Se cinque anni fa qualcuno mi avesse detto che avrei potuto sorseggiare il mio caffè mentre il browser si occupava di compilare moduli, raccogliere dati e gestire i workflow al posto mio, probabilmente avrei riso guardando la mia collezione di post-it. Eppure eccoci qui, nel 2025: lo strumento di automazione è diventato il vero asso nella manica per chi vuole ottenere il massimo con il minimo sforzo—soprattutto nei team di vendita, operations e marketing. Ho passato la mia carriera a costruire e usare software di automazione, vedendo l’evoluzione da script complicati a veri e propri assistenti smart alimentati dall’AI, capaci di occuparsi di tutto, dalla generazione di lead all’analisi dei sondaggi.
I numeri parlano chiaro: e sono ormai la normalità. L’automazione non è solo una moda passeggera, ma una vera e propria necessità per restare competitivi. Ma con così tante soluzioni in giro, come si fa a scegliere quella giusta per il proprio team? Ho preparato questa guida ai migliori strumenti di automazione del 2025, basandomi sulla mia esperienza diretta e sulle ultime ricerche, per aiutarti a trovare la soluzione perfetta per le tue esigenze.
Perché gli strumenti di automazione sono indispensabili nei workflow di oggi
Diciamocelo: nessuno sogna di passare il pomeriggio a copiare dati da un foglio Excel all’altro o a rincorrere i colleghi per sapere se hanno aggiornato qualcosa. Qui entrano in gioco gli strumenti di automazione, pensati per:
- Risparmiare tempo: Automatizzando attività ripetitive come inserimento dati, follow-up e report, i team si ritrovano con ore libere ogni settimana.
- Ridurre gli errori: Il software non si stanca e non si distrae, quindi i dati sono sempre affidabili.
- Snellire i processi: Gli strumenti di automazione tengono i workflow sempre in movimento—basta con i “Hai visto la mia mail?” o “Chi aggiorna il CRM?”.
- Aumentare la produttività: Liberando il team dai compiti più noiosi, ci si può concentrare su ciò che conta davvero, come chiudere contratti o lanciare campagne.
Per i team di vendita, automazione vuol dire risposte più rapide ai lead, follow-up puntuali e più tempo per vendere. In operations, significa processi più snelli, dati sempre sincronizzati e costi ridotti. Il marketing sfrutta l’automazione per coordinare campagne, analizzare sondaggi e tenere sempre acceso il motore dei contenuti. In poche parole? Gli strumenti di automazione sono la colonna portante dei team moderni ed efficienti.
Come ho scelto i migliori strumenti di automazione del 2025
Negli anni ho visto nascere e sparire tantissime piattaforme di automazione, quindi i miei criteri sono piuttosto severi. Ecco cosa ho valutato per stilare questa classifica:
- Facilità d’uso: Un utente senza competenze tecniche può ottenere risultati subito? O serve una laurea in ingegneria dei workflow?
- Integrazioni: Si collega facilmente a piattaforme come Zapier, Smartsheet e SurveyMonkey? Più connessioni, meglio è.
- Prezzo: È accessibile per i piccoli team ma abbastanza potente per le aziende?
- Capacità di workflow: Gestisce processi multi-step, pianificazioni e logiche complesse?
- Funzionalità uniche: Cosa lo rende speciale—AI, automazione browser, template pronti o altro?
Ho dato molto peso anche all’impatto reale, alle recensioni degli utenti e alla capacità dello strumento di stare al passo con le ultime tendenze—come l’automazione AI e l’hyperautomation. E ora, ecco la mia top 10.
1. Thunderbit: Automazione AI per dati web e workflow
Parto da Thunderbit—non solo perché sono il CEO, ma perché credo davvero sia il modo più semplice per chiunque (anche il collega meno tecnologico) di automatizzare la raccolta di dati web e i workflow nel browser. è un Estrattore Web AI e uno strumento di automazione browser che ti permette di estrarre dati strutturati da qualsiasi sito in due clic. Dimentica CSS selector e copia-incolla da pagine incasinate.
Funzionalità principali di Thunderbit
- AI Suggerisci Campi: Basta cliccare su “AI Suggerisci Campi” e l’AI di Thunderbit legge la pagina, suggerendo le colonne migliori da estrarre (nome, prezzo, email, ecc.) e configura tutto per te.
