AI per Data Entry: I 10 migliori strumenti che automatizzano il lavoro manuale

C’è una battuta che gira spesso tra chi lancia startup: se vuoi capire davvero a che punto è la trasformazione digitale, basta sbirciare dietro le quinte di qualsiasi azienda e contare quante persone stanno ancora facendo copia-incolla di dati da una schermata all’altra. L’ho visto ovunque: dai team ecommerce che gestiscono migliaia di prodotti, ai commerciali che costruiscono liste di lead, fino ai contabili che trascrivono numeri da PDF a Excel. Siamo nel 2025, eppure il data entry manuale è ancora l’ultimo baluardo della digitalizzazione... un ostacolo fatto di errori, ritardi e litri di caffè.

La buona notizia? L’AI per data entry è finalmente realtà, e non è più roba solo per le multinazionali. Che tu debba estrarre prezzi dal web, leggere fatture o automatizzare la compilazione di moduli, oggi c’è uno strumento che può toglierti la fatica (e la noia) dal processo. Dopo anni passati a sviluppare automazioni e a vedere team impazzire con i fogli di calcolo, sono davvero gasato da quanto queste tecnologie siano diventate accessibili e potenti. Ecco quindi la mia classifica dei 10 migliori strumenti AI per data entry che stanno davvero cambiando le carte in tavola per le aziende nel 2025.

Perché le aziende hanno bisogno dell’AI per il Data Entry nel 2025

L’inserimento manuale dei dati non è solo monotono: è una voragine di produttività. L’accuratezza media umana si aggira tra il 96% e il 99%, che sembra ottima finché non ti rendi conto che significa comunque 100–400 errori ogni 10.000 inserimenti (). Moltiplica questo per migliaia di fatture, lead o ordini e hai un problema che costa alle aziende americane circa in dati sbagliati.

E non è solo una questione di soldi. Più del passa almeno un quarto della settimana su compiti ripetitivi di data entry. Tempo che potrebbe essere usato per analisi, chiamate con i clienti o, semplicemente, attività più stimolanti del copia-incolla.

L’AI per data entry cambia le regole del gioco. Con l’automazione ottieni:

• Velocità: gli strumenti AI processano le informazioni in pochi secondi.
• Precisione: le soluzioni moderne superano il 99,95% di accuratezza—solo 1–4 errori ogni 10.000 inserimenti.
• Scalabilità: l’AI non chiede straordinari né pause caffè. Può gestire 10 o 10.000 record, 24/7.
• Integrazione: molti strumenti si collegano direttamente a fogli di calcolo, CRM, ERP e altro.

Le principali categorie di automazione che troverai in questa guida sono:

• Web scraping: trasformare siti web in dati strutturati.
• Parsing di documenti: estrarre informazioni da PDF, immagini e moduli.
• Automazione di moduli: compilare o acquisire dati da moduli digitali e cartacei.
• Integrazione con database: trasferire dati tra sistemi senza intervento umano.

Come abbiamo selezionato i migliori strumenti AI per Data Entry

Con così tante soluzioni in giro, come scegliere quella giusta? Ho passato in rassegna decine di strumenti, concentrandomi su questi aspetti:

• Tipo di automazione: è pensato per web scraping, OCR di documenti, parsing di email o automazione completa dei flussi?
• Fonti di dati supportate: gestisce dati strutturati (tabelle, moduli) e non strutturati (email, documenti scansionati)?
• Facilità d’uso: preferenza per soluzioni no-code o low-code—non serve essere esperti di regex.
• Personalizzazione: puoi modificare i campi, addestrare modelli personalizzati o creare template su misura?
• Integrazione: si collega facilmente ai tuoi strumenti (Excel, Google Sheets, ERP, CRM)?
• Prezzo: esiste una versione gratuita o di prova? I costi sono scalabili?

Ho incluso sia strumenti super specializzati (come i parser di fatture) sia piattaforme di automazione tutto-in-uno, così puoi trovare la soluzione giusta—che tu sia un founder solitario o gestisca un team globale.

I 10 migliori strumenti AI per Data Entry nel 2025

Ognuno di questi strumenti brilla nella sua categoria, e li ho abbinati agli scenari dove danno il meglio. Ecco la panoramica.

1. Thunderbit: Estrattore Web AI per Data Entry rapido e flessibile

Cosa fa Thunderbit

Thunderbit è un’estensione Chrome per l’estrazione dati dal web basata su AI che trasforma qualsiasi sito in dati strutturati—senza codice e senza stress. Immagina di avere davanti una pagina piena di prodotti, contatti o annunci immobiliari. Con basta cliccare su “AI Suggerisci Campi” e l’AI legge la pagina, individua le informazioni utili (nomi, prezzi, email, immagini, ecc.) e crea una tabella pronta all’uso. Poi premi “Estrai” e puoi esportare direttamente su Excel, Google Sheets, Airtable o Notion.

