert KI-Extraktion mit einer Benutzeroberfläche für die Validierung durch Menschen, sodass Tausende Dokumente mit hoher Genauigkeit und minimalem Aufwand verarbeitet werden können. Ideal für Unternehmen, die End-to-End-Automatisierung mit Qualitätskontrolle suchen.

Typische Herausforderungen bei der Schlüssel-Informationsextraktion – und wie moderne Tools sie lösen

Auch die besten Tools stoßen auf Hürden. So gehen moderne Lösungen (insbesondere Thunderbit) damit um:

• Variabilität von Dokumenten/Layout: KI-basierte Extraktoren lernen Muster statt fester Positionen. Thunderbits „KI-Feldvorschläge“ passen sich neuen Layouts automatisch an.
• Sprachbarrieren: Mehrsprachige OCR und Übersetzungsfunktionen (Thunderbit unterstützt 34 Sprachen) ermöglichen Extraktion aus internationalen Quellen.
• Datenqualität: Integrierte Normalisierung und Feldvorschläge sorgen für saubere, standardisierte Daten.
• Integration: Direkter Export zu Google Sheets, Airtable, Notion oder per API – deine Daten fließen direkt in den Workflow.
• Datenschutz & Compliance: Wähle Tools mit starker Sicherheit, Verschlüsselung und Compliance. Extrahiere und speichere nur, was nötig ist.
• Akzeptanz im Team: Je einfacher das Tool, desto schneller wird es genutzt. Thunderbits Zwei-Klick-Workflow ist hier ein echter Pluspunkt.

Tipps für beste Ergebnisse:

• Nutze KI-Feldvorschläge und Prompts für Feintuning.
• Überprüfe und aktualisiere deine Extraktionsvorlagen regelmäßig.
• Setze Übersetzungsfunktionen für mehrsprachige Daten ein.
• Dokumentiere den Prozess und behalte die Qualitätskontrolle im Blick.

Schritt-für-Schritt: So nutzt du Schlüssel-Informationsextraktion im Alltag

Bereit für den Einstieg? So einfach geht’s:

1. Quellen identifizieren: Liste die Dokumente oder Webseiten auf, aus denen du Daten brauchst. Priorisiere die wichtigsten Anwendungsfälle.
2. Tool auswählen: Für Web- und Dokumentenextraktion ohne Aufwand ist eine Top-Wahl. Teste ggf. mehrere Tools.
3. Extraktion einrichten: Definiere Felder mit KI-Vorschlägen. Passe sie an und ergänze Prompts für spezielle Formate oder Übersetzungen.
4. Prüfen & exportieren: Mach einen Testlauf, prüfe die Ergebnisse und exportiere nach Excel, Google Sheets, Airtable oder Notion.
5. Integrieren: Verbinde die Ergebnisse mit CRM, ERP oder anderen Systemen. Nutze Zeitpläne für wiederkehrende Aufgaben.
6. Skalieren & überwachen: Weite die Lösung auf weitere Dokumente oder Seiten aus. Prüfe regelmäßig die Ergebnisse und optimiere bei Bedarf.

Schnell-Checkliste:

• ✔ Benötigte Infos und Quellen definieren
• ✔ Passendes Tool wählen
• ✔ Felder einrichten (KI-Vorschläge nutzen)
• ✔ Extraktion testen und validieren
• ✔ Export/Integration in den Workflow
• ✔ Regelmäßig überwachen und optimieren

Schlüssel-Wert-Paar-Extraktion in der Praxis: Beispiele aus dem Alltag

Hier ein paar echte Anwendungsfälle:

Beispiel 1: Lead-Generierung aus Events

Vorher: Vertriebsmitarbeitende kopierten einen Tag lang Teilnehmerdaten aus Eventlisten ins CRM. Bis die Leads verfügbar waren, war der Event-Effekt verpufft.

Nachher: Mit Thunderbit werden alle relevanten Felder in 10 Minuten extrahiert. Die Leads sind noch am selben Tag im CRM, die Conversion-Rate steigt um .

Beispiel 2: Preisüberwachung im E-Commerce

Vorher: Ein Praktikant prüfte wöchentlich stundenlang die Preise von 100 Produkten bei Wettbewerbern – und übersah oft Änderungen.

Nachher: Die Managerin richtet Thunderbit so ein, dass die Wettbewerberseiten jede Nacht gescraped werden. Die Daten landen in Google Sheets, Preisänderungen werden automatisch markiert. Das Unternehmen reagiert schneller und spart wöchentlich viele Stunden, die für Analysen genutzt werden.

Beispiel 3: Rechnungsverarbeitung in der Buchhaltung

Vorher: Mitarbeitende gaben Rechnungsdaten manuell ein – 5–10 Minuten pro Rechnung, mit Fehlern.

Nachher: Ein KI-Tool (wie Rossum oder Klippa) extrahiert alle Felder mit . Die Bearbeitungszeit sinkt um , Fehler werden selten.