- Estrazione da sottopagine: Ti servono dettagli da pagine collegate (tipo info prodotto o contatti)? L’AI di Thunderbit segue i link e arricchisce la tua tabella dati in automatico.
- Paginazione automatica: Che sia un pulsante “Avanti” o uno scroll infinito, Thunderbit gestisce le liste paginabili senza che tu debba fare nulla.
- Estrazione programmata: Imposta e dimentica—Thunderbit può estrarre dati a intervalli regolari, perfetto per monitorare prezzi, inventari o nuovi annunci.
- AI Autofill: Stufo di compilare sempre gli stessi moduli? La funzione AI Autofill di Thunderbit può completare moduli online e workflow per te, usando il contesto del browser o dei tuoi file.
Puoi esportare i dati estratti direttamente su Excel, Google Sheets, Airtable o Notion, e l’estensione Chrome funziona su qualsiasi sito—senza bisogno di integrazioni. E la cosa migliore? Il piano gratuito ti permette di estrarre dati da 6 pagine al mese, mentre i piani a pagamento partono da soli 15$/mese per 500 righe ().
Thunderbit è una vera svolta per i team di vendita che cercano lead, operatori ecommerce che monitorano i prezzi dei concorrenti, agenti immobiliari che raccolgono annunci e chiunque abbia mai pensato: “Ci sarà un modo migliore del copia-incolla”. Ho visto utenti risparmiare ore ogni settimana ed eliminare errori manuali—e la curva di apprendimento è praticamente zero.
Vuoi vederlo in azione? Prova la o scopri altri casi d’uso sul .
2. Zapier: Il connettore per l’automazione dei workflow
Se hai mai cercato “strumento di automazione” su Google, sicuramente ti sei imbattuto in Zapier. È il pioniere dell’automazione cloud, collega oltre 5.000 app e ti permette di creare flussi “se succede questo, fai quello” (i famosi Zaps) senza scrivere una riga di codice.
I migliori usi di Zapier
- Gestione lead: Aggiungi automaticamente nuovi lead dal web al CRM, invia una notifica su Slack e crea un’attività di follow-up—tutto in un unico Zap.
- Automazione vendite: Quando una trattativa si chiude, Zapier può generare una fattura, aggiornare una dashboard e avvisare il team.
- Marketing: Sincronizza i lead da Facebook Ads alla tua mailing list o invia un sondaggio SurveyMonkey dopo un webinar.
- Reportistica: Registra le vendite in un Google Sheet condiviso, genera report o invia promemoria programmati.
Zapier si distingue per la vastissima libreria di integrazioni, l’interfaccia intuitiva e i template già pronti. Il piano gratuito offre 100 task/mese, mentre i piani a pagamento partono da circa 20$/mese per 2.000 task (). È la scelta perfetta per chi vuole collegare le proprie app preferite e automatizzare i processi di tutti i giorni.
3. Make (ex Integromat): Automazione visuale dei workflow
Make è la soluzione per chi cerca più potenza rispetto a Zapier. Se ti piace costruire diagrammi di flusso, il builder visuale di Make ti permette di trascinare e collegare moduli per creare workflow complessi su oltre 2.000 app.
- Logica avanzata: Router, iteratori e moduli di codice personalizzato per gestire ramificazioni, cicli e trasformazioni dati.
- Pianificazione: Esegui automazioni anche ogni minuto con i piani a pagamento.
- Gestione errori: Strumenti integrati per gestire errori e tentativi di ripetizione.
Make è perfetto per team con esigenze articolate—come processi d’ordine multi-step, sincronizzazione dati o pipeline ETL personalizzate. Il piano gratuito include 1.000 operazioni/mese, mentre i piani a pagamento partono da 9$/mese per 10.000 operazioni (). Se vuoi andare oltre i semplici Zaps, Make è il passo successivo.
4. Strumenti di automazione browser: automatizza le attività web di tutti i giorni
A volte, l’unico modo per automatizzare un processo è simulare quello che farebbe una persona nel browser—cliccare, scrivere, navigare tra le pagine. Qui entrano in gioco strumenti come , UI.Vision e altri.
