Die 10 besten Automatisierungstools 2025

Hätte mir vor fünf Jahren jemand erzählt, dass mein Browser für mich Formulare ausfüllt, Daten aus dem Netz zieht und ganze Arbeitsprozesse steuert, während ich entspannt meinen Kaffee schlürfe, hätte ich wohl nur auf meinen Zettelstapel gezeigt und gelacht. Aber 2025 ist das Alltag: Automatisierungstools sind für Teams, die mit weniger Aufwand mehr schaffen wollen, zum echten Gamechanger geworden – vor allem in Vertrieb, Operations und Marketing. Ich habe meine Laufbahn damit verbracht, Automatisierungssoftware zu entwickeln und einzusetzen, und habe miterlebt, wie sich die Branche von mühsamen Skripten zu smarten, KI-gestützten Assistenten gewandelt hat, die von Leadgenerierung bis Umfrageauswertung alles abdecken.

Die Fakten sprechen für sich: , und sind keine Seltenheit. Automatisierung ist längst kein Buzzword mehr, sondern Pflicht, wenn man vorne mitspielen will. Aber bei der riesigen Auswahl an Tools stellt sich die Frage: Welches passt wirklich zu deinem Team? In diesem Guide zeige ich dir die besten Automatisierungstools 2025 – basierend auf eigenen Erfahrungen und aktuellen Studien – damit du gezielt das richtige Werkzeug für deine Anforderungen findest.

Warum Automatisierungstools heute unverzichtbar sind

Mal ehrlich: Niemand träumt davon, stundenlang Daten von einer Tabelle in die nächste zu schieben oder Kollegen wegen Status-Updates zu nerven. Genau hier kommen Automatisierungstools ins Spiel. Sie helfen dir dabei:

• Zeit zu sparen: Wiederkehrende Aufgaben wie Dateneingabe, Nachverfolgung oder Berichte laufen automatisch – so holt sich dein Team jede Woche wertvolle Stunden zurück.
• Fehler zu vermeiden: Software wird nicht müde oder unkonzentriert – deine Daten bleiben sauber und korrekt.
• Abläufe zu optimieren: Automatisierung hält Prozesse am Laufen – kein „Hast du meine Mail gesehen?“ oder „Wer pflegt das CRM?“ mehr.
• Produktivität zu steigern: Wenn Routinekram wegfällt, bleibt mehr Zeit fürs Wesentliche – zum Beispiel Abschlüsse oder kreative Kampagnen.

Im Vertrieb sorgt Automatisierung für schnellere Reaktionen auf Leads, bessere Nachverfolgung und mehr Zeit fürs Verkaufen. In Operations laufen Prozesse reibungslos, Daten sind synchron und die Kosten sinken. Marketing-Teams nutzen Automatisierung, um Kampagnen zu steuern, Umfragedaten auszuwerten und Content-Workflows am Laufen zu halten. Kurz gesagt: Automatisierungstools sind das Rückgrat moderner, effizienter Teams.

So habe ich die Top-Automatisierungstools 2025 ausgewählt

Ich habe im Laufe der Jahre viele Automatisierungsplattformen kommen und gehen sehen – meine Ansprüche sind entsprechend hoch. Für diese Liste habe ich auf folgende Punkte geachtet:

• Benutzerfreundlichkeit: Kommen auch Nicht-Techniker direkt klar oder braucht man ein Informatikstudium?
• Integrationen: Lässt sich das Tool mit gängigen Plattformen wie Zapier, Smartsheet oder SurveyMonkey verbinden? Je mehr Schnittstellen, desto besser.
• Preisgestaltung: Ist es für kleine Teams bezahlbar, aber auch für große Unternehmen leistungsstark genug?
• Workflow-Funktionen: Unterstützt es mehrstufige Abläufe, Zeitpläne und komplexe Logik?
• Besondere Features: Was macht das Tool besonders – KI, Browser-Automatisierung, Sofortvorlagen oder etwas anderes?

