Die 12 besten Automatisierungstools zur Prozessoptimierung

Im heutigen Geschäftsleben geht alles blitzschnell – und mal ehrlich: Wer hat schon Lust, den Tag damit zu verbringen, Daten von einer Tabelle in die nächste zu schieben, ständig Freigaben nachzuhaken oder das CRM manuell zu aktualisieren? Trotzdem verbringen laut aktuellen Studien 76 % der Büroangestellten täglich 1–3 Stunden damit, Informationen zwischen verschiedenen Anwendungen zu übertragen – und das ist noch ohne die Zeit, die für Fehlerbehebung oder das Suchen nach fehlenden Infos draufgeht (). Aus meiner langjährigen Erfahrung im SaaS- und Automatisierungsbereich weiß ich: Mit den richtigen Automatisierungstools wird aus dem täglichen Kampf ein entspannter, effizienter Workflow.

Wenn du die Zeit deines Teams zurückholen, die Produktivität steigern und Fehlerquellen minimieren willst, bist du hier genau richtig. Ich habe die 12 besten Automatisierungstools für 2025 zusammengestellt – von KI-gestützter Web-Datenerfassung bis hin zu professioneller Robotic Process Automation (RPA) und Projektmanagement. Egal ob du im Vertrieb, in der Organisation oder einfach nur genervt vom ständigen Copy-Paste bist: Hier findest du das passende Tool, um smarter statt härter zu arbeiten.

Warum das richtige Automatisierungstool so wichtig ist

Fakt ist: Manuelle Prozesse sind echte Produktivitätskiller. Sie sorgen für Verzögerungen, Fehler und letztlich für Frust und Überlastung im Team. Die gute Nachricht: Mit Automatisierung können Unternehmen bis zu 77 % der Zeit bei Routineaufgaben sparen ()). Das bedeutet nicht nur mehr Zeit für die Kaffeepause, sondern einen echten Effizienzschub und bessere Stimmung im Team.

Automatisierungstools beschleunigen nicht nur Abläufe. Sie reduzieren Fehler um bis zu 70 % ()), ermöglichen es Teams, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren und verbessern sogar den Kundenservice. Tatsächlich erzielen 59 % der Automatisierungsprojekte schon nach 12 Monaten eine positive Rendite ()). Kurz gesagt: Das richtige Automatisierungstool ist kein nettes Extra, sondern ein echter Wettbewerbsvorteil.

So habe ich die besten Automatisierungstools ausgewählt

Die Auswahl ist riesig – das richtige Tool zu finden, fühlt sich oft an wie die Suche nach dem perfekten Auto: Vieles sieht gut aus, aber entscheidend ist, was wirklich zu dir passt. Nach diesen Kriterien habe ich die Top 12 ausgewählt:

• Benutzerfreundlichkeit: Können auch Fachabteilungen ohne IT-Kenntnisse Automatisierungen einrichten?
• Integrationsmöglichkeiten: Lässt sich das Tool problemlos mit deinen bestehenden Systemen verbinden?
• Skalierbarkeit: Wächst das Tool mit deinem Unternehmen mit oder stößt du schnell an Grenzen?
• Besondere Funktionen: Gibt es Alleinstellungsmerkmale – etwa KI-gestützte Web-Datenerfassung (Stichwort Thunderbit)?
• Preis & ROI: Ist das Tool bezahlbar und bringt es wirklich Zeit- oder Kostenvorteile?
• Support & Community: Gibt es Unterstützung und Ressourcen für den Einstieg?

Ich habe außerdem die Besonderheiten jedes Tools hervorgehoben, damit du die passende Lösung für deine Anforderungen, dein Team und dein Budget findest.

1. Thunderbit: Beste Wahl für KI-gestützte Web-Datenautomatisierung

ist meine absolute Empfehlung für alle, die Webdaten automatisiert erfassen wollen – besonders in Vertrieb, Operations, E-Commerce oder Immobilien. Als Mitgründer und CEO bin ich natürlich voreingenommen, aber hör mir zu: Thunderbit ist eine , mit der du strukturierte Daten aus jeder Website mit nur zwei Klicks extrahieren kannst.