- Playbook preimpostati: Soluzioni come Bardeen offrono centinaia di template per estrarre dati, fissare riunioni o aggiornare CRM.
- Registratori visuali: Registra le tue azioni una volta, poi ripetile ogni volta che vuoi.
- Funziona ovunque: Se puoi farlo in Chrome, probabilmente puoi automatizzarlo con questi strumenti.
Ideali per prospecting, ricerche o qualsiasi attività ripetitiva nel browser—soprattutto quando non esiste un’API. Molti offrono piani gratuiti generosi (Bardeen offre 100 crediti/mese), mentre i piani a pagamento per team partono da circa 99$/mese.
5. ChatGPT Operator: Automazione workflow alimentata dall’AI
Il 2025 ha portato una novità: . Immagina di dire a un’AI: “Prenotami un volo per New York venerdì prossimo e inviami la conferma via email”, e vederla davvero eseguire ogni passaggio—navigando sui siti, compilando moduli e gestendo tutto il processo. Questo fa ChatGPT Operator.
- Navigazione con visione AI: L’AI “vede” il web, clicca pulsanti e compila campi.
- Comandi in linguaggio naturale: Descrivi ciò che vuoi, Operator capisce e agisce.
- Workflow multi-step e multi-sito: Collega azioni su siti e app diversi.
Siamo ancora agli inizi, ma ho visto Operator occuparsi di tutto, dalla prenotazione viaggi alla creazione di report. È incluso con ChatGPT Plus/Pro (20$/mese in anteprima) ed è uno sguardo sul futuro dell’automazione guidata dall’AI.
6. Integrately: Automazione workflow con un clic
Se Zapier ti sembra troppo complicato, Integrately è la “modalità facile” per l’automazione. Con oltre 1.200 app e più di 20 milioni di automazioni già pronte, puoi collegare i tuoi strumenti in un solo clic.
- Ricette one-click: Scegli due app e Integrately suggerisce subito i workflow più usati.
- Flussi multi-step: Logica ramificata, pianificazione e auto-retry.
- Prezzi accessibili: Piano gratuito per usi base, piani a pagamento da 19,99$/mese per 2.000 task ().
Integrately è perfetto per piccoli team o chi vuole automatizzare in fretta, senza dover imparare nulla di complicato.
7. Smartsheet: Automazione per gestione progetti e workflow
Smartsheet è come un foglio di calcolo super potenziato—pensato per la gestione collaborativa dei progetti, il monitoraggio delle attività e l’automazione interna dei processi.
- Interfaccia familiare: Chi ha usato Excel o Google Sheets si sentirà subito a casa.
- Regole di automazione: Imposta trigger, condizioni e azioni (come invio di alert, aggiornamento righe o richieste di approvazione).
- Form e collaborazione: Raccogli dati tramite form web, gestisci allegati e commenta sulle righe.
Smartsheet è ideale per project management, approvazioni e coordinamento tra team. Il piano Pro parte da circa 9$/utente/mese (con un limite di 250 automazioni/mese), mentre il Business (25$/utente/mese) sblocca automazioni illimitate ().
8. SurveyMonkey: Automazione nella raccolta e analisi dati
SurveyMonkey è lo standard per i sondaggi online, ma è anche uno strumento potente per automatizzare la raccolta di feedback.
- Logica avanzata: Skip logic, ramificazioni e template per sondaggi dinamici.
- Distribuzione automatica: Invia sondaggi via email, web o Slack; attiva sondaggi dopo eventi chiave (come la chiusura di un ticket di supporto).
- Analisi e report: Grafici automatici, analisi del sentiment e integrazione con CRM e strumenti di analytics.
SurveyMonkey è indispensabile per la soddisfazione clienti (NPS/CSAT), l’engagement dei dipendenti e le ricerche di mercato. I piani team partono da 25$/utente/mese (minimo 3 utenti), mentre i piani individuali sono disponibili per progetti singoli ().
9. Retool Workflows: Automazione personalizzata per team tecnici
Retool Workflows è il sogno degli sviluppatori per automatizzare i processi interni. Se hai ingegneri nel team, Retool permette di costruire workflow personalizzati collegando database, API e sistemi interni.
