I 15 migliori strumenti di automazione desktop per aumentare la produttività nel 2025

L’ufficio di oggi è un vero e proprio mix di app, finestre e task che si rincorrono—e a volte mi viene da pensare che il mio mouse dovrebbe davvero iscriversi a una palestra, visto quanto lo faccio lavorare! Ma ecco la svolta: nel 2025, l’automazione desktop non è più roba da smanettoni o da chi mastica Python. È diventata una risorsa per chiunque sia stufo di copiare e incollare dati, inserire info a mano o ripetere sempre le stesse operazioni. Fidati, con lo strumento giusto, la routine si trasforma in una macchina che ti fa risparmiare click e minuti preziosi.

Dopo anni passati tra SaaS e automazione, ho visto con i miei occhi team di vendita, marketing e operations passare dal “magari potessi automatizzare questa cosa” al “aspetta, ora basta un click?”. In questa guida ti porto i 15 migliori strumenti di automazione desktop per il 2025—dall’Estrattore Web AI come (sì, ne andiamo fieri!) ai classici registratori di macro e alle piattaforme RPA più avanzate. Che tu sia alle prime armi o già appassionato di automazione, qui trovi la soluzione per riprenderti il tuo tempo e la tua tranquillità.

Perché l’automazione desktop è diventata indispensabile

Andiamo dritti al punto: oltre il 90% dei lavoratori dice che l’automazione fa schizzare la produttività, e le aziende che la adottano vedono in media una riduzione dei costi operativi del 22% (). Nel 2024, circa il 60% delle aziende aveva già inserito qualche forma di automazione nei propri processi (). L’automazione desktop vuol dire usare software—bot, macro, script o AI—per gestire tutte quelle attività ripetitive e noiose che ti fanno perdere tempo. Tipo: estrarre contatti da LinkedIn, compilare moduli, spostare dati tra app o generare report. Per chi lavora in vendita e marketing, significa raccogliere lead o automatizzare le email di follow-up. Per le operations, si tratta di inserire dati, aggiornare inventari o gestire l’onboarding dei nuovi colleghi.

Il risultato? L’automazione ti libera per dedicarti a ciò che conta davvero: costruire relazioni, risolvere problemi e magari uscire dall’ufficio in orario.

Come abbiamo scelto i migliori strumenti di automazione desktop

Il mondo dell’automazione desktop è vastissimo e non tutti gli strumenti sono adatti a ogni esigenza. Ecco i criteri che ho usato per selezionare i 15 migliori del 2025:

• Facilità d’uso: Gli utenti non tecnici possono partire subito? Ho dato priorità a strumenti con interfacce intuitive, builder drag-and-drop o setup guidato dall’AI.
• Funzionalità: Lo strumento è potente ma semplice? Ho incluso sia macro recorder base che piattaforme RPA di livello enterprise.
• Compatibilità: Windows, macOS, web o multipiattaforma? Ho scelto opzioni per ogni ambiente.
• Integrazione e scalabilità: Si collega ad altre app? Può essere usato da un singolo utente o da un intero team?
• Prezzo e accessibilità: Ci sono versioni gratuite, licenze una tantum o abbonamenti enterprise.
• Supporto e community: Forum attivi, tutorial e assistenza rapida fanno la differenza, soprattutto per chi inizia.

Questa lista copre tutto: da chi vuole automatizzare solo qualche click a chi deve gestire centinaia di bot in azienda. Scopriamoli insieme.

1. Thunderbit

è la mia prima scelta per chi vuole automatizzare la raccolta di dati dal web senza complicazioni. Come , Thunderbit ti permette di estrarre dati da qualsiasi sito, PDF o immagine—e di esportarli direttamente su Excel, Google Sheets, Notion o Airtable.

Cosa rende Thunderbit speciale? La semplicità. Basta cliccare su “AI Suggerisci Campi”, lasciare che l’AI legga la pagina e poi premere “Estrai”. Thunderbit gestisce sottopagine, paginazione e layout complessi—senza bisogno di codice o template. È una manna per i team di vendita che creano liste di lead, per i marketer che monitorano la concorrenza o per chi lavora in operations e deve estrarre dati da sistemi web.