Was macht Thunderbit besonders?

• KI-gestützte Extraktion: Mit „KI-Felder vorschlagen“ liest Thunderbits KI die Seite, schlägt passende Spalten vor und erstellt sogar eigene Extraktionsregeln. Kein Programmieren, keine Vorlagen, kein Stress.
• Unterseiten- & Paginierungsscraping: Du brauchst mehr als die Hauptseite? Thunderbit besucht automatisch Unterseiten (z. B. Produktdetails oder LinkedIn-Profile) und sammelt zusätzliche Infos.
• Sofort-Vorlagen: Für bekannte Seiten wie Amazon, Zillow oder Shopify gibt es Ein-Klick-Vorlagen – ohne Einrichtung.
• Kostenloser Datenexport: Exportiere direkt nach Excel, Google Sheets, Airtable oder Notion – ohne Zusatzkosten.
• KI-Autofill: Automatisiere Formulare und Online-Prozesse mit KI – komplett kostenlos.

Thunderbit ist besonders stark, wenn du Daten aus unstrukturierten oder halbstrukturierten Webseiten brauchst – etwa für Leadgenerierung, Wettbewerbsbeobachtung oder Produktlisten. Erste Nutzer berichten, dass sie stundenlanges Copy-Paste durch wenige Minuten Automatisierung ersetzen konnten (fast wie Magie).

Preise: Kostenlos für bis zu 6 Seiten/Monat (10 mit Test-Boost), danach kostenpflichtige Pakete ab 15 $/Monat für 500 Credits. .

Neugierig, wie es funktioniert? Im findest du Anleitungen und Praxisbeispiele.

2. Zapier: Beste Lösung zur Verbindung alltäglicher Apps

ist das Schweizer Taschenmesser der Geschäftsautomatisierung. Es verbindet über 5.000 Apps – von Gmail und Salesforce bis Slack und Trello – und automatisiert fast jeden erdenklichen Workflow. Erstelle „Zaps“ wie „Neuer Lead kommt rein, automatisch ins CRM eintragen und Slack-Benachrichtigung senden“ – ganz ohne Programmierkenntnisse.

Warum Geschäftsanwender Zapier lieben:

• No-Code-Oberfläche: Drag & Drop – super einfach. Sogar meine Mutter könnte einen Zap einrichten (obwohl sie mich bei jedem WLAN-Problem anruft).
• Vorlagen: Hunderte fertige Automatisierungen für Vertrieb, Marketing und Operations.
• Mehrstufige Workflows: Automatisiere komplexe Abläufe über mehrere Apps hinweg.

Typische Anwendungsfälle: Leads aus Webformularen ins CRM übertragen, automatische E-Mail-Nachverfolgung, Slack-Benachrichtigungen oder Tabellen mit E-Commerce-Bestellungen aktualisieren.

Preise: Kostenlos bis 100 Aufgaben/Monat; kostenpflichtig ab 19,99 $/Monat für 750 Aufgaben ().

3. Integromat (Make): Beste Wahl für visuelle Workflow-Automatisierung

ist das Tool für visuelle Denker und Teams mit komplexen, mehrstufigen Prozessen. Mit dem Drag-and-Drop-Szenario-Builder gestaltest du Automatisierungen wie ein Flussdiagramm – inklusive Verzweigungen, Schleifen und Datenumwandlungen.

Was Make besonders macht:

• Visueller Szenario-Builder: Den gesamten Workflow auf einen Blick, einfach per Drag & Drop.
• Erweiterte Logik: Komplexe Bedingungen, Datenverarbeitung und Massenoperationen möglich.
• Über 1.000 App-Integrationen: Die meisten gängigen Business-Tools, plus HTTP-Module für eigene APIs.

Ideal für: Operations, IT oder alle, die mehr als „Wenn dies, dann das“ brauchen – z. B. Datenbanksynchronisation, automatisierte Berichte oder Multi-App-Prozesse.