- Editor visuale + blocchi di codice: Trascina, rilascia e scrivi in JavaScript o Python.
- Pianificazione e trigger: Esegui workflow a orari prestabiliti o tramite chiamate API.
- Integrazione profonda: Collega database SQL/NoSQL, servizi cloud e strumenti interni.
Retool è perfetto per sincronizzazioni notturne, pipeline ETL o processi che richiedono logiche personalizzate. Il piano gratuito include 500 esecuzioni workflow/mese, mentre i piani a pagamento partono da 10$/utente/mese ().
10. Magical Autofill: Automazione per inserimento dati e trasferimento tra siti
Magical Autofill è il compagno ideale per chi passa la giornata a copiare dati tra web app. È un’estensione browser che ti permette di prendere informazioni da un sito (ad esempio LinkedIn) e incollarle in un altro (come il CRM) con una scorciatoia da tastiera.
- Autofill & AutoCopy: Mappa i campi da un sito all’altro—senza bisogno di integrazioni.
- Espansione testo: Crea scorciatoie per messaggi o template ricorrenti.
- Assistenza AI: Scrivi email o riassumi informazioni al volo.
Magical è indispensabile per commerciali, recruiter e team di supporto. Il piano gratuito copre l’uso base, mentre il Pro parte da 14,99$/mese ().
Come scegliere lo strumento di automazione giusto per il tuo team
Con così tante opzioni, come scegliere? Ecco i miei consigli, frutto di anni di tentativi, errori e qualche “ma perché non va?” di troppo:
- Per dati web e automazione browser: Scegli o strumenti di automazione browser. Se devi estrarre dati da siti, compilare moduli o automatizzare quello che fai in Chrome, sono la soluzione ideale.
- Per collegare app cloud: Zapier e Integrately sono il modo più semplice per integrare i tuoi strumenti preferiti—CRM, email, fogli di calcolo e altro.
- Per workflow complessi e multi-step: Make (Integromat) è perfetto se hai bisogno di logiche avanzate, trasformazione dati o automazioni ad alto volume.
- Per processi interni (con sviluppatori): Retool Workflows offre la flessibilità per automatizzare qualsiasi cosa i tuoi ingegneri possano immaginare.
- Per gestione progetti e approvazioni: Smartsheet porta struttura e automazione nel lavoro collaborativo.
- Per feedback e sondaggi: SurveyMonkey automatizza tutto il ciclo di feedback, dalla distribuzione all’analisi.
- Per produttività personale: Magical Autofill è una svolta per chi lavora sempre nel browser.
- Per workflow AI multi-app: ChatGPT Operator è all’avanguardia—ideale per chi vuole sperimentare il futuro.
Dimensione del team, competenze tecniche e complessità dei flussi sono fattori chiave. I piccoli team possono partire con Zapier o Magical; quelli più strutturati potrebbero preferire Smartsheet, Make o Retool. E se gestisci dati sensibili, scegli strumenti con solide garanzie di sicurezza e conformità.
Gli estrattori web AI funzionano così: ChatGPT analizza l’intero sito e poi estrae i contenuti in base alle tue esigenze.
Conclusione: aumenta la produttività con i migliori strumenti di automazione del 2025
Se c’è una cosa che ho imparato, è che l’automazione non serve a sostituire le persone, ma a liberarle per far emergere il loro vero valore. Che tu sia un commerciale stanco dell’inserimento dati, un responsabile operations sommerso dai fogli di calcolo o un marketer a caccia di risposte ai sondaggi, esiste uno strumento di automazione che può restituirti tempo (e serenità).
Gli strumenti che ti ho presentato sono il meglio che il 2025 ha da offrire: estrattori web AI, connettori di workflow, assistenti browser e molto altro. Il mio consiglio? Parti da un problema concreto, automatizzalo e guarda come il tempo (e lo stress) si riducono. Poi, man mano che le esigenze crescono, esplora le funzionalità avanzate di queste piattaforme.
E se vuoi scoprire quanto può essere semplice l’automazione, prova . L’ho creato proprio per persone come te—che sanno che c’è un modo migliore e cercano solo lo strumento giusto per realizzarlo.
A un 2025 più produttivo e meno monotono. Ora, se solo potessi automatizzare anche il caffè…