Funzionalità principali:

• Suggerimenti AI per i campi: Thunderbit interpreta le pagine web e suggerisce le colonne migliori da estrarre.
• Estrazione da sottopagine e paginazione: Oltre la prima pagina—Thunderbit segue i link e raccoglie dati in profondità.
• Esportazione gratuita dei dati: Esporta in CSV, Excel, Google Sheets, Notion o Airtable senza costi aggiuntivi.
• Estrazione di email, telefoni e immagini: Raccogli contatti o immagini con un solo click.
• Riempimento automatico AI: L’AI compila per te moduli online e flussi di lavoro.
• Pianificazione: Automatizza estrazioni ricorrenti per avere dati sempre aggiornati.

Esempi reali: Ho visto team di vendita estrarre centinaia di profili LinkedIn o directory aziendali in pochi minuti—quello che prima richiedeva una settimana ora si fa in una pausa caffè. I marketer lo usano per monitorare prezzi dei concorrenti e raccogliere recensioni. E grazie alla sua facilità, anche chi non è tecnico può iniziare subito.

Prezzi: Piano gratuito (6 pagine/mese), con abbonamenti a partire da 15$/mese per 500 crediti. L’esportazione dei dati è sempre gratuita.

2. AutoHotkey

è il coltellino svizzero dell’automazione su Windows. Gratuito e open-source, ti permette di automatizzare praticamente qualsiasi cosa sul PC—dai tasti del mouse alle operazioni sui file.

Ideale per: Utenti esperti e chi ha dimestichezza con gli script. Puoi creare scorciatoie personalizzate, automatizzare l’inserimento dati o persino costruire semplici interfacce grafiche. La curva di apprendimento è ripida, ma la community è enorme e ricca di script pronti all’uso.

Esempi d’uso: Rinomina file in massa, compila moduli, crea abbreviazioni di testo o automatizza vecchie applicazioni non compatibili con strumenti moderni.

3. UiPath

è il punto di riferimento per l’RPA (Robotic Process Automation) in ambito enterprise. Offre un builder drag-and-drop, una vasta libreria di attività e potenti integrazioni AI, per automatizzare tutto: dalle app desktop ai sistemi web e ai processi backend.

Ideale per: Team IT e grandi aziende che cercano automazione robusta e scalabile. Usato in settori come banche, sanità e pubblica amministrazione.

Funzionalità: Designer visuale dei flussi, orchestratore centrale per la gestione dei bot, elaborazione documenti AI e un marketplace ricco di componenti pronti.

Prezzi: Community Edition gratuita per uso limitato; licenze enterprise per implementazioni su larga scala.

4. Microsoft Power Automate

(ex Microsoft Flow) è la risposta di Microsoft all’automazione desktop e cloud. Power Automate Desktop è ora incluso gratuitamente in Windows 10 e 11, rendendo l’RPA accessibile a milioni di utenti.

Ideale per: Chi lavora nell’ecosistema Microsoft—se usi Outlook, Excel, SharePoint o Teams, è la scelta naturale.

Funzionalità: Builder drag-and-drop, integrazione profonda con Office, template preimpostati e gestione documenti AI. Automatizza sia flussi desktop che cloud.

5. Automation Anywhere

è una piattaforma RPA cloud-native pensata per scalare l’automazione nei processi aziendali. Scelta da molte aziende Fortune 500, copre ambiti dal finance alle risorse umane.

Ideale per: Aziende di medie e grandi dimensioni che cercano automazione sicura e scalabile.

Funzionalità: Bot assistiti e non, gestione cloud, elaborazione intelligente dei documenti (IQ Bot) e analisi avanzate.

6. Blue Prism

è un pioniere dell’RPA sicura e di livello enterprise. Famoso per governance, compliance e controllo centralizzato, è molto usato in settori regolamentati come banche e sanità.