Preise: Kostenlos bis 1.000 Operationen/Monat; kostenpflichtig ab 10,59 $/Monat ().

4. Microsoft Power Automate: Beste Integration ins Microsoft-Ökosystem

(früher Microsoft Flow) ist die perfekte Lösung für Unternehmen, die auf Microsoft 365 setzen. Es verbindet Outlook, Teams, SharePoint, Excel und viele weitere Apps – und automatisiert Freigaben, Benachrichtigungen und Dokumentenprozesse im Handumdrehen.

Warum es bei Microsoft-Nutzern so beliebt ist:

• Tiefe Integration: Vorgefertigte Konnektoren für alle Microsoft-Apps plus 500+ Drittanbieter.
• Viele Vorlagen: Von Onboarding bis Spesenfreigabe – alles mit einem Klick automatisierbar.
• KI & RPA: Mit AI Builder für intelligente Dokumentenverarbeitung und Desktop-RPA für Altsysteme.

Preise: In vielen Microsoft 365-Lizenzen enthalten; Premium ab 15 $/Nutzer/Monat ().

5. UiPath: Beste Wahl für Enterprise-RPA

ist der Riese unter den RPA-Lösungen, entwickelt für große Unternehmen, die umfangreiche, regelbasierte Aufgaben automatisieren möchten – etwa Rechnungsverarbeitung, Compliance-Prüfungen oder Dateneingaben in Altsystemen.

UiPaths Stärken:

• Drag-and-Drop-Studio: Automatisierungen visuell erstellen, ohne tiefes Programmierwissen.
• KI-Dokumentenerkennung: Informationen aus Rechnungen, PDFs und mehr per Machine Learning extrahieren.
• Enterprise-Orchestrierung: Hunderte Bots zentral steuern, Aufgaben planen und Performance überwachen.

Praxisbeispiel: Unternehmen wie Thermo Fisher Scientific konnten die Rechnungsverarbeitung mit UiPath um 70 % beschleunigen ().

Preise: Community Edition kostenlos; Enterprise-Preise individuell (oft im fünfstelligen Bereich, aber mit hohem ROI).

6. Automation Anywhere: Beste Skalierbarkeit für Geschäftsprozesse

ist ein weiterer RPA-Marktführer, bekannt für seine cloudbasierte Plattform und die Möglichkeit, Automatisierung unternehmensweit zu skalieren.

Was das Tool auszeichnet:

• Cloud-native Architektur: Bots schnell bereitstellen und zentral im Browser verwalten.
• Bot-Marktplatz: Vorgefertigte Bots für gängige Aufgaben herunterladen.
• Analytics: Dashboards zeigen in Echtzeit gesparte Stunden, bearbeitete Transaktionen und mehr.

Einsatzbereiche: Finanzen, HR, Kundenservice, Operations – überall, wo wiederkehrende, systemübergreifende Prozesse automatisiert werden sollen.

Preise: Kostenlose Community Edition; Enterprise-Preise individuell.

7. Blue Prism: Beste Sicherheit für großflächige Automatisierung

ist das bevorzugte RPA-Tool für streng regulierte Branchen wie Banken, Versicherungen und Gesundheitswesen. Der Fokus auf Sicherheit, Governance und Nachvollziehbarkeit macht es ideal für Unternehmen, die keine Fehler riskieren können.

Wichtige Funktionen:

• Zentrale Steuerung: Hunderte Bots mit striktem Änderungsmanagement und Audit-Trails verwalten.
• Sicherheitsarchitektur: Rollenbasierte Zugriffe, Credential Vaults und Compliance-Design.
• Branchenspezialisierung: Bewährte Lösungen für Banken, Versicherungen und Behörden.

Preise: Enterprise-Lizenz, meist individuell kalkuliert.

8. Kissflow: Beste Lösung für individuelle Workflows

ist eine No-Code/Low-Code-Plattform, mit der Fachabteilungen eigene Workflows erstellen können – etwa Freigaben, Onboarding oder Aufgabenverteilung – ganz ohne IT-Unterstützung.