È come avere uno stagista che non si stanca mai di copiare e incollare, ma molto più veloce e senza richieste di aumento.

Funzionalità principali

• AI Suggerisci Campi: Rilevamento dei campi con un click—niente selezioni manuali o CSS.
• Estrazione da sottopagine: Vuoi più dettagli? Thunderbit può navigare nelle sottopagine (es. pagine prodotto) e raccogliere info extra in automatico.
• Esportazione in batch: Esporta i dati su Excel, Google Sheets, Airtable, Notion, CSV o JSON—gratis e senza limiti.
• Template istantanei: Per siti famosi (Amazon, Zillow, Instagram, Shopify, ecc.) puoi usare template preimpostati per estrazione 1-click.
• Estrai immagini, email, numeri di telefono: Raccogli tutte le immagini, email o numeri di telefono da una pagina con un solo click.
• Estrazione pianificata in cloud: Imposta e dimentica—Thunderbit può eseguire scraping programmati nel cloud.
• Supporto per 34 lingue: Perfetto per team internazionali.

Per chi è pensato

• Team commerciali: Crea liste di lead da directory, estrai email e numeri di telefono.
• Ecommerce: Monitora prezzi dei concorrenti, traccia SKU, aggrega info prodotto.
• Agenti immobiliari: Raccogli annunci, contatti agenti e altro.
• Chiunque voglia portare dati dal web a un foglio di calcolo, in pochi click.

Cosa lo rende diverso

Thunderbit non è il solito OCR o parser di moduli. Mentre gli strumenti classici si concentrano su documenti scansionati o PDF, Thunderbit punta tutto sui dati web. Usa l’AI per capire la struttura di qualsiasi sito, anche se disordinato o soggetto a cambi frequenti. Niente più script o template da aggiornare ogni volta che cambia il layout.

E a differenza dei vecchi scraper, le funzioni di estrazione da sottopagine e batch permettono di andare sia in profondità (es. ogni pagina prodotto) sia in ampiezza (centinaia di annunci insieme), senza scrivere una riga di codice.

Prezzi

• Piano gratuito: Estrai dati da fino a 6 pagine al mese (più una prova da 10 pagine).
• Piani a pagamento: Da 15$/mese per 500 crediti (1 credito = 1 riga di output).
• Piani superiori: Scalabilità fino a decine di migliaia di crediti per team più grandi.
• Tutte le funzionalità incluse: Nessun costo extra per AI, pianificazione o esportazioni.

Vuoi vederlo in azione? Scarica la e visita il per guide e casi d’uso.

2. Docsumo: Parsing documentale AI e estrazione tabelle

Cosa fa Docsumo

automatizza l’estrazione dati da documenti come fatture, ricevute, estratti conto e moduli. Utilizza OCR avanzato e AI per estrarre campi chiave e tabelle, anche da layout complessi o disordinati. Se sei sommerso da PDF o documenti scansionati, Docsumo è la soluzione.

Funzionalità principali

• Estrazione intelligente di tabelle: Trasforma le voci di fatture o estratti in righe strutturate.
• Validazione automatica: Controlla i totali, segnala anomalie e invia i campi dubbi per revisione umana.
• Modelli pre-addestrati: Pronto all’uso per i documenti più comuni; possibilità di addestramento personalizzato.
• Integrazioni: Si collega a QuickBooks, Salesforce, Zapier e altri.

Per chi è pensato

• Team finance e contabilità: Automatizza la gestione delle fatture, delle spese e la compliance.
• Operations: Digitalizza moduli, ricevute ed estratti su larga scala.

Prezzi

• Prova gratuita di 14 giorni
• Preventivi personalizzati per aziende; ideale per grandi volumi.

3. Rossum: Automazione intelligente dei documenti per le imprese

Cosa fa Rossum

è una piattaforma enterprise per l’elaborazione intelligente dei documenti (IDP). Utilizza deep learning per leggere documenti non strutturati (fatture, ordini, moduli assicurativi) e automatizza l’intero flusso—dalla cattura dati all’integrazione con ERP/CRM.

Funzionalità principali

• Cattura dati cognitiva: Legge i documenti come farebbe una persona, non solo tramite template.
• Revisione umana integrata: Interfaccia semplice per validare i campi dubbi.
• Automazione end-to-end: Attiva azioni successive, si integra con SAP, Oracle e altri.
• Apprendimento continuo: L’AI migliora con l’uso.