Ideale per: Grandi aziende con esigenze di conformità complesse.

Funzionalità: Designer visuale dei processi, control room centralizzata, bot server-based e tracciabilità completa delle attività.

7. WinAutomation

(ora parte di Power Automate Desktop) era uno strumento molto apprezzato per l’automazione su Windows, con builder drag-and-drop e registratore di macro. Microsoft lo ha acquisito e le sue funzionalità vivono oggi in Power Automate Desktop.

Ideale per: Utenti Windows che vogliono automatizzare attività desktop senza programmare.

Funzionalità: Registrazione macro, oltre 100 azioni predefinite, pianificazione e trigger su eventi.

8. Macro Recorder

(di Bartels Media) è lo strumento perfetto per registrare e riprodurre azioni di mouse e tastiera. Funziona su Windows e macOS, ideale per automatizzare compiti semplici e ripetitivi.

Ideale per: Privati e piccole aziende che vogliono automatizzare routine di base senza scrivere codice.

Funzionalità: Registrazione facile, riproduzione, pianificazione e scorciatoie personalizzabili.

9. Keyboard Maestro

è il riferimento per l’automazione su Mac. Permette di creare macro potenti con un editor visuale e trigger che vanno dai tasti rapidi all’avvio di app o all’orario.

Ideale per: Power user Mac—facile per i principianti, ma con infinite possibilità per flussi avanzati.

Funzionalità: Centinaia di trigger e azioni, integrazione con AppleScript, sincronizzazione macro tra Mac e una community molto attiva.

10. RoboTask

è uno strumento versatile per Windows che colma il divario tra macro semplici e RPA avanzata. Con un builder no-code e oltre 300 azioni integrate, è ottimo per automatizzare dalla gestione file all’elaborazione dati.

Ideale per: Utenti esperti, IT e PMI che vogliono più potenza di un semplice registratore di macro.

Funzionalità: Logica condizionale, trigger su eventi, esecuzione parallela di task e supporto a script (Python, JavaScript, PowerShell).

11. Zapier

è il re delle integrazioni no-code tra app. Non automatizza le interfacce desktop, ma collega oltre 5.000 app web e cloud—come Gmail, Slack, Salesforce e molte altre.

Ideale per: Utenti non tecnici che vogliono automatizzare flussi tra app cloud.

Funzionalità: Flussi “se succede questo, fai quello”, Zaps multi-step, formattazione dati e un generoso piano gratuito.

12. Integromat (Make)

è un builder visuale per collegare app cloud e desktop. Più potente e granulare di Zapier, offre logica avanzata, cicli e chiamate API personalizzate.

Ideale per: Power user e sviluppatori che necessitano di automazioni complesse e multi-step.

Funzionalità: Builder visuale di scenari, rami condizionali, trasformazione dati e prezzi competitivi per grandi volumi.

13. Pulover’s Macro Creator

è uno strumento gratuito e open-source per l’automazione macro su Windows. È un’interfaccia grafica per AutoHotkey, che semplifica la registrazione, modifica ed esportazione di macro avanzate senza scrivere codice.

Ideale per: Chi vuole la potenza di AutoHotkey con un’interfaccia più semplice.

Funzionalità: Registrazione macro, oltre 200 comandi, cicli, variabili ed esportazione in script AHK.

14. Jitbit Macro Recorder

è un registratore di macro per Windows pensato per il business. Facile per i principianti, ma con funzioni avanzate come editing macro, logica IF/THEN e compilazione in file EXE autonomi.

Ideale per: Aziende e team che vogliono automazioni affidabili e condivisibili.

Funzionalità: Registrazione/riproduzione, editing macro, logica IF/THEN, rilevamento immagini e compilazione EXE.

15. WorkFusion

è una piattaforma RPA guidata dall’AI per automatizzare processi aziendali complessi, soprattutto in ambito finance e compliance. Combina RPA tradizionale e machine learning per gestire dati non strutturati e decisioni.