Warum Teams Kissflow schätzen:

• Intuitiver Formular-Builder: Digitale Formulare und Workflows in wenigen Minuten erstellen.
• Echtzeit-Zusammenarbeit: Kommentieren, Dateien anhängen und Fortschritt direkt im Workflow verfolgen.
• Individuell anpassbar: Workflows exakt auf deine Anforderungen zuschneiden – per Drag & Drop.

Preise: Ab ca. 2.500 $/Monat für die Workflow-Plattform ().

9. Nintex: Beste Lösung für Dokumenten- und Workflow-Automatisierung

ist das Tool der Wahl, wenn es um die Automatisierung dokumentenlastiger Prozesse geht – etwa Vertragsmanagement, Compliance oder HR-Onboarding.

Was Nintex auszeichnet:

• Visueller Designer: Workflows und Formulare per Drag & Drop gestalten.
• Dokumentenerstellung: Dokumente automatisch generieren, weiterleiten und digital unterschreiben.
• Prozessmapping: Workflows für Transparenz und Compliance dokumentieren.

Ideal für: Unternehmen, die stark mit Dokumenten arbeiten – besonders mit SharePoint oder Office 365.

Preise: Individuelle Angebote, meist für Unternehmen.

10. Salesforce Process Builder: Beste CRM-Automatisierung

(und der Nachfolger Flow) ist direkt in Salesforce CRM integriert und damit die erste Wahl für die Automatisierung von Vertriebs-, Service- und Marketingprozessen.

Warum Salesforce-Nutzer darauf setzen:

• Point-and-Click-Automatisierung: Lead-Routing, Erinnerungen und Freigaben ohne Programmierung einrichten.
• Nahtlose Integration: Funktioniert mit allen Salesforce-Daten und -Objekten.
• Beliebte Rezepte: Leads automatisch zuweisen, E-Mails auslösen, Datensätze aktualisieren u. v. m.

Preise: In den meisten Salesforce-Editionen enthalten.

11. Asana: Beste Projekt- und Aufgabenautomatisierung

ist ein Favorit im Projektmanagement, aber die Automatisierungsfunktionen (Regeln) heben es auf ein neues Level – Aufgaben automatisch zuweisen, Status aktualisieren und Erinnerungen versenden, damit nichts untergeht.

Wichtige Automatisierungsfunktionen:

• Eigene Regeln: „Wenn Aufgabe auf ‚Erledigt‘ verschoben wird, als abgeschlossen markieren und Team benachrichtigen.“
• Vorlagen: Wiederkehrende Prozesse wie Onboarding oder Content-Produktion automatisieren.
• Integrationen: Verbindung zu Slack, E-Mail und mehr für nahtlose Benachrichtigungen.

Preise: Im Premium-Plan enthalten (~10,99 $/Nutzer/Monat).

12. Monday.com: Beste visuelle Projektautomatisierung

bietet ein visuell ansprechendes, anpassbares Board-System mit leistungsstarken Automatisierungs-„Rezepten“. Perfekt für Teams, die Projektupdates, Statusänderungen und teamübergreifende Zusammenarbeit automatisieren möchten – alles in einer farbenfrohen, tabellenähnlichen Oberfläche.

Warum Monday.com überzeugt:

• If-This-Then-That-Rezepte: Von Statusänderungen bis Benachrichtigungen alles automatisieren.
• Bedingte Logik: Komplexe, mehrstufige Automatisierungen einfach einrichten.
• Team-Kollaboration: Alle bleiben durch automatische Updates und Benachrichtigungen informiert.

Preise: Standard-Plan ab 12 $/Sitzplatz/Monat; Pro-Plan mit mehr Automatisierung ().