Per chi è pensato

• Grandi organizzazioni: Flussi documentali complessi e ad alto volume (AP, logistica, servizi condivisi).
• Settori regolamentati: Compliance, audit trail e supporto multi-paese.

4. UiPath: Piattaforma RPA per automazione completa del Data Entry

Cosa fa UiPath

è leader nella Robotic Process Automation (RPA). Permette di creare bot che imitano le azioni umane—clic, digitazione, copia dati tra app, lettura email e altro. Grazie all’AI, UiPath gestisce sia dati strutturati che non strutturati su web, desktop e sistemi legacy.

Funzionalità principali

• Designer visuale drag-and-drop: Crea automazioni senza dover programmare.
• AI Computer Vision: Automatizza anche interfacce complesse (Citrix, VDI, app legacy).
• Document Understanding: OCR integrato e modelli AI personalizzabili.
• Orchestrazione: Gestisci, pianifica e scala i bot per automazioni assistite o non presidiate.

Per chi è pensato

• Aziende con processi complessi e multi-step: Soprattutto dove i dati passano tra diversi sistemi o app legacy.
• Team IT: Per chi necessita di controllo e personalizzazione avanzata.

5. Nanonets: AI per Data Entry da documenti scansionati ed email

Cosa fa Nanonets

è una piattaforma AI OCR no-code per estrarre dati da documenti scansionati, PDF, immagini e anche email. Puoi addestrare modelli personalizzati semplicemente evidenziando i campi sui documenti di esempio—senza bisogno di programmare.

Funzionalità principali

• Addestramento modelli personalizzati: Insegna all’AI cosa estrarre etichettando esempi.
• Template preimpostati: Per fatture, documenti d’identità, ricevute e altro.
• Estrazione tabelle: Gestisce dati multi-riga e voci di dettaglio.
• API e integrazioni: Si collega ai tuoi flussi tramite Zapier, API o esportazione diretta.

Per chi è pensato

• Team che digitalizzano processi cartacei: Finance, HR, logistica, compliance.
• Chi cerca OCR personalizzato e preciso senza dover assumere ingegneri ML.

6. Kofax: Suite di automazione intelligente per la cattura dati

Cosa fa Kofax

è la soluzione enterprise per la cattura documentale e l’automazione dei flussi. Combina OCR avanzato, classificazione documenti, orchestrazione dei processi e RPA in un’unica piattaforma—ideale per operazioni ad alto volume e mission-critical.

Funzionalità principali

• OCR avanzato: Riconosce oltre 100 lingue, scrittura a mano, codici a barre e altro.
• Workflow end-to-end: Dalla scansione alla validazione fino all’integrazione con ERP.
• Compliance e audit: Controlli granulari, tracciabilità e supporto normativo.
• Integrazione RPA: Automatizza l’inserimento dati anche su sistemi legacy.

Per chi è pensato

• Grandi aziende, BPO, enti pubblici: Automazione della posta, AP, sanità e altro.

7. Microsoft Power Automate: Automazione dei flussi con AI integrata

Cosa fa Power Automate

(ex Flow) è la piattaforma di automazione low-code di Microsoft. Collega centinaia di app (Excel, SharePoint, Outlook, Salesforce, ecc.) e automatizza il trasferimento dati tra di esse. Con AI Builder puoi aggiungere OCR e riconoscimento moduli ai tuoi flussi.

Funzionalità principali

• Connettori preimpostati: Oltre 300 integrazioni pronte all’uso.
• AI Builder: Addestra modelli personalizzati per estrarre dati da moduli e immagini.
• Desktop RPA: Automatizza app legacy e flussi desktop.
• Integrazione nativa con Microsoft 365: Perfetto per chi già usa Office.

Per chi è pensato

• Aziende che lavorano con l’ecosistema Microsoft: Automatizza data entry e trasferimenti all’interno di M365.
• Team che vogliono automazioni rapide e no-code.

8. Hypatos: Deep Learning per Data Entry su fatture e documenti

Cosa fa Hypatos

è una piattaforma di deep learning focalizzata sull’automazione del data entry per documenti finanziari—soprattutto fatture e ricevute. Punta a una gestione quasi “touchless”, con rilevamento anomalie e integrazione ERP.

Funzionalità principali

• Modelli pre-addestrati per fatture: Alta precisione anche su layout complessi.
• Rilevamento anomalie: Segnala errori, duplicati e possibili frodi.
• Integrazione ERP: Collegamento diretto a SAP, Oracle e altri.
• Apprendimento continuo: Migliora a ogni correzione.