Best Practices für erfolgreiche Dokumenten-Informationsextraktion

Das habe ich gelernt (manchmal auf die harte Tour):

• KI-Vorschläge nutzen: Features wie Thunderbits „KI-Spaltenvorschläge“ sparen Zeit und finden Felder, die du sonst übersehen würdest.
• Vorlagen aktuell halten: Webseiten und Formulare ändern sich – prüfe deine Einstellungen regelmäßig.
• Mehrsprachigkeit nutzen: Standardisiere Feldnamen und Werte für internationale Teams.
• Integrieren & automatisieren: Exportiere direkt in die Tools, die dein Team nutzt. Automatisiere wiederkehrende Aufgaben.
• Datenschutz & Compliance beachten: Extrahiere nur, was nötig ist, sichere deine Daten und halte Vorschriften ein.
• Menschliche Kontrolle behalten: Prüfe regelmäßig die Ergebnisse, besonders bei kritischen Daten.
• Prozesse dokumentieren: Halte fest, was du extrahierst, wie und wohin.
• Up-to-date bleiben: Verfolge Updates deines Tools – neue Features machen vieles noch einfacher.

Fazit: Mit Schlüssel-Informationsextraktion Prozesseffizienz freisetzen

In der heutigen Geschäftswelt sind Zeit und Genauigkeit entscheidend. Die Automatisierung der Schlüssel-Informationsextraktion ist kein „Nice-to-have“ mehr, sondern Pflicht für Teams, die schnell, wettbewerbsfähig und ohne Copy-Paste-Frust arbeiten wollen. Von Vertrieb über Finanzen bis HR: Die Vorteile sind klar – schnellere Abläufe, weniger Fehler, mehr Zeit für das Wesentliche.

KI-gestützte Tools wie machen die Extraktion für alle zugänglich – ohne Programmierung, ohne Kopfschmerzen, mit sofortigen Ergebnissen. Egal ob du Leads von Webseiten sammelst, Daten aus PDFs ziehst oder Wettbewerber im Blick behältst: KIE kann deinen Workflow komplett verändern.

Mein Tipp: Such dir einen Prozess in deinem Unternehmen, der durch manuelle Dateneingabe ausgebremst wird. Probier Schlüssel-Informationsextraktion aus – zum Beispiel mit Thunderbits kostenlosem Einstieg – und erlebe den Unterschied. Die gesparte Zeit, weniger Fehler und neue Einblicke willst du danach nicht mehr missen.

Und falls du das Copy-Paste doch vermisst: Es gibt eine Selbsthilfegruppe. Sie trifft sich jeden Freitag in Excel.

Mehr erfahren?

Bereit, deine Prozesseffizienz zu steigern? Dann los – starte mit der Extraktion.

FAQs

1. Was ist Schlüssel-Informationsextraktion (KIE) und warum ist sie wichtig?

Schlüssel-Informationsextraktion (KIE) ist der automatisierte Prozess, gezielte und wertvolle Daten – wie Namen, E-Mails, Rechnungsbeträge oder Produktdetails – aus unstrukturierten Quellen wie PDFs, E-Mails, Webseiten oder Scans zu identifizieren und zu extrahieren. Sie ist entscheidend, um unübersichtliche, menschenlesbare Inhalte in saubere, strukturierte Daten zu verwandeln, die Automatisierung, Analysen und schnelle Entscheidungen ermöglichen.

2. Welche Teams profitieren am meisten von KIE-Tools?

KIE bringt Vorteile für viele Teams: Vertrieb und Marketing (Lead-Erfassung), E-Commerce (Preisüberwachung), Finanzen (Rechnungsverarbeitung), HR (Lebenslauf-Parsing) und Recht/Compliance (Dokumentenprüfung). Überall, wo wiederkehrende Dateneingabe aus Dokumenten nötig ist, sparst du Zeit und erhöhst die Genauigkeit.

3. Wie funktioniert die Schlüssel-Wert-Paar-Extraktion?

Bei der Schlüssel-Wert-Paar-Extraktion werden „Schlüssel“ (wie „Rechnungsnummer“ oder „Firmenname“) erkannt und mit den zugehörigen „Werten“ (wie „#93843“ oder „Thunderbit“) verknüpft. Der Prozess nutzt KI-gestützte OCR, Layout-Analyse, Named Entity Recognition (NER) und Mustererkennung, um die Daten strukturiert – etwa für Tabellen oder CRM-Systeme – bereitzustellen.

4. Was macht Thunderbit unter den KIE-Tools besonders?

Thunderbit vereint KI-basierte Felderkennung, Mehrsprachigkeit, PDF-Parsing, Subpage-Scraping und Ein-Klick-Feldvorschläge in einer einfach zu bedienenden Chrome-Erweiterung. Sie ist für Nicht-Programmierer konzipiert und unterstützt den Export zu Google Sheets, Airtable und Notion. Besonders stark ist Thunderbit bei der webbasierten Lead-Generierung, Event-Scraping und strukturierten Datenerfassung im großen Stil.

5. Gibt es Praxisbeispiele für KIE?

• Vertriebsteams nutzen Thunderbit, um Lead-Daten von Eventseiten in Minuten ins CRM zu übertragen.
• E-Commerce-Manager automatisieren die Preisüberwachung bei Wettbewerbern.
• Finanzabteilungen verarbeiten Rechnungen in unter 30 Sekunden per KI-Extraktion – Fehler werden minimiert, Stunden gespart.

Diese Beispiele zeigen, wie KIE manuelle, fehleranfällige Prozesse in effiziente, zuverlässige Workflows verwandelt.