Die besten Automatisierungstools im Vergleich: Funktionen im Überblick

So findest du das passende Automatisierungstool für dein Unternehmen

Die Auswahl hängt ganz von deinen Anforderungen ab. Hier eine kurze Checkliste:

• Was möchtest du automatisieren? (Webdaten, App-Workflows, Dokumentenfreigaben, Projektaufgaben?)
• Wer nutzt das Tool? (Fachabteilungen, IT oder gemischt?)
• Welche Apps nutzt du bereits? (Achte auf gute Integrationen.)
• Wie komplex sind deine Abläufe? (Einfache Trigger oder mehrstufige, verzweigte Prozesse?)
• Wie hoch ist dein Budget? (Manche Tools sind kostenlos, andere eher für Unternehmen.)
• Brauchst du Skalierbarkeit und Sicherheit? (Gerade für große oder regulierte Unternehmen wichtig.)

Starte mit einem Pilotprojekt – automatisiere einen nervigen Prozess, schau dir die Ergebnisse an und baue darauf auf. Die meisten Tools bieten kostenlose Testphasen, sodass du risikofrei ausprobieren kannst.

Fazit: Mit den besten Automatisierungstools Produktivität entfesseln

Automatisierung bedeutet nicht nur, ein paar Minuten zu sparen – sie verändert grundlegend, wie dein Team arbeitet. Mit dem richtigen Tool kannst du Fehler um 70 % reduzieren, wertvolle Zeit zurückgewinnen und deine Mitarbeitenden auf das Wesentliche fokussieren ()). Ob du Webdaten mit Thunderbit erfasst, Apps mit Zapier verbindest oder Unternehmensprozesse mit UiPath steuerst – es war nie einfacher, lästige Aufgaben zu automatisieren.

Bereit für den Einstieg? Probier ein paar Tools aus dieser Liste, automatisiere deine nervigste Aufgabe und erlebe, wie deine Produktivität durch die Decke geht. Für weitere Tipps, Anleitungen und Deep Dives rund um Webautomatisierung schau im vorbei.

Häufige Fragen (FAQ)

1. Was sind Automatisierungstools und warum sind sie für Unternehmen wichtig?
Automatisierungstools sind Softwarelösungen, die wiederkehrende manuelle Aufgaben eliminieren, indem sie Apps verbinden, Daten extrahieren oder Workflows steuern. Sie steigern die Produktivität, reduzieren Fehler und entlasten dein Team für wichtigere Aufgaben.

2. Wie finde ich das beste Automatisierungstool für mein Team?
Überlege zuerst, was du automatisieren möchtest, wer das Tool nutzt und welche Apps angebunden werden sollen. Achte auf Benutzerfreundlichkeit, Integrationen, Skalierbarkeit und Kosten. Die meisten Tools bieten kostenlose Testphasen – probiere mehrere aus, bevor du dich entscheidest.

3. Was unterscheidet Thunderbit von anderen Automatisierungstools?
Thunderbit legt den Fokus auf KI-gestützte Web-Datenerfassung. Im Gegensatz zu klassischen Workflow-Tools kannst du damit strukturierte Daten aus jeder Website (auch unstrukturierten Seiten) mit nur zwei Klicks extrahieren – ganz ohne Programmierung oder Vorlagen.

4. Kann ich mehrere Automatisierungstools kombinieren?
Klar! Viele Teams nutzen eine Kombination – zum Beispiel Zapier für App-Workflows, Thunderbit für Webdaten und Asana oder Monday.com für Projektmanagement. Entscheidend ist, dass jedes Tool für seinen Zweck optimal eingesetzt wird.

5. Ist Automatisierung nur etwas für große Unternehmen oder profitieren auch kleine Firmen?
Automatisierung ist für alle da. Viele Tools auf dieser Liste bieten kostenlose oder günstige Tarife, sodass auch kleine Teams große Produktivitätsgewinne erzielen können. Fang klein an, automatisiere einen Prozess und skaliere nach Bedarf.

Bereit, deine Zeit zurückzugewinnen und deine Abläufe zu optimieren? oder entdecke die anderen Tools oben – und mach den ersten Schritt in eine produktivere, automatisierte Zukunft.

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