Per chi è pensato

• Team contabilità e finance: Gestione massiva di fatture, compliance e rilevamento frodi.
• Aziende che cercano automazione robusta, sicura e tracciabile.

9. Parsio: Estrazione dati da email e allegati semplificata

Cosa fa Parsio

è uno strumento no-code per estrarre dati strutturati da email e allegati (PDF, immagini, CSV). Imposti i template evidenziando i campi nelle email di esempio e Parsio fa il resto—senza codice né regex.

Funzionalità principali

• Highlight-and-Extract: Insegna a Parsio cosa estrarre semplicemente evidenziando il testo.
• Parsing allegati: Gestisce PDF, immagini, Excel e altro.
• Esportazione in tempo reale: Invia i dati a Google Sheets, Slack, CRM o tramite Zapier.
• Gestione multi-casella: Crea parser diversi per flussi diversi.

Per chi è pensato

• Piccole aziende e professionisti: Automatizza ordini, acquisizione lead o report da email.
• Chi è stufo di copiare e incollare dalla posta.

10. FormX: AI per Data Entry da moduli e ricevute

Cosa fa FormX

è specializzato nell’estrazione dati da moduli, ricevute, documenti d’identità e altri documenti—soprattutto tramite acquisizione mobile. Offre un SDK mobile e API per integrare scansione e OCR nelle tue app, permettendo l’estrazione dati in tempo reale sul campo.

Funzionalità principali

• SDK mobile: Aggiungi scansione e OCR alle tue app iOS/Android.
• Extractor preimpostati: Per ricevute, ID, fatture e altro.
• Validazione in tempo reale: Feedback immediato e controllo errori.
• Addestramento extractor personalizzati: Crea modelli su misura per moduli specifici.

Per chi è pensato

• Field operations, retail, logistica: Acquisizione dati in mobilità (scansione ricevute, ID, moduli di consegna).
• Sviluppatori che vogliono digitalizzazione documentale istantanea nelle app.

Tabella di confronto rapido: AI per Data Entry a colpo d’occhio

Come scegliere la soluzione AI per Data Entry più adatta

La scelta giusta dipende dall’abbinare le tue esigenze ai punti di forza di ogni strumento. Ecco come ragiono:

1. Identifica le tue fonti dati:
   • Dati web? Thunderbit è la scelta ideale.
   • PDF/documenti scansionati? Docsumo, Rossum, Hypatos o Nanonets.
   • Email/allegati? Parsio.
   • Workflow tra app? UiPath o Power Automate.
   • Acquisizione mobile? FormX.
2. Valuta il volume:
   • Alto volume, mission-critical? Kofax, Hypatos, Rossum.
   • Basso-medio? Thunderbit, Docsumo, Power Automate, Parsio.
3. Considera accuratezza e validazione:
   • Finance/compliance? Scegli strumenti con validazione integrata e revisione umana (Rossum, Hypatos, Kofax).
   • Lead generation o ricerca? Thunderbit o Parsio—velocità prima della perfezione.
4. Bisogni di integrazione:
   • Devi inviare dati a ERP/CRM? Docsumo, Hypatos, Rossum, UiPath.
   • Ti basta un foglio di calcolo? Thunderbit, Parsio, Nanonets.
5. Livello tecnico:
   • Nessun team IT? Thunderbit, Power Automate, Parsio, Nanonets (per le basi).
   • Risorse dev? UiPath, Kofax, FormX (per integrazioni custom).
6. Budget:
   • Startup/PMI? Thunderbit, Parsio, Power Automate, Nanonets (pay-as-you-go).
   • Enterprise? Kofax, Hypatos, Rossum.
7. Prova e testa:
   • Quasi tutti offrono prove gratuite—testali sui tuoi dati reali prima di scegliere.

Esempi pratici:

• Ecommerce piccolo: Parsio per estrarre ordini dalle email, Power Automate per inviare i dati alla spedizione.
• Reparto contabilità fornitori: Docsumo o Rossum per le fatture, integrato con QuickBooks.
• Migrazione sistemi legacy: UiPath o Power Automate Desktop per automatizzare il trasferimento dati.
• Servizi sul campo: FormX per la scansione mobile di moduli/ricevute.
• Ricerche di mercato: Thunderbit per web scraping, Nanonets per estrazione da PDF.