Ideale per: Medie e grandi aziende con flussi ad alto volume e complessità.

Funzionalità: “Lavoratori digitali” AI, elaborazione intelligente dei documenti, orchestrazione dei processi e analisi avanzate.

Tabella comparativa degli strumenti di automazione desktop

Ecco una panoramica rapida dei 15 strumenti:

Come scegliere lo strumento di automazione desktop giusto per te

Ecco una guida veloce per orientarti:

• Utenti business non tecnici: Parti da Thunderbit, Power Automate Desktop (gratis su Windows) o un registratore di macro come Macro Recorder o Jitbit.
• Power user o sviluppatori: AutoHotkey, Pulover’s Macro Creator o Integromat (Make) offrono più flessibilità.
• Utenti Mac: Keyboard Maestro è la scelta ideale.
• Team IT/Enterprise: UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism o WorkFusion sono pensati per scalabilità e compliance.
• Integrazione app cloud: Zapier o Integromat (Make) sono imbattibili per collegare strumenti SaaS.
• Budget limitato: Prova prima le versioni gratuite o open-source prima di investire in piani a pagamento.

Consiglio pratico: Inizia sempre con una prova gratuita o una community edition. Automatizza prima un’attività piccola e noiosa—valuta il ritorno, poi amplia l’automazione.

Conclusione: Sblocca la produttività con l’automazione desktop

L’automazione desktop non è più fantascienza—è un modo concreto e accessibile per riprenderti il tempo e aumentare la produttività del tuo team già oggi. Che tu debba estrarre lead, automatizzare report o semplicemente sia stufo di cliccare sempre sugli stessi pulsanti, qui troverai lo strumento che fa per te.

La cosa migliore? Non serve essere programmatori o esperti IT. Con strumenti guidati dall’AI come , anche chi non ha competenze tecniche può automatizzare flussi complessi in pochi minuti. E per chi vuole andare oltre, ci sono opzioni per ogni livello e dimensione aziendale.

Scegli uno strumento, provalo e scopri quanto tempo puoi risparmiare. Il tuo mouse (e la tua pazienza) ti ringrazieranno.

Per altri consigli, tutorial e approfondimenti sull’automazione, visita il .

Domande frequenti

1. Cos’è l’automazione desktop e perché dovrebbe interessarmi?
L’automazione desktop usa software per gestire attività ripetitive al computer—come inserimento dati, estrazione web o spostamento file—così puoi concentrarti su lavori a maggior valore aggiunto. Fa risparmiare tempo, riduce gli errori e aumenta la produttività in vendita, marketing e operations.

2. Qual è lo strumento di automazione desktop migliore per chi non è tecnico?
e Microsoft Power Automate Desktop sono pensati per utenti business senza conoscenze di programmazione. Anche Macro Recorder e Jitbit Macro Recorder sono ottimi per attività semplici.

3. Come capisco se mi serve uno strumento RPA enterprise come UiPath o Automation Anywhere?
Se devi automatizzare processi complessi e multi-step tra diversi reparti—o hai bisogno di compliance, scalabilità e gestione IT—le soluzioni RPA enterprise sono da valutare. Per automazioni individuali o di team, strumenti più leggeri possono bastare.

4. Posso automatizzare sia app desktop che cloud?
Certo! Strumenti come Power Automate, Zapier e Integromat (Make) collegano flussi tra desktop e cloud. Thunderbit si concentra sull’automazione dei dati web, spesso complementare all’automazione cloud.

5. L’automazione desktop è sicura e conforme?
I migliori strumenti offrono sicurezza come crittografia, audit trail e accessi basati su ruoli. Per dati sensibili o settori regolamentati, scegli soluzioni enterprise come Blue Prism o WorkFusion e segui sempre le policy IT aziendali.

Pronto ad automatizzare il tuo lavoro? e scopri quanto è facile iniziare—oppure esplora gli altri strumenti di questa lista per trovare quello perfetto per te. Buona automazione!

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