Außerdem habe ich Wert auf echte Nutzererfahrungen, den praktischen Nutzen und die Innovationskraft gelegt – zum Beispiel bei KI-gestützter Automatisierung und Hyperautomatisierung. Hier sind meine Top 10.

1. Thunderbit: Das KI-gestützte Automatisierungstool für Webdaten und Workflows

Den Anfang macht Thunderbit – nicht nur, weil ich CEO bin, sondern weil ich überzeugt bin, dass es der einfachste Weg ist, Webdaten und Browser-Abläufe zu automatisieren. ist ein KI-Web-Scraper und Browser-Automatisierungstool, mit dem du strukturierte Daten aus jeder Website mit nur zwei Klicks extrahieren kannst. Schluss mit komplizierten CSS-Selektoren oder Copy-Paste aus unübersichtlichen Webseiten.

Die wichtigsten Automatisierungsfunktionen von Thunderbit

• KI-Feldvorschläge: Ein Klick auf „AI Suggest Fields“ reicht – Thunderbits KI liest die Seite, schlägt passende Spalten (z. B. Name, Preis, E-Mail) vor und richtet den Scraper automatisch ein.
• Unterseiten-Scraping: Du brauchst Details von verlinkten Seiten (z. B. Produktinfos oder Kontaktdaten)? Thunderbits KI folgt den Links und ergänzt deine Datentabelle automatisch.
• Automatische Paginierung: Egal ob „Weiter“-Button oder Endlos-Scroll – Thunderbit erkennt und verarbeitet Listen mit mehreren Seiten ganz ohne Konfiguration.
• Geplante Scraper: Einmal einrichten, automatisch laufen lassen – ideal, um Preise, Lagerbestände oder neue Angebote regelmäßig zu überwachen.
• KI-Autofill: Immer wieder die gleichen Formulare ausfüllen? Thunderbits KI-Autofill übernimmt das für dich – basierend auf Kontext aus deinem Browser oder deinen Dateien.

Deine extrahierten Daten kannst du direkt nach Excel, Google Sheets, Airtable oder Notion exportieren. Die Chrome-Erweiterung läuft auf jeder Website – ganz ohne zusätzliche Integrationen. Das Beste: Im kostenlosen Tarif kannst du bis zu 6 Seiten pro Monat scrapen, kostenpflichtige Pläne starten ab nur 15 $/Monat für 500 Zeilen ().

Thunderbit ist ein echter Gamechanger für Vertriebsteams bei der Lead-Generierung, E-Commerce-Profis beim Preisvergleich, Immobilienmakler bei der Objektsuche und alle, die sich schon mal gefragt haben: „Geht das nicht einfacher als Copy-Paste?“ Nutzer sparen jede Woche Stunden und vermeiden Fehler – und die Einarbeitung ist kinderleicht.

Du willst Thunderbit in Aktion sehen? Probier die aus oder stöbere im nach weiteren Anwendungsfällen.

2. Zapier: Der Workflow-Connector für Automatisierung

Wer schon mal nach „Automatisierungstool“ gesucht hat, ist garantiert über Zapier gestolpert. Zapier ist der Klassiker unter den Cloud-Automatisierungstools und verbindet über 5.000 Apps, sodass du „Wenn dies, dann das“-Workflows (genannt Zaps) ganz ohne Programmierkenntnisse bauen kannst.

Die besten Anwendungsfälle für Zapier

• Lead-Management: Neue Leads aus Webformularen automatisch ins CRM übernehmen, Slack-Benachrichtigung schicken und eine Nachfassaufgabe anlegen – alles in einem Zap.
• Vertriebsautomatisierung: Wird ein Deal gewonnen, erstellt Zapier eine Rechnung, aktualisiert Dashboards und informiert das Team.
• Marketing-Operations: Leads aus Facebook Ads direkt in die E-Mail-Liste übertragen oder nach einem Webinar automatisch eine SurveyMonkey-Umfrage auslösen.
• Reporting: Verkäufe in einer Google-Tabelle protokollieren, Berichte generieren oder Erinnerungen verschicken.

Zapier punktet mit einer riesigen Integrationsbibliothek, einer intuitiven Oberfläche und vielen Vorlagen. Im Gratis-Tarif sind 100 Aufgaben/Monat drin, kostenpflichtige Pläne starten bei etwa 20 $/Monat für 2.000 Aufgaben (). Zapier ist die erste Wahl für Teams, die ihre Lieblings-Apps verbinden und alltägliche Geschäftsprozesse automatisieren wollen.

3. Make (ehemals Integromat): Visuelle Workflow-Automatisierung

Make ist die Power-User-Alternative zu Zapier. Wer gerne mit Flussdiagrammen arbeitet, kann mit dem visuellen Szenario-Builder von Make komplexe, mehrstufige Workflows über 2.000+ Apps per Drag & Drop zusammenstellen.

• Erweiterte Logik: Mit Routern, Iteratoren und eigenen Code-Modulen lassen sich Verzweigungen, Schleifen und Datenumwandlungen abbilden.
• Zeitsteuerung: Automatisierungen können im Minutentakt ausgeführt werden (je nach Tarif).
• Fehlerbehandlung: Integrierte Tools für das Management von Fehlern und Wiederholungen.

Make eignet sich besonders für komplexe Anforderungen – etwa mehrstufige Bestellprozesse, Datensynchronisation oder individuelle ETL-Pipelines. Im kostenlosen Tarif sind 1.000 Operationen/Monat enthalten, kostenpflichtige Pläne starten bei 9 $/Monat für 10.000 Operationen (). Wer von einfachen Zaps auf professionelle Automatisierung umsteigen will, ist hier richtig.

4. Browser-Automatisierungstools: Webaufgaben im Alltag automatisieren

Manchmal lässt sich ein Prozess nur automatisieren, indem man menschliche Aktionen im Browser nachahmt – also klicken, tippen und durch Webseiten navigieren. Genau dafür gibt es Browser-Automatisierungstools wie , UI.Vision und andere.

• Vorgefertigte Playbooks: Tools wie Bardeen bieten Hunderte Vorlagen für Datenscraping, Terminplanung oder CRM-Updates.
• Visuelle Recorder: Aktionen einmal aufzeichnen, beliebig oft wiederholen.
• Überall einsetzbar: Was im Chrome-Browser möglich ist, lässt sich meist auch automatisieren.

Ideal für Vertrieb, Recherche oder jede wiederkehrende Browseraufgabe – besonders, wenn keine API zur Verfügung steht. Viele Tools bieten großzügige Gratis-Tarife (Bardeen z. B. 100 Automatisierungspunkte/Monat), Team-Tarife starten ab ca. 99 $/Monat.

5. ChatGPT Operator: KI-gestützte Workflow-Automatisierung

2025 bringt einen neuen Player ins Spiel: . Stell dir vor, du sagst einer KI: „Buche mir einen Flug nach New York nächsten Freitag und schick mir die Bestätigung per E-Mail“ – und die KI erledigt alles: klickt sich durch Webseiten, füllt Formulare aus und steuert den gesamten Ablauf. Genau das macht ChatGPT Operator.

• Visuelle Navigation: Die KI „sieht“ Webseiten, klickt Buttons und füllt Felder aus.
• Befehle in natürlicher Sprache: Einfach beschreiben, was du möchtest – Operator übernimmt die Umsetzung.
• Mehrstufige, plattformübergreifende Workflows: Aktionen über verschiedene Seiten und Apps hinweg verketten.

Noch steckt das Tool in den Kinderschuhen, aber ich habe Operator schon bei Reisebuchungen und Reportings erlebt. Es ist in ChatGPT Plus/Pro enthalten (20 $/Monat in der Preview) und gibt einen spannenden Ausblick auf die Zukunft KI-gesteuerter Automatisierung.

6. Integrately: Workflows mit nur einem Klick automatisieren

Wenn Zapier zu komplex wirkt, ist Integrately die „Easy-Mode“-Variante für Workflow-Automatisierung. Mit über 1.200 Apps und mehr als 20 Millionen vorgefertigten Automatisierungen verbindest du deine Tools mit nur einem Klick.

• One-Click-Rezepte: Zwei Apps auswählen, Integrately schlägt sofort beliebte Workflows vor.
• Mehrstufige Abläufe: Verzweigungen, Zeitsteuerung und automatische Wiederholungen inklusive.
• Attraktive Preise: Gratis-Tarif für den Einstieg, kostenpflichtige Pläne ab 19,99 $/Monat für 2.000 Aufgaben ().

Integrately ist ideal für kleine Teams oder alle, die ohne großen Aufwand schnell Automatisierungen starten möchten.

7. Smartsheet: Projekt- und Workflowmanagement automatisieren

Smartsheet ist wie eine Tabelle auf Steroiden – gemacht für gemeinsames Arbeiten, Projektmanagement und interne Automatisierung.

• Tabellen-Oberfläche: Wer Excel oder Google Sheets kennt, findet sich sofort zurecht.
• Automatisierungsregeln: Auslöser, Bedingungen und Aktionen (z. B. Benachrichtigungen, Zeilenaktualisierungen, Freigabeprozesse) einfach einrichten.
• Formulare & Zusammenarbeit: Daten per Webformular sammeln, Anhänge verwalten, Kommentare hinterlassen.

Smartsheet überzeugt bei Projektmanagement, Freigaben und teamübergreifender Koordination. Der Pro-Tarif startet bei ca. 9 $/Nutzer/Monat (mit 250 Automatisierungen/Monat), der Business-Tarif (25 $/Nutzer/Monat) bietet unbegrenzt viele Automatisierungen ().

8. SurveyMonkey: Datenerhebung und Analyse automatisieren

SurveyMonkey ist der Goldstandard für Online-Umfragen – und ein starkes Automatisierungstool für Feedback-Prozesse.

• Erweiterte Logik: Sprungregeln, Verzweigungen und Vorlagen für dynamische Umfragen.
• Automatisierte Verteilung: Umfragen per E-Mail, Web oder Slack versenden; nach bestimmten Ereignissen (z. B. Ticketabschluss) automatisch auslösen.
• Analyse & Reporting: Automatische Diagramme, Stimmungsanalysen und Integration mit CRM- und Analysetools.

SurveyMonkey ist unverzichtbar für Kundenzufriedenheit (NPS/CSAT), Mitarbeiterbindung und Marktforschung. Team-Tarife starten bei 25 $/Nutzer/Monat (ab 3 Nutzern), Einzelpläne für Einzelprojekte sind ebenfalls verfügbar ().

9. Retool Workflows: Individuelle Automatisierung für Entwicklerteams

Retool Workflows ist ein Traum für Entwickler, die interne Prozesse automatisieren wollen. Mit Retool kannst du individuelle Workflows bauen, die Datenbanken, APIs und interne Systeme verbinden.

• Visueller Editor + Codeblöcke: Drag & Drop kombiniert mit JavaScript- oder Python-Skripten.
• Zeitsteuerung & Auslöser: Workflows zeitgesteuert oder per API-Aufruf starten.
• Tiefe Integration: Anbindung an SQL/NoSQL-Datenbanken, Cloud-Services und interne Tools.

Retool eignet sich perfekt für nächtliche Datensynchronisation, ETL-Pipelines oder Prozesse mit individuellen Anforderungen. Im Gratis-Tarif sind 500 Workflow-Läufe/Monat enthalten, kostenpflichtige Pläne starten bei 10 $/Nutzer/Monat ().

10. Magical Autofill: Formulare und Datentransfers automatisieren

Magical Autofill ist der Geheimtipp für alle, die täglich Daten zwischen Webanwendungen übertragen. Die Browser-Erweiterung ermöglicht es, Infos von einer Seite (z. B. LinkedIn) mit einem Tastendruck in eine andere (z. B. CRM) zu kopieren.

• Autofill & AutoCopy: Felder von einer Website auf eine andere abbilden – ganz ohne Integrationen.
• Textbausteine: Kürzel für häufig genutzte Nachrichten oder Vorlagen anlegen.
• KI-Unterstützung: E-Mails verfassen oder Infos direkt zusammenfassen lassen.

Magical ist ein Muss für Vertriebsmitarbeiter, Recruiter und Support-Teams. Der Gratis-Tarif deckt die Grundfunktionen ab, Pro-Pläne starten bei 14,99 $/Monat ().

Welches Automatisierungstool passt zu deinem Team?

Wie findet man bei so vielen Möglichkeiten das richtige Tool? Hier meine Tipps aus jahrelanger Praxis – inklusive einiger „Warum geht das nicht?!“-Momente:

• Für Webdaten und Browser-Automatisierung: Setz auf oder Browser-Automatisierungstools. Wer Webseiten scrapen, Formulare ausfüllen oder alles automatisieren will, was im Chrome-Browser passiert, ist hier richtig.
• Für die Verbindung von Cloud-Apps: Zapier und Integrately sind die einfachste Lösung, um CRM, E-Mail, Tabellen und mehr zu verknüpfen.
• Für komplexe, mehrstufige Workflows: Make (Integromat) ist ideal, wenn du erweiterte Logik, Datenumwandlung oder große Automatisierungsvolumen brauchst.
• Für interne Prozesse (mit Entwicklerressourcen): Retool Workflows bietet maximale Flexibilität für alles, was dein Entwicklerteam umsetzen kann.
• Für Projektmanagement und Freigaben: Smartsheet bringt Struktur und Automatisierung in die Teamarbeit.
• Für Feedback und Umfragen: SurveyMonkey automatisiert den gesamten Feedback-Prozess – von der Verteilung bis zur Auswertung.
• Für persönliche Produktivität: Magical Autofill ist ein echter Zeitsparer für alle, die viel im Browser arbeiten.
• Für KI-gesteuerte, plattformübergreifende Workflows: ChatGPT Operator ist die Speerspitze der Innovation – perfekt für Early Adopters.

Teamgröße, technisches Know-how und Komplexität der Abläufe spielen eine große Rolle. Kleine Teams starten oft mit Zapier oder Magical, größere Teams setzen auf Smartsheet, Make oder Retool. Wer mit sensiblen Daten arbeitet, sollte auf starke Sicherheits- und Compliance-Features achten.

KI-Web-Scraper bedeutet im Grunde: ChatGPT liest die komplette Website und zieht gezielt die gewünschten Inhalte heraus.

Fazit: Mit den besten Automatisierungstools 2025 produktiver werden

Was ich gelernt habe: Automatisierung ersetzt keine Menschen – sie gibt ihnen die Freiheit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Egal ob du als Vertriebsprofi keine Lust mehr auf manuelle Dateneingabe hast, als Operations-Manager mit Tabellen jonglierst oder als Marketer Umfrageantworten hinterherläufst – es gibt ein Automatisierungstool, das dir Zeit und Nerven spart.

Die hier vorgestellten Tools zeigen, was 2025 alles geht: KI-Web-Scraper, Workflow-Connectoren, Browser-Assistenten und vieles mehr. Mein Tipp: Fang klein an – automatisiere einen nervigen Prozess und erlebe, wie viel Zeit (und Frust) du sparst. Wenn der Bedarf wächst, entdecke die erweiterten Funktionen der Plattformen.

Und wenn du sehen willst, wie einfach Automatisierung sein kann, probier aus. Ich habe es für Leute wie dich gebaut – für alle, die wissen, dass es einen besseren Weg gibt, und nur das richtige Tool brauchen.

Auf ein produktiveres, entspannteres 2025. Jetzt fehlt nur noch die Automatisierung für meinen Kaffeebecher…

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