Trend chiave nell’AI per Data Entry e automazione

Il mondo dell’automazione del data entry si muove veloce. Ecco cosa va forte nel 2025:

• Suggerimento campi AI: Strumenti come Thunderbit “vedono” la pagina e suggeriscono cosa estrarre—senza configurazione.
• Scraping sottopagine e navigazione avanzata: Gli estrattori AI possono cliccare su elenchi, gestire paginazione e raccogliere dati da pagine di dettaglio.
• Cloud e API-first: Quasi tutti i nuovi strumenti sono SaaS con API facili—niente più installazioni complicate.
• No-code per tutti: L’automazione è alla portata di chiunque, non solo dell’IT. L’evidenzia-e-estrai di Parsio e i flussi drag-and-drop di Power Automate sono esempi perfetti.
• OCR e riconoscimento scrittura migliorati: Il deep learning ha portato l’accuratezza al 95–99% anche su documenti difficili.
• Integrazione con app aziendali: Il data entry entra nel flusso di lavoro—bot e assistenti iniziano a gestire gli input di routine.
• Qualità e riduzione errori: Validazione, rilevamento anomalie e regole di business sono ormai standard—l’automazione è più precisa delle persone.
• Nuovi ruoli lavorativi: Gli operatori data entry diventano verificatori di processo e gestori delle eccezioni, non solo digitatori.

Conclusione: Più produttività con i migliori strumenti AI per Data Entry

L’inserimento manuale dei dati era un male necessario. Nel 2025 sta diventando rapidamente superfluo—grazie a strumenti AI più veloci, precisi e (diciamolo) anche più divertenti da usare. Che tu debba estrarre lead, processare fatture o automatizzare la compilazione di moduli, lo strumento giusto può trasformare ore di lavoro ripetitivo in pochi minuti di revisione.

Il mio consiglio? Parti in piccolo. Scegli un punto dolente—magari quel report settimanale, o la pila di ricevute che il tuo stagista finance odia—e prova uno degli strumenti di questa lista. Quasi tutti offrono una prova gratuita, così puoi vedere subito la differenza. E coinvolgi il tuo team: quando vedranno quanto tempo e frustrazione risparmia l’automazione, diventeranno i tuoi primi sostenitori.

Il futuro del data entry è qui, e significa lasciare alle macchine il lavoro ripetitivo così che le persone possano concentrarsi su ciò che conta davvero: analisi, strategia e crescita. Quindi, dai una pausa ai tuoi polpastrelli da copia-incolla. La tua azienda (e i tuoi polsi) ti ringrazieranno.

Vuoi provare lo strumento più semplice per inserire dati dal web? e scopri quanto velocemente puoi trasformare siti in fogli di calcolo. Per altri consigli e guide sull’automazione, visita il .

Domande frequenti

1. Cos’è l’AI per il data entry e perché è importante nel 2025?

L’AI per il data entry racchiude tutte quelle tecnologie che automatizzano l’inserimento manuale di dati da varie fonti (siti web, documenti, email, moduli) in formati strutturati come fogli di calcolo o database. Nel 2025 è fondamentale perché aumenta velocità, precisione e scalabilità, eliminando attività ripetitive che costano miliardi ogni anno in errori e produttività persa.

2. Qual è il miglior strumento AI per estrarre dati dai siti web?

Thunderbit è la scelta top per l’estrazione dati dal web. Usa l’AI per rilevare e estrarre automaticamente dati strutturati da qualsiasi sito—comprese le sottopagine—ed esporta direttamente su Excel, Google Sheets o Notion senza bisogno di codice. È perfetto per team commerciali, ecommerce e ricerca.

3. Come scelgo lo strumento AI per data entry più adatto alla mia azienda?

Inizia identificando la fonte dei tuoi dati (es. web, PDF, email, moduli), il volume e le esigenze di integrazione. Se sei un piccolo team con risorse tecniche limitate, scegli strumenti no-code come Thunderbit, Parsio o Power Automate. Per flussi enterprise, valuta Rossum, Kofax o UiPath.

4. Questi strumenti AI sono adatti ai principianti o servono competenze tecniche?

Molti degli strumenti elencati sono pensati per utenti non tecnici. Thunderbit, Parsio e Nanonets offrono interfacce intuitive e funzionalità no-code, mentre piattaforme come UiPath e Kofax sono più adatte a chi ha esperienza tecnica o supporto IT.

5. Esiste un modo gratuito per provare questi strumenti prima di acquistare?

Sì, quasi tutti offrono una prova gratuita o un piano base. Thunderbit consente fino a 6 pagine di estrazione gratuita al mese, Parsio offre 30 email gratuite e Power Automate include una versione gratuita con account Microsoft 365. Testare con dati reali durante la prova è il modo migliore per valutare la